データを操る！？店長視点で学んだ基本ビジネススキル

先日、社員の河合さんに「Excel講座」を開講していただいたので、リポートいたします。
インターンとして働かせていただくようになってから、もっぱら最初につまずいたのは、基本的なパソコンの操作でした。ショートカットキーなどは自分で調べて覚えていけばよかったのですが、その中でもExcelの操作方法に苦しめられたのです。
覚える云々より、まずは使ってみるが命、ということで、嘆いていた私を見かね、シュハリの河合さんがエクセル講座を開いてくださいました。
 
くだもの屋さん、という非常にとっつきやすい話題のもと、いろいろな関数の使い方を教えてくださいました。

常識的とも言える、関数を使わない足し算や掛け算から、SUMIF関数、COUNTIF関数、VLOOLUP関数まで、今回は教えていただきました。
実際に、下の図は、VLOOLUP関数とCOUNTIF関数を用い、全店舗の売り上げを、商材別にまとめた様子です。

初歩的な関数については、中学や高校で学習したはずなのですが、すっかり頭から抜け落ちており、非常に役に立つ講座でした。以前までのExcelの使用方法は、もっぱら表であったので、まずは計算ソフトとして使うことができるよう、訓練を重ねたいです。
 
一通り基礎的な関数を学んだあと、河合さんからこんな問いを受けました。
「このくだもの屋さんの店長になったと考えて、店長の目標って何だと思う？」という河合さんからの問いに対して、「売り上げを上げること？」とざっくりした回答をした私。「そう、正解。じゃあ、売り上げを上げるためには、どんな情報が必要？」
それに対して河合さんは、「５W1Hを使って網羅的に考えてみるといいよ！」と教えてくださいました。

   Who：どんな属性の人が買うのか
   When：いつの時間帯が売れ時なのか／前年度と比べて売り上げはどうか
   Where：他店舗の売り上げはどうか
   What：何が売れているのか
   Why：なぜそれが売れているのか
   How：どのような用途で売れているのか
 

５W１Hを用いることで、多数の比較懸案を考えることができます。そして、それらのデータをグラフにすることで、ポイントが分かりやすくなります。実際に、売り上げ推移のデータは、数字の羅列の際には何も読み取れませんでしたが、グラフ化したことで、売れ筋商品や、売り上げが伸びている/下がっている商品など、一瞬で読み取ることができるようになりました。グラフ化する際、「グラフを作ること」が目的になってしまいがちですが、何を読み取りたいのか、そのデータを使って何がしたいのか、ゴールを明確にした上で、グラフの形態や、抽出する情報を定めるとよいのでしょう。
「まず、目標を立て、データを抽出してグラフ化し、そこから情報を読み取る
そして、ネクストステップとして目標に対する対策を立てる」
この一連の流れの中で、グラフなどの資料作成は、あくまで自分の意見を視覚化したり、補強・補足したりするための手段でしかないということに気が付くことができます。
加えて、そのグラフの見せ方も、受け手の興味関心や、資料の目的次第で、どうとでも変化し得ることも実感しました。同じ数字を使っていても、レイアウトなどの見せ方で、受け手の反応は変わります。グラフや数字の見せ方を工夫するというテクニックは、自分の考えをうまく伝えるためにも、大学のレポートや社会に出てからも使える知識でした。