WBSって意外と役に立つ
みなさんこんばんわ。しょうへいへいです。
今日もこの記事で、皆様に何らかの『価値』が提供できればうれしいです。
(自身が使っていたテンプレ共有するので最後までお付き合い下さいませ。)
セールスをしていると、自身単独で進める時間が多くなりがちですが、ふとした時に来る周りのメンバーを巻き込んで行う仕事ってありますよね。そんな時に活躍するのがWBSです。
(ん？WBSって何だ？？ 後ほど～)
こんなタスク経験ありませんか？
・顧客向けのセミナー準備：(例)誰がいつまでに何を準備する？？
・顧客の引継ぎ：(例)Aは〇〇さんへ、Bは△△さんへ、各～～を引き継ぎ
・期日までのToDoを一覧化する：(例)今日中にまとめて上司報告
などなど
『やるべきことまとめておいて～～』と急に依頼されたとき、すぐに作成できず困りませんか？ (昔の僕です笑)
後になって遅れや抜け漏れが出てくる・・・ありがちですよね。。僕も何度も経験しました。
こんな時に、WBSです！それではいきましょう！
①WBSとは
Work(作業)をBreakdown(分解)してStructure(構造化)することです。
必要なすべての作業をシンプルに見える化し、メンバー全員で共有する為に作るものになります。
これをパパっと作れればなかなかのヒーローになります笑
そして、都度上司から『あれ、どうなっている？』と聞かれた際にも、このWBSがあれば一発です。
(WBSを知ってからは、上司への報告時間が圧倒的に短縮されました！)
②手順
１、必要タスクを洗い出しすべて文字に落とす
(ポイント)
・関係者全員で洗い出しすることが理想
・細かなタスクもすべて書き起こす
２、エクセルで表を作りWBSを作成する →後ほど説明
(ポイント)
・見た目を重視
・極力シンプルに
３、関係者全員で目を通し合意を得る
(ポイント)
・全員が運用しやすいように適宜修正
４、共通フォーマットとして全員で管理し続ける
③WBS作成ポイント
まずは完成イメージです。(テンプレ貼ります！ご活用ください！)
↓↓こんな感じ
▼作成ポイント
・『大項目』『中項目』『小項目』の3つに分ける
→項目分けすることで作業の抜け漏れを多角度から検証することができる
・『小項目』の左隣に『No』欄を入れる
→上司報告など、タスク共有する際にとても有効
・『誰が』は勿論、『誰に』欄も重要
★1タスク1担当者にする
→二人になる場合は、さらに『小項目』としてタスクを分ける
★『時間』を細かく定めることで、管理の精度が格段に増す
★は下記で説明
★1タスク1担当者にする
→これ結構やりがちです！
(じゃあこの部分は2人でやりましょう～みたいな・・・)
この場合は、各担当者ごとに『小項目』を細分化するべきです。
責任の所在が明確になります。
下のように細分化して管理する方が後々良いと思います。
★『時間』を細かく定めることで、管理の精度が格段に増す
これも結構大切です。
例えば、No1タスクとNo2タスクが繋がっており同日中に完了させる場合、
2つのタスクをどちらも【7月10日期日】とすると、No1タスクの完了が15時となった場合、その後のNo2タスクが実施できる時間がほとんど残らなくなってしまい、管理表が機能しなくなります。
以上が自身の経験値と、当時のメンバーの知恵を借りてテンプレ化したWBSです。ぜひ、このテンプレご活用ください。
あくまでも一例なので、適宜ブラッシュアップ頂けますと幸いです。
(おまけ)
エクセルを使わずに専用クラウドで管理するのも手です。
Backlogなんかが使いやすいと思います。
このように、ガントチャート付きで視覚的に確認ができるところがいいですよね。
④さいごに
もし、このWBSのテンプレでご意見や感想があれば、ぜひコメントいただけると嬉しいです！
(もし実際の職場で役に立った場合、下の『サポート』より想いを授けていただけると嬉しいです。)
これからも、凡人サラリーマンが一人でも多くの方に『価値』を届けられるべく頑張ります！