徹夜から卒業！ギリギリ星人が実践するタスク管理法

このnoteは、ひとりアドベントカレンダー9日目の記事です。
「ひとりアドベントカレンダー」とは、わたししづかが25日まで毎日noteを投稿する企画です。

こんばんは、しづかです。
ひとりアドベントカレンダー、今日はタスク管理についてのお話です！

皆さん、タスク管理って得意ですか？
わたしは昔、本当に苦手でした…。
締め切りもスケジュールも全く守れないのに完璧主義！という、最悪な「できない星人」でした。
しかも「徹夜すれば間に合う」という一番ダメな成功体験を積んでしまったおかげで、当時は「ギリギリチョッパー」という不名誉なあだ名がつくほど…。

そんなわたしも、システム開発のプロジェクトマネージャー（PM）をするようになり、タスク管理やプロジェクト管理が少しずつ得意になってきました。
今日は、タスク管理が苦手な方に向けて、「わたしが実践しているタスク管理のポイント」 をお伝えします！

15分以内のタスクは「すぐやる」

タスク管理が苦手な方ほど、あれもこれも「リスト化」しがちですが、不要なタスク管理はしない方が効率的です。

例えば、15分以内で終わる仕事（日程調整、メール返信、ちょっとした確認作業）は、その場ですぐ終わらせるのが鉄則！
わざわざリストに加えると、 「やらなきゃ」 という無駄なプレッシャーが生まれてしまいます。

おすすめの方法は、次のMTGまでの空き時間や、「朝イチで全部片付ける！」 という習慣をつけること。細かいタスクは「管理」するよりも「即完了」がカギです。

タスク管理は「未来との約束」

リスト化すると良いタスクは、以下のようなものです
• やりとりが複数回発生する仕事
• 手順があって、前工程が終わらないと完了できないタスク
• 今すぐじゃないけれど、3ヶ月以内にやるべきもの

逆に、3ヶ月以上先のものは「やるかどうか」を決めるための「ひとりMTG」だけをセットしておき、あとは一旦忘れましょう！

タスク管理で絶対にやってはいけないこと

タスク管理初心者や苦手な方がやりがちなのが、「タスクを完璧に組み立てすぎる」ことです。

例えば、分刻みでタスクをパズルのように組むと、たった1つ遅れただけで計画が破綻し、せっかく作ったリストが無駄になってしまいます。

タスク管理のポイントは「バッファ（余裕）」を確保すること！
• 当日の「差し込み仕事」
• 作業の遅延
• 体調不良や家庭の急な事情
• タスク整理をする時間

これらを考慮して、「余白のあるスケジュール」を作りましょう。

初めてやるタスクは「想定時間の3倍」で見積もる

人間って、自分の作業スピードを過信しがちです（過去のわたしのことです）

「10分で終わるかな」と思っても実際は30分、「2時間あれば」と思ったら6時間…。
最初は時間を多めに確保するクセをつけましょう。

一方、ルーティン作業は時間が読みやすいので、1.2～1.5倍程度の余裕を見ておくと、トラブルにも柔軟に対応できます。

タスク整理の時間は「未来への投資」

タスク整理は、毎日の10～15分と、週1回の30～60分が理想です。

なぜかというと、業務は優先順位や突発的な差し込みが多く、目まぐるしく変わるからです。
タスクが整理されていれば
「今日は余裕があるから、突発的な仕事も対応できるな」
「今週は忙しいから、差し込み仕事は来週期日で相談しよう」

こうした柔軟な調整が可能になりますし、即レスできることで周りも安心して仕事を任せられます。

逆に整理されていないと、
「今週中にお願いできる？」→「確認しますね…」→半日後「手一杯で無理です…」
「（早くわかっていれば別の人に頼んだのに…）」
なんてことが起こってしまいますよね。

タスク管理で未来を描く習慣をつけよう

タスク管理をしていると、「未来のことを考える習慣」が自然と身につきます。
• 数年後に叶えたい目標
• そのために1年後までに達成すべきこと
• 今日から始められる小さなタスク

こんな風に、逆算思考が育ち、目標達成や夢の実現がぐっと近づきます。

最後に

タスク管理は、「未来の自分」との約束です。
完璧を目指さず、少しずつ整理していくだけで、仕事も生活も驚くほどスムーズになりますよ！

まずは、15分以内のタスクを即完了！から始めてみませんか？
あなたのタスク管理が、少しでも楽になりますように！

それでは、また明日🙌