秘書検定2級 No.4
前回の記事の続きになります。お時間があれば是非お読みください。
機転を利かして実践する能力
機転を利かした判断をする
秘書は素早い判断と対応が要求される場面にしばしば直面する。
対処法
上司に連絡を取る
伝言を聞いておく
待ってもらう
代理の者に会わせる
判断材料
急用か否か、上司との関係はどのようなものか、等
機転を利かせるために必要な能力
今起きている問題（テーマ）は何かを素早く理解できる的確な判断力
問題をどのように解決すべきかが分かる知識
素早く適切な行動力
受け取りや取り次ぎなどでの対応
客をどのように接遇するか
→会社や上司の評価が決まる場合がある。
ケース別対応法
見知らぬ客の応対→上司に連絡し客の確認をする。その後の処理は上司の指示に従う。
アポイントメントの無い客の応対→上司が会議中などの時にそのような客が来た場合、極めて重要な客以外は事情を話し取り次げない旨を説明する。客の意向に従い、伝言などの対応をする。
予約をしていた客が来たが、上司が取り込んでいる時の応対→上司の事情を話しとにかく詫びる。その後の対応を、客に判断してもらう。
スケジュール管理と対応
スケジュールの変更は致し方ない。
→秘書は速やかに変更案を作り、上司の承認を得る。
予想外の仕事
上司や関係者の交通事故や急病など
→上司がかかりつけの病院の連絡方法、家庭との連絡方法、社内での連絡先などです。