会社設立時の社会保険手続きを自社でされる方必見！間違えやすい４つのポイントを社労士が解説！

2024年1月16日 12:35

こんにちは。
社長を全力で応援する社労士の下村です。

会社を新規設立をされたばかりの会社さんから社会保険の手続きをご依頼いただく機会が増えました。

社会保険の新規適用届はみなさん初めて作成される書類なので非常に心配される方が多いのですが、
法人化をされて社長お一人だけの手続きですとそこまで難しい書面ではないです。
（もちろんご依頼されればお受けします！）

今回はご自身で社会保険の手続きをされる方に向けて間違いやすいポイントを４つまとめましたので、ぜひ最後までご覧ください。
なお、この記事は2024年1月16日時点の情報を基に作成しておりますので、法改正によっては書面など変更になっている可能性もございますのでご了承ください。

今回の記事を読んでいただくのにおすすめなのは下記の方です。

・会社（法人）を設立したばかりの社長さん
・社会保険の新規適用届の手続きをご自身でされる方
・従業員さんがいらっしゃらず社長お一人の会社

それではどうぞ！

・氏名や生年月日、報酬などをわかりやすく書く

こちらのポイントは手書きで書類を書く場合です。
Excelの書式で記載される場合は、飛ばしていただいて大丈夫です。
（年金機構のホームページにはExcelの書式があるので、パソコンの操作に慣れている方はExcelでの作成がおすすめです）

起業したばかりでとりあえず手書きで記載するという方も多いと思いますが、書面はとにかく『丁寧に』記載されることをお勧めします。

随分前の話になりますが、私の書いた７が１に見えてしまったようで届いた健康保険証の生年月日が違うと顧問先様から指摘をいただいたことがありました。
（本当に申し訳ないミスで反省です。）

特に
社会保険料が決定される判断基準になる被保険者資格取得届の報酬額が誤った金額で毎月支払う予定の社会保険料が変わってしまうため
特に注意して記載されることをお勧めします。

・書類の提出漏れがないようにする！

会社を起業して社会保険を最初に手続きするときに必要な書類は下記になります。
これらが一つでも不足していると基本的に受け付けてもらえないので注意しましょう。
（書面にクリックしていただければ年金機構のリンクに飛べるように設定していますので、よろしければご利用ください。）

①健康保険・厚生年金保険　新規適用届
 ②健康保険・厚生年金保険　被保険者資格取得届
③法人登記簿謄本（商業登記簿謄本）
書類提出日からさかのぼって90日以内に交付された原本が必要です。
※「新規適用届」の項目9において「1：法人番号」を選択する場合は、あわせて「法人番号指定通知書のコピー」を添付してください。

新規適用届の項目９の部分については早めに手続きを終えられたい方は、「２：会社法人等番号」の方が早くわかる（法人登記簿謄本に書いてある）のでおすすめです。

特に間違えやすいのは法人登記簿謄本は書類提出日からさかのぼって90日以内に公布された原本が必要です。
また、電子申請の場合はデータ添付ですが、郵送や窓口で提出の場合は原本を求められて基本的には返還されませんので注意が必要です。

・取得年月日は基本的に会社設立日にする

被保険者資格取得届に記載する取得年月日は基本的に会社設立日です。
通常であれば法人登記は会社が設立日以降に行うことになり、会社設立日にすると過去の日付を記載することになります。

過去の日付を記載するのですか？とご質問いただくことも多いですが、取得年月日は会社設立日で間違いないです。
ただし会社を設立されて役員報酬が会社から社長さんに出ていない場合は株主総会で社長さんに報酬が出ると決まった月の月初が取得年月日になります。

・家族がいて扶養に入れる場合は被扶養者異動届を提出する

社長さんにご家族がいて、配偶者の方やお子様をご自身の扶養にいれられる場合は被扶養者異動届の提出が必要です。

健康保険　被扶養者（異動）届

注意点としては基礎年金番号ではなくマイナンバーで記載されることをお勧めします。
マイナンバーを記載して備考欄の続柄確認済みのチェックをいれていただければ追加の添付書類が省略できます。
また、配偶者の方の情報を記載される場合は「※第３号被保険者関係届の提出は配偶者（第２号被保険者）に委任します」にチェックを忘れずにご記載ください。

・誤った情報を記載してそのまま受理されてしまった場合の対応

ちなみにですが、もし誤って記載した書面を年金機構に提出し、受理されてしまった場合は
赤黒訂正という処理で訂正することが可能です。

誤って記載してしまった書面の書類名の横に赤色のペンで「訂正届」と記載し
訂正する欄に正しい事項を黒で、その上部に誤った事項を赤で記入してください。
訂正する欄以外の箇所も黒で記入してください。
報酬を訂正する場合は、訂正理由を余白もしくは備考欄に記入してください。

訂正する際は、追加の書類（賃金台帳や雇用契約書）の提出を求められることがあるので事前に管轄の年金事務所に間違えて書面を訂正したい旨を伝えて追加の書類が必要かどうかご確認ください。

・おわりに

今回は社会保険に新しく会社で加入される方向けに間違いやすい箇所をご紹介させていただきました。

起業当初は忙しく、手続きを専門家に依頼されたいという場合は私の方でも手続きを代行できますのでぜひ問い合わせフォームからご依頼いただければと思います。

特に起業当初から従業員さんを雇用されるということであれば、人を雇用する際に利用できる助成金のお話もさせていただけるので専門家にご依頼されるのをおすすめです。