「忙しい相手」から確実に返信をもらう3つの工夫

こんにちは！

仕事でお願いや確認事項があるとき、なかなか返信がこなかったり、意図が食い違った回答がきたりしてモヤッとすることってありますよね。でももしかしたら、返信がこなかったり意図に合わない回答がきたりする原因は送り手（＝あなた）にあるかもしれません。

今回は、「返信しやすさ」を意識した文章術について考えていきましょう。

1. 目的を明確にして、期限を決める

相手から返信がこなかったり、意図に合わない回答がきたりするのは、たいていの場合、「結局なにが言いたいかわからないメールだから」です。報告（共有）なのか、意見なのか、質問なのか、相談なのかを最初に明示すると、相手も内容を理解しやすくなります。

そのうえで返信（回答）がほしい場合は、回答期限を明記します。その際のポイントは2つあります。

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①返信がほしい旨をきちんと書く

ビジネスで「察して」は通用しません。返事がほしいなら「ご回答お待ちしております」「ご返信のほど、よろしくお願いします」など、誰が読んでも返信が必要だとわかるように書きましょう。

②日程（締切日）は「最初」か「最後」に書く

回答期限が文章の途中に紛れ込んでいると、他の情報に埋もれてしまう可能性が高まります。日程（締切日）は「最初」か「最後」に書くのがおすすめです。

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2. 出てきそうな質問を先に潰しておく

回答はしやすいけれども「でもこれって…」と思う質問ってありますよね。たとえば以下の事例だと、相手（上司）は「30日っていうけど、B、C社もあるのに大丈夫かな？」と不安に感じるかもしれない、と予測を立てたうえで、相手の懸念事項を先に潰しています。相手の懸念事項を潰せば、相手はすぐに返信してくれるでしょうし、余計なラリーを減らせます。

例：
A社の企画書、30日までの提出でよろしいでしょうか。B社、C社の案件は前倒しで進んでいるので、30日まででしたら確実に対応可能です。

3. 「箇条書き」で相手の負担を軽減

複数の質問や確認事項がある場合は、箇条書きを使って整理しましょう。相手が各項目に対して返信しやすくなります。

このとき、区切り線を使って「ここからは相談（質問）」など、本文と見た目を差別化させると、相手の確認漏れを防ぎやすくなります。

例：
以下、2点相談です。
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①田中さんへの寄せ書き、私が用意してよろしいでしょうか。
②来月のチームランチ、ご希望をお聞かせください。

A：イタリアン
B：和食
C：中華
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どちらも明日中の回答をお願いいたします。

おまけ：添付ファイルへの言及

これは返信のもらいやすさというより、相手のミスリードを減らすための工夫なのですが、「添付します」や「（添付）」を書くことで、添付ファイルをスルーされる可能性を減らせます。

「添付があることなんて文脈から判断できるでしょ」と思う人も多いでしょうが、意外と人は文面だけで判断して添付をスルーすることがよくあるものです。

例：
さきほどの会議でお伝えした企画書を添付します。特に3ページ目の市場分析と5ページ目の収支予測についてご確認いただけますと幸いです。

いろいろ紹介してきましたが、つまるところ「返信しやすさ」を意識したメール作成のコツは、「相手の立場に立って考える」という何ともシンプルな回答になります。でもこれって、仕事においてもプライベートにおいても、やはりコミュニケーションの基本なんだと思います。

では、また次回の記事でお会いしましょう。