社内メールとTeamsの使い分けについて
弊社では、社内のコミュニケーションツールとして、Teamsをメインで活用しています。
導入当初に「社内連絡にTeamsとメールどっち使うの？」という質問があったので、誰かの参考になればいいなと思い、noteにしておきます。
基本ルール
原則「社内：Teams、社外：メール」です。
理由は単純で、「楽だから（生産性が上がる）」です。
真面目なこと言えば、管理面・共有・データ蓄積・検索性においてメールより優れてます。
逆に社内メールはいつ使うの？
社外メールを社内展開するために転送する
添付ファイルなんかあるとこっちの方が早いこともありますが、情報をストックする必要があるものは、Teamsを使います。
あまり使いませんが、Outlookなら「Teamsで共有」機能もあります。
一過性の連絡
たとえば、遅刻・欠勤連絡などの、その場で見て（対応して）終わる情報はストックする必要がないので、メールで済ますこともあります。
個人的にはTeamsチャットで事足りることも多いので、ほぼメール使いませんが。
Teamsでのグループ分けがしにくい内容
Teams（チームズ）という名前の通り、チーム運用を主としたサービス設計になってますので、「Aチームの○さんと、Bチームの□さんに伝えたい」といった、チームや部署をまたいで連絡したい場合は、メール使うことも。
ただ、これも個人的にはTeamsのグループチャットで済ますことがほとんどです。
デリケートな内容（訃報など）
私が唯一社内メールを使うのが、これかもしれません。
基本ルールでも書いた「データ蓄積」があるので、あまり何度も目に触れたくない（？）内容はメールで済まします。
Teamsの使い方
個人メンション（@個人名）
これはTeamsに限らず、社会人ビジネスマナーとして一般論ですが、
個人宛の連絡は個人名を入れるという原則のもと、個人メンションします。
5W1Hの「Who」ですよね。
メールでもそうですが、よく、「各位」とか宛先名が書かれていないものをよく見ます。
こういった類の連絡は受け取った側が「私は関係ない」と勝手に判断して無視されやすいです。
全体アナウンスで無い限りは、「誰かに何かを依頼・連絡する」ためにこういったツールを使うと思いますので、原則個人メンションです。
特に、Teamsの場合は、メンションしないと通知が来ないので、
連絡がきたのかどうかもわかりません。
スレッド内で一度メンションした相手には、同一スレッド内であれば、返信内でメンションしなくても通知されますので、あえてメンションは入れないこともあります。
ただし、スレッドで複数人が会話している場合は、誰あてへの返信かを明確にするために、あえて個人メンションいれたりします。
全員メンション（@チャネル名）
これは全体アナウンス時に使います。
「連絡はするけど、次に誰かが何かのアクションする必要がなく、みんな見るだけ見といてね」
といった内容ですね。
あと、メールでいうところのCCの役割として使うこともあります。
「下村さんあてに連絡するけど、みんなも見といてね」
といった内容で「@下村@チャネル名」みたいな感じで入れます。
メンション無しはNG
メンションしない=通知されない=気づかない
ので、スレッド冒頭でメンションしないことはありえません。
前に、どっかのチームで誰もメンションせずに使っており、1ヶ月くらいただの個人のつぶやきみたいになってる事例がありました。
誰かに何かを伝えたいはずなので、メンションしましょう。
挨拶文はなし
「お疲れさまです」「以上です」等の挨拶文は入力時間がもったいないので不要です。
「ありがとうございます」「了解です」等の締めの返事も「いいね」等の絵文字リアクションだけで大丈夫です。
これだけで年間何時間もみなさんのタイピング時間が減らせます。
1議題1スレッド
議題に対しての返信は同一スレッドの「返信」からします。
また、スレッド内でいくつも話題が乱立すると、あとから追っかけにくくなりますので、別の話題になる場合は、「新しい投稿」ボタンから新規スレッドをたてます。
なお、新しい投稿を書く場合は「書式設定（Aマーク）」ボタンを押すとタイトルが入れられますので、極力（99%）入れます。
既読スルーしないために
「メールじゃないのであとから見返しにくい！」
といったご意見もありましたので、Tipsを共有しておきます。
考え方はメールと同じですが「未読にする」か「保存する（メールでいうフラグ）」を利用します。
スマホでの「保存する」はPCと同じ操作ですが、見る場合は「その他」メニューの「保存済み」から確認ください。
既読スルーしやすいというのが唯一Teamsの（個人的な）欠点です。アクティビティで通知を開けてしまうと、通知が多い場合にあとから追いかけにくいので、メールみたいな受信メールBOXに残しておくような運用ができません。
せめて保存済みメニューがすぐにアクセスできるところにあればいいのですが、2クリック必要なので、使わないんですよね・・・。
PowerAutomateで保存したメッセージをメール通知するとかすればいいかも？
さいごに
弊社では1チームで多くても数十人規模なので、上記のような運用で成り立ってますが、大企業で運用する場合は、また違ったルールが必要だと思います。あくまでも参考までに。
あと、似たようなサービスだとSlackもありまして、当然ながら比較検討時にトライしましたが、結果として弊社ではTeamsが定着しました。
365のサービスをメインで使用しているため、親和性が高いことが理由ではありますが、Slackだとスレッドタイトルが入れられなかったり、やりたいチャネル（Slackでいうチャンネル）分けの仕様が、Slackだと実現できませんでした。
当初は、フロー型なので、見落としやすいとか、情報としてストックしておくのには不向きなんて意見も見聞きしましたが、全然そんなことはなく、
どこに何を書くかルールを決めておけば、ストック型として機能します。
ここらへんは、気が向いたら別記事書くかもしれませんし、書かないかもしれません。
上で書いた既読スルーの話もそうですが、どんなツール・サービスを使っても、見落とす人は見落とすし、スルーする人はスルーします。
たぶんビジネススキルの問題が大きいと私は感じてますが、それを言うと元も子もないので、見落としにくくさせる方法は、使ってもらう側としては常に考えてます。
「うちではこうやって使ってるよ！」なんてご意見あれば、ぜひぜひお聞かせください。