しょっさんの仕事術#20 仕事のきっかけを計画する
わたしは予定を立てないと何もしません。
思いつきで日々の仕事をこなしています。習慣化されたものは淡々と実行し続ける能力はありますが、当日までの仕事であったとしても、予定をしていないと何も手を付けないこともしばしばです。
その代わり、計画をして当日の予定さえ立てておけば、短いの時間の中でも懸命に努力して終わらせられます。
にも関わらず、予定を立てないことがほとんどです。そのため、仕事を先延ばしにしてしまうことも多いのです。そして空いた時間には仕事もせずに、ここぞとばかり余計なことをはじめてしまいがちです。
なぜ仕事をしないのか
このことに気がついたのは、40後半になってからです。以前は、思いつきだけでも仕事を廻せる体力があったから、なんとかなっていただけでした。後に回すと面倒だったから、といってとっとと仕事を終わらせて遊んでいるというのが若い頃の仕事の仕方だった記憶です。とは言え古よりその片鱗はありまして。締め切りの前日になってから百ページ前後の設計書をただ一人で書き上げたりとかもありました。すべては若いからできたというだけです。
要するに若さという傍若無人な力で、なんとかなっていたんです。そのなんとかなっていたことが、齢を重ねて歯車がうまく回らなく始めたのです。そんなことも続いて、優先度の低いことや、やったほうが良いかな程度のことは「やらない」ということも増えました。それがなくても仕事は回っていきますが、やっていなかったことは自分自身のストレスとして残ることもありますし、精神衛生上よくありません。
思いつきでしか仕事をこなしてこなかったから、体力がなくなって仕事をないがしろになりつつありました。
タスク管理していなかったっけ？
してます。OmniFocus 買ったのなんて2012年です。GTD なんてはじめて15年以上です。30代後半からタスク管理の鬼になっていました。しかし、これは「やらなきゃならないタスクが書き残されている」だけで具体的な仕事の詳細に触れていないことがほとんどなのです。
例えば、「xxxxx様の提出資料のyyyyとzzzzを作る」や「スライドP15のxxxxコンポーネントの修正」とは書かないのです。「xxxx様の資料 due 9/30」程度なのです。今日、進めておきた細かい内容は記述していません。
日々のタスクはどうやって決めるのか
そのタスクを計画して予定していくのが、記念すべき #1 のタスク実行方法に記載しています。
計画を立てるところで重要なのが、ここに書いてある TODAYノート なのです。
タスクの実行方法がデジタルとアナログに渡りに渡っているのは、手元にものすごく具体化した詳細化されたタスクが常に見えていないと、しょっさんは「働かないから」です。そして「やろうかな」と思うには最初の第一歩が肝心なので、ものすごく細分化して、とても簡単で軽微な労力でスタートできるタスクを記述しています。面倒な資料を作るときなどは「xxxxxxのスライドを開く」と記述します。マジメに。このようにタスクを実行するきっかけがないとやり始められないからです。
この日々のタスクを書かなかった日は目も当てられません。「やったぜ、今日は予定がないぜ」みたいになって働きません。思いついた資料を作ってたり Slack に張り付いていたりします。おや、今日は Slack の返事が早いな、と言う日はそういう時です。察してやってください。
タスクは最小限にして済ませる
普段から意識高く習慣化したり、ちゃんと仕事している風に見えている可能性の高いしょっさんですが、元はといえば夏休みの宿題を夏休みに中に終わらせられない怠惰な人間です。怠惰な自分をどうにかして仕事させるために、様々な方法をひねくりだして試して、日々こうやってどうにか仕事をしています。
そして2度と同じ仕事はしたくないので、自動化やショートカットに余念がありません。頭の中にはインデックスだけ配置、必要な作業はコピペか再実行、やると決めたら短時間でドラフトだけ提出。みなさまも是非、省力化して効率よく淡々とお仕事をこなしていきましょう。省力化の話は、また次の機会に。
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