[実装方法有]hubspotとzoom/notion/slack/googleカレンダーをまるっと繋げて業務フローを自動化した件・後編
こんにちは！
物流業界の価値を最大化するアセンド株式会社🚚のしのざきです。
今回は前回のつづきで、hubspotと各種サービスを繋げて業務を自動化した話です！
前回の記事はこちら→
改善前の課題（再掲）
弊社ではhubspotを利用して顧客管理を行っていますが、特に初回商談が決まった際に手作業でやることが多い状況でした。
具体例ではこんな感じ↓
初回商談が決まる📞
Zoomを発行💻
お客様にZoomの招待メールを送付📨
商談に出る可能性のあるセールスメンバーの予定をブロック📅
hubspotの[コンタクト]で該当顧客を探す。カスタムプロパティ内の[初回商談獲得日][初回商談実施日]を入力📄
hubspot上に[取引]を生成📄
商談用のnotionページを作成📒
slackにて商談獲得連絡💡
これら全てを手作業ではやってられん！ということで、自動化に取り組むことに。
後編では上記のうち、NotionやSlackを使った項番7,8の自動化の説明をします。
自動化概要
設計した自動化フローはこんなかんじ。
＜＜フロー画像＞＞
hubspotの[コンタクト]ではミーティング情報を入力できるため、そこに初回商談をとった人が入力することをトリガーに、必要なフローが自動で動いていきます。
今回説明するのはこの図のXXです。
Notionページの自動作成
ここまできたらもう少し！
商談用のNotionページを作ります📒
Notionとhubspotの連携のために、Zapierを使います。
Zapierの使い方は以前書いた記事が参考になるかもです。hubspotとの連携も似たような感じでできます。
hubspotをトリガー、アクション側をNotionに設定
トリガーのイベントは「New Contact Property Change」（コンタクトプロパティが更新されたとき）を選択
トリガーとなるプロパティ名は「初回商談実施日」を選択
（プロパティについては前編の記事参照）アクションのイベントは「Create Database Item in Notion」（データベースに新しいアイテムを作成）を選択
ページを作成するDBを選択し、ページタイトルなど詳細設定を実施
Publishすると、Notionページが自動で作られるようになります🎉
📝ちょこっとメモ
トリガー設定の際に、どのプロパティを取得するか選択できます。
私はnotionページのタイトルに、会社名と初回商談実施日を含めたかったので、初回商談実施日を追加取得する設定にしました。
（会社日はデフォルトで取得できます）
Slackに投稿する
いよいよ最後！初回商談が決まったことをSlackに投稿します📃
興味を持って下さったお客様がいることは、全社のモチベーションにも繋がるので、ぜひ商談決定を伝えていきたい！
先ほど作成したZapierのワークフローに、アクションを追加します。追加するサービスはSlackを選択
イベントは「Send Channel Message」（チャンネルにメッセージを投稿する）を選択
投稿チャンネルや投稿内容を設定
PublishするとSlackに自動で投稿されるようになります🎉
以上で、Zapierを使ってhubspotとNotion・Slackも連携することができました。
さいごに
今回、私自身使い慣れないhubspotと格闘しながら自動化を実施していきました。
お客様と向き合う時間を少しでも長く作るには、新しいことにチャレンジする時間を作るには、細かな作業を効率化していくことが大事だと思います。
アセンドのメンバーは課題解決が好きな人ばかりで、そんな人たちが課題の本質と少しでも長く向き合えるようにするため、業務の一助になれば良いなあと思っています！
もっと仕組化力（しくみかぢから）、あげていくぞ！！
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