見出し画像

リモートワークをするとき活躍する「言葉のルール」

しょこ｜Shoko Katase

リモートワーク重視の働き方を初めて導入するとき、一緒にチャットメインのコミュニケーションに移行する必要がでてきますよね。

・ちょっとした頼み事
・雑談レベルの質問

をすべて文字起こしすると大げさになってなんだかやりづらい・・・
なんて思うことはありませんか？

私は完全リモートの働き方をはじめて５年くらいになりますが、
一番初めに躓いたのが「言葉の壁」です。

・質問が仰々しくて分かりづらくなってしまう
・チャット内だから頼みにくいことは本当に頼みにくい

など「リモートってめんどくさい！」
っ思ったことは数知れず。

そこで今回は仕事場で実際に使われていたそんなコミュニケーションの摩擦を軽減する「チャットルール」をご紹介します。

前提条件

今回は実際にチーム内で使っていたルールの一部です。

どんなチームだったかというと、

✅人数は３～10名程度
✅一つのチャットに営業・バックオフィス・社長が入った小規模チーム
✅使用したツールは「チャットワーク」

でした。

似た条件でない場合は、また臨機応変にルールを変えていくといいと思います。

チャットワークは「概要欄」を使うことでルールの統制が取りやすいので今回ご紹介する際に選びました。

ルール０．記号・共通語を使う

ただ文章がチャットに流れてくるだけだとメルマガもそうですが
本当に流れていってしまうんですよね。。
だからこそ、送信する側の配慮が求められます。

私が所属していたチームで使っていたのは
「 ● 」「 ▼ 」「 ①②③ 」などの記号と
「＝＝＝」などの区切り線です。

例文
●【重要】今後のチャットルールについて
今後のチャットはこのルールで行きます。
わからないことは返信ください！
＝＝＝＝＝
▼投稿には「●+タイトル」をつけること

▼文字打ち短縮のため「共通コード」をつくります
プロジェクトA＝PA
プロジェクトB＝PB
講座C＝CC
正式名は打ち間違いで検索できなくなるので
識別コードで記載するようにしてください
＝＝＝＝＝

大切なのは「あとから検索することを前提として」ルールを決めることです。

チャットは流れて当たり前。「チャットでお願いしましたよ！」なんて会話が繰り返されるなんてもったいないですよね。

①大事なものは「タスク登録」
②後から自分で検索して負うことができるような仕組み

を使うことでコミュニケーションコストを節約できます。

ルール１．あいさつ

これも細かいですが、ルールにしておくと後々楽だなと感じました。

私のチームは全員が完全在宅かつ時給労働でしたので日報提出が義務化されていました。

・業務開始時は「おはようございます」「今日は○○をメインに進めます」
・終了時は「本日の日報を提出します。お先に失礼します」

と最低限今日行った業務をまとめて報告します。これは最後にまとめているというよりはメモ帳などに業務が終わるごとにメモを残し、最後箇条書きで

【業務日報：名前】200404
・メール返信
・〇〇さまＬＰ制作
・〇〇講座準備
・〇〇提出、質問
・○○電話連絡

くらいの簡単なものを残しておきます。

これもあとで【業務日報：名前】などで振り返ったり管理者が「あれってやった？」みたいな確認をしなくてすむ配慮ですね。

他にも、こんな細かい点も、社風として活かせるかも。

当時働いていた会社は出版や情報発信など「言葉を扱う会社」でもあったのでこのあたりは普段のチャットから感覚を磨くように言われていました。

デジタルが無機質、というのも一つの思い込み。

慣れていないだけでデジタルが生活に溶け込むとその中でいかに温かみが出るか工夫し始めるのが人なのかなと思っています。

あと、チャット上で「おつかれさま禁止」しているところもありますね。

ルール２．ホウレンソウ

チャットでのホウレンソウって気を使いますよね。ちょっとしたことで報告するのも気が引ける、というか。

しかし、「相手の顔が見えていない」ことが前提のリモートワーク。

積極的に自分が今何をしているのかホウレンソウすることがチームにとって良い影響にもなるので是非ぜひよいホウレンソウを生み出していきたいですね。

そこで、ここでもルール化（定型化）が役立ってきます。

●PA：見積提出【完了】
○○さんの見積書ができましたので送信しました。
Ccしてますので、またお手すきの時にご確認お願いします！

相談や連絡など「重要度が高いもの」にもサインを使います。

●【重要】PA：〇〇さんから連絡がありました
見積の件で金額調整の相談があります！
・本日13：00～16：00
パソコン前におりますのでお手すきの時にお声掛けいただけますか？

このように、共通のサインを使うこと（できればタスク化もすること）で情報が流れてしまうことを防止します。

ルール３．依頼時

チャットを通しての頼み事って面と向かってよりもかなりハードル高くなるかな、と感じています。

「なんて書いたら上手く伝わるかな」
「今忙しいかな」

とか繊細な方ほど気後れしてしまいます。（私の事ではないです笑）

チャットで依頼することの良さとして

・文字情報として残るので「言った言わない問題」がない
・後から依頼を見直せる
・以来の確認を受けた人のタイミングで確認できる

ということがあると思います。

これってさまざまなプロジェクトが行きかう職場内でとてもメリットがあることだと思っています。

（主に面倒だと思う人はずぼらな依頼をしていた側のヒトかもしれませんね。）

ここでも定型を使います。

●【ご依頼】PA：見積書の確認をお願いします
〇〇さん宛の見積書を作成しましたのでご確認をお願いいたします。

・依頼は　A　/　B　の２点のみ
・オプション提案として別紙を差し込みます

お忙しいところ恐れ入りますが【〇/〇】までに
対応いただけますと嬉しいです！
どうぞよろしくお願いいたします。

ポイントは、

・依頼された人が判断するために必要な材料はすべて提示する
・返事の期限を添える

ということですね。
でないと基本流れていつまでも対応してもらえないと思っていいと思います。

ルール４．ツールの機能を最大活用

今回チャットワークを使った例をご紹介しましたが、チャットワークに限らずチャットツールの便利な機能はフル活用しましょう。

チャットワークで便利な機能

図1

１．返信機能
アイコンのマークをクリックすると何のメッセージに返信してるかわかる

２．引用機能
複数質問が来た場合に、引用して返信すると文字を打つ手間が省ける

３．タスク化機能
担当者と期日を決めてサイドバーに依頼内容を表示しておける
※完了したら消さないと意味ない

４．ビデオチャット機能
Toを使って名指しでビデオチャットを依頼できる
URL発行とかないので楽

SlackやDiscord、LINEなどさまざまなビジネスチャットシステムがありますがどこも機能豊富で一長一短の部分も。

導入時には「どんな状態でリモートワークをしているのが理想か」という点を忘れずに考えたいですね。

リモートでもリアルでもコミュニケーションの基本は一緒

リモートやデジタルって無機質な感じがして馴染めない・・・
投稿が業務的過ぎて殺伐としてる・・・

そういった声をチラホラ聞くことも増えました。
慣れない人・チャットのコミュニケーションをどう捉えたらいいか分からない人はそう感じる人も多いかもしれません。

ただ、チャット（言葉）を使いこなせるようになると、自分の印象をコントロールしやすくなるのだと、周りの人を見ていると思います。

・相手を奮い立たせる言葉をチャットで使い、部下が150％のパフォーマンス発揮
・みんなの前で褒める（共有チャットだから）ことで自己肯定感UP
・良い報告にはみんなでリアクション（めちゃめちゃエネルギーもらえます）

こんな現象をチャットの世界ではしょっちゅう見かけます。

私も改めてこの機会に「言葉を磨く」ことに今一度向き合いたいなと思いました＾＾

最後までお読みいただきありがとうございます！

ヘッダー02




いいなと思ったら応援しよう！