最強生産性向上アプリ「Notion」
はじめに
こんにちは、「たー」です！
今回の私も日頃使っている生産性向上アプリケーション「Notion」についてご紹介します！
定期的にNotionのおすすめ活用方法について発信しようと考えているので、今回はその導入部分になります！
ぜひNotionについて知っていただいて、活用していただければと思います！
まず、Notionとはメモ、タスク管理、ドキュメント管理、データベース機能を一つにまとめたオールインワンの生産性向上アプリです
使い方次第で個人やチームに最適なワークスペースを作れるため、世界中で急速に人気を集めており、それに比例してユーザー数も増加しています！
実際に、私も使用しておりますが、日々のタスク管理やスケジュール管理、また資料作成もすべてこのNotionというひとつのアプリケーションで実現できるため、一括管理でき、以前と比較して確実に生産性が向上しました！
それをみなさんに知ってもらうべく、これからNotionの基本機能やその利便性について話していきます
基本機能の紹介
ここでは、Notionの基本機能の紹介をしていきます！
基本機能は主に４つになります
（他にも機能はありますが、使用頻度が高い、重要度の高い機能に厳選しております）
タスク管理機能
ドキュメント管理機能
データベース機能
マルチデバイス機能
これら４つになります、これら一つ一つを紹介していきます
1.タスク管理機能
Notionではタスク管理をすることができます。さらに詳細な機能で言えば、
・Todoリストの作成
・チェックリスト機能
・タイムラインやカレンダーでのタスク管理
・通知機能とリマインダー設定
になります
Todoリストの作成に関しては、テンプレートから自動でタスクを作成することができ、それを指定した時間に勝手に作成されます
そのため、自動で設定しているものについては、自分でタスクを設定する必要がありません
また、下の画像は私が実際にNotionでタスク管理している画面です
私はこのような配置にしていますが、この配置や何を表示するのか等のカスタマイズ性にも優れているので、自分好みのコンテンツ配置にすることができます
また、タイムラインやカレンダーの機能では、このタスクや予定をカレンダー上で管理することができ、「Notionカレンダー」というまた別のアプリケーションを使用すると、Notion内のデータをリンクさせたカレンダーツールとして利用することができます ！
また、予定やタスクをタグによって色分けできるため、自分の行ったことが見やすく可視化されるようになります！
2.ドキュメント管理機能
なんとNotionではドキュメント（資料）の作成も管理もすることができます。
このドキュメント作成に関しても、操作しやすいカスタマイズ性に優れた設計になっているため、自分の作成したい完成イメージによって資料の見せ方を個性豊かに表現することができます（office系ソフトとの互換性はありません・・・）
主な機能としては、
テキスト、画像、リンク、埋め込みメディアの作成・編集
リアルタイムでの共同編集
Markdownサポートでの簡単な書式変更
ドラッグ＆ドロップによるブロック操作
タグによるドキュメントの一括管理
ここでは、簡単に
・ドキュメント内のカスタマイズ性
・タグによるドキュメントの一括管理
について説明します。
まず、ドキュメントのカスタマイズ性については下記のURLをご確認ください
私が実際にNotionにて作成したドキュメントになります、内容は「無水カレーのレシピ」ですが、このドキュメント内に
・テーブルと呼ばれる表
・番号付きリスト
・YouTubeの埋め込みリンク
が挿入されています、こんなことをやっても無料だなんてすごいですね・・・
画像の動画の挿入もできるのですが、無料版では１枚あたり5MBと決められています、おそらく動画をアップロードしない限り超えないと思います
また、タグによるドキュメントの一括管理もできます！
ドキュメント作成時にタグを設定しておくことで、このようにタグによって種類分けをして、管理することができます
タグでなくても他の情報から種類分けが可能になっており、例えば、作成日時や完了や作業中などの進捗状況を表すステータスでも種類分けをすることができます
そのため、「このドキュメントどこだっけな〜」という探し物をする時間が確実に減ります
3.データベース機能
データベース機能とは情報を効率的に整理・管理するための強力なツールです
データベースは、リスト、カレンダー、ギャラリー、ボード（カンバン方式）など、さまざまなビューで情報を可視化でき、必要に応じて柔軟にカスタマイズすることが可能です
主な機能としては、
テーブル、ボード（Kanban形式）、カレンダー、リストビューなど複数の表示形式
リレーション機能によるデータベース間のリンク
フィルター、ソート、グループ化のカスタマイズ
データのインライン表示
これらのデータベース機能は正直なところ、使い始めてこのデータベース機能のありがたみに気づくと思います
他のドキュメントで作成したリストやカレンダーなどのデータを他ドキュメントでもそのデータベースをリンクさせることで使用することができるようになります
また、各アイテムに対して複数のプロパティを追加でき、テキスト、チェックボックス、日付、選択肢、リンク、ファイルなどさまざまな形式をサポートしていることで、データを様々な方面から整理することができます
これを初めて使用したときは今までにない経験で「こんなありがたい機能を誰がつけれくれたんや〜」と感謝が止まりませんでした！
1枚目の画像のTodoリストもデータベースにて管理しており、今までのタスクはすべてそのデータベースに保管され、いつでも検索して取り出すことが可能です（大変便利！！）
4.マルチデバイス対応
最後の機能はマルチデバイス対応になっている点です
パソコン、スマホ、Webブラウザどのプラットフォームからもアクセスすることができ、そのデータが即座に反映されます
そのため、外出先でPCが開けない状態でもスマホから操作することができます
さらに、私が使用して一番便利だなと感じた点がPCで作成したドキュメントをスマホまたタブレットで閲覧可能な点です
これはかなり合理的だなと感じていて、ドキュメントを作成するにはPCでの作業が適しているのに、そのドキュメントを閲覧するときにはそのモバイル性から、スマホやタブレットのほうが適しているので、それをNotionは実現しているのです！
先程のデータベース機能にもかなりありがたみを感じていますが、このマルチデバイス対応（特にスマホでPCで作成したドキュメントを閲覧できる点）には感謝してもしきれないかもしれないです（笑）
それもエクスポート等の拡張子も変換も必要なく、スマホ版のNotionアプリを開くだけで閲覧できる点も素晴らしいです！！
Notionの利便性
さて、今までNotionの基本機能について話してきましたが、それが実際にどのように生活を便利にしているかを説明します
1.個人利用の場合
・タスク管理
これは先程も説明したため、説明不要かもしれませんが、タスクを自動生成でき、その完了したタスクはデータベースに保管することができます
そのため、いつ、どのタスクを完了したかを確認することができます
・スケジュール管理
別アプリ「Notionカレンダー」ではGoogleカレンダーとの連携が可能で、Googleカレンダーの予定もNotionカレンダーに表示させることができます。
また、ここには設定をすれば、日々のタスクも表示されるため、自分が1日をどのようにして過ごして、何に時間を使っているのかがわかります
・ライフログ（日記）
ライフログとは日記のようなもので、私はその日に起こった嫌なこと、嬉しいこと、その日の目標や満足度、睡眠の質などを書き込んで記録しています
ライフログについてもデータベース機能があるため、作成して保管することが可能です
私は、午後7時にライフログページを自動生成するようにしているので、手間なくすぐに書き込むこともできます
面倒くさがりな私ですが、Notionは自動生成してくれるため、タスクをこなすことも、ライフログを毎日書き込むことも継続できています
面倒くさがり屋さんのほうがNotionを使うのに向いているのかもしれませんね・・・（笑）
2.チームやビジネスでの利用の場合
私はチームやベジネスで利用したことがないので、実体験を踏まえたお話はできないのですが、チームやビジネス環境でも業務効率化に非常に役立つツールになっています。
まず、プロジェクト管理では、各タスクをメンバーに割り当て、進捗をKanbanボードやカレンダーで視覚的に管理できます
タスクの状態を一目で確認でき、プロジェクトの進行を効率化します
次に、会議の議事録やナレッジベースとして、Notionを活用できます
リアルタイムで議事録を共同編集し、会議終了後すぐに情報を共有するだけでなく、ナレッジベースとして蓄積することで、チーム全体が常に最新情報にアクセス可能です
プロダクト開発やデザインプロセスにおいても、Notionは強力なツールで
す
仕様書やデザインを一元管理し、コメント機能でフィードバックを素早く共有できます
これにより、デザインレビューやフィードバックのやりとりが簡素化され、効率的に進行します。
さらに、タスク管理とワークフローの最適化では、To-Doリストでタスクの進捗を可視化し、Zapierなどのツールと連携することで、ワークフローを自動化できます。手動作業を減らし、業務の効率を大幅に向上させます
チームのコミュニケーションとコラボレーションでもNotionは便利です
ドキュメントを複数のメンバーが同時に編集できるため、意見交換やフィードバックがスムーズに行えます
コメント機能を使えば、ドキュメント上で直接フィードバックをやりとりできます
人事や業務プロセスの管理にもNotionは適しており、社員データベースや目標設定を一元管理できます。これにより、オンボーディングプロセスやパフォーマンスレビューが効率的に行えます
このように、チームやビジネスで活用しても非常に役立つツールになっております！
Notionを導入して活用している企業も多くありまして、みなさんが知っている企業もあると思います
詳しくはこちらのリンクからご確認いただけます！
まとめ
以上を読んでいただきまして「Notion」の強みについておわかりいただけたでしょうか！
「Notion」は、そのカスタマイズ性、様々な機能があるオールインワン性、また柔軟性があり、非常に生産性を向上させるアプリになっております
また、Notionにはテンプレートという他の方が作ったものを使用できるという仕様があり、始めたてでもNotionを本格的に活用することができます！
この記事を読んていただいてNotionを始めてみたいと思ったそこのあなた！
下のリンクからダウンロードしていつでも始めることができます！
ぜひインストールして人生の生産性を向上させましょう！
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