苦手な「報連相」が少し分かってきた話

はじめまして、でんでんと申します。
株式会社iCAREで、エンジニアのチームリーダーをしています。
先月からリーダーになり、少し「報連相」を受ける立場になりました。
僕自身は「報連相よくわからんぞ？」だったのですが、
立場が少し変わったことで「このタイミングね！」となり、
プロジェクトの推進にもほぼ必須なことが分かったので、ここで言語化しようと思います。

前提

まず「報連相」と言うと硬い感じですが、ベースはコミュニケーションです。相手は上司や先輩のときもあれば、同僚、後輩のときもあります。
立場が上の人にだけするものではないと思っています。

そもそも「報連相」とはなにか

社会人になると「こまめな報連相が大事」と言われます…よね？
「報連相」は「報告・連絡・相談」の略です。
これが出来ていないと怒られます。
怒られるだけならマシで、
(iCAREではないですが)新卒時代の僕は「報連相がなさすぎて信頼できない。不安だ。」とまで言われました。
当時は「その抽象的なフィードバックは何なんだ？」と逆ギレしてましたが、今思うと言ってくれるだけ優しい上司でした。
そこまでいかずとも「え、それ私知らないよ？」と言われると、変な空気になりますよね笑

「報連相」の何が難しいのか

まず定義が良くわからない

まず未だに「報告」と「連絡」の厳密な違いはサッと出せません。
Googleで「報告 連絡 違い」で検索すると、内容の違う記事が大量に出てきて余計に分からなくなります。
「相談」も大事なのは何となく分かりますが、
新卒のときの僕は「これで大丈夫と思ってるから進めてるのに、何を相談するんだよ？」というヤバさ具合でした。

相談の粒度が良くわからない

時々「相談」と言うと、昔の僕みたいに小一時間考え、悩みに悩んだ末持ってきてくれる人がいます。
が、もっと気楽なもので良いと思います。
ただ、その際に前置きがほしいです。
軽いものなら「ちょっと教えてほしいです〜」とか、
重めなら「全然切り分けもできないので一緒に考えてほしいです」
みたいな覚悟できる枕詞をください笑
重そうな気配を漂わすと、経験上「時間とるから予定おさえて」と言ってくれます。この話し始める前の期待値調整が割と大事です。

「こまめな報連相」の「こまめ」とはいつなのか

こまめな報連相が大事とは言いますが、この「こまめ」がくせものです。
ここを外すとたまに失敗します。

最初の「こまめ」

「報連相」のタイミングでよく言われるのは「6,7割の完成度で相談にきて」とかでしょうか？人によっては3割時点かもしれません。
が…これにはトラップがあって…
結構な割合で、仕事の8割は初期設計にかかっているなんてことがあります。
業種によると思いますが、本当に7割完成させて持っていくと大失敗なんてことがあります…
相談タイミングは「手を動かす前の構想段階」が無難な気がします。

2回目以降の「こまめ」

基本的に報連相の頻度を最適にするのは難しい気がします。
というか自分がリーダーになってから思ったのですが、
「今までは要らないと思っていたけど、ここは欲しい」
「逆にここはいらない」ということがあり、何なら人によって違います。
得意領域や業務内容、バックグラウンドなどが違うためです。

2回目以降の「こまめ」のタイミング

割と僕の中で上手くいくのは、業務工程の前後に相談と報告を入れるです。
例えばエンジニアであれば、
デザイン → システム設計 → 実装 → QA
というのがあれば、
(相談) デザイン(報告/連絡) → (相談)システム設計(報告/連絡) → (以下略)
みたいな感じです。
この工程の分解が出来ない時は、業務理解が出来ていないことが多いので、先輩/上長にヘルプを出しています。
これを徹底していると、相談の精度が上がってくるにつれて「もう、ほとんど外すことないから報告いらないよ」となったりします。
ここまで行くとしめたものレベルアップしたと思って良い気がします。

相談しにくいとき

昨今話題の「心理的安全性」は対応方法がわかりません…
Googleなども表明しているので、参考にすると良いかもしれません。

心理的安全性は高くても、過去に僕がやってしまったのは
「忙しくて返信が来ないから、本当は相談したいけど諦める」
というものです。
かくいう僕も、後輩に「忙しいところすみません」と言われることが増えてきました…危険を感じています。反省です。
そんなときは、強制的に予定をおさえてもらうというのもありですが、
話しかけられたくないときは別の場所で業務する。自席にいるときは話しかけてOKというのを伝えておいたりすると、割と話してくれる気がします。

最後に

こまめな報連相と言うと、難しい気がします。
しかしすることは一貫していて、
それが小さい2時間の仕事だろうと、3ヶ月かかるプロジェクトだろうと
手を動かす前の「相談」と、
手を動かした後の「報告・連絡」
がきちんと出来ると良い気がします。
大きいプロジェクトも、3人日ぐらいの仕事に分割して、
それ単位で「報連相」が出来るとトラブルも最小限に抑えられるイメージです。

と書き連ねていますが、上長のトシさんにプロジェクトの報告をするのを忘れていました。今からしてきます。