デジタルしおりを作成した話

みなさんこんにちは。
私は今、宿泊研修を前にして、「教員用のしおり」をデジタル化することに取り組んでいます。

取り組む理由はシンプルです。
「荷物を減らしたい」です。

加えて、デジタル化されれば、印刷の手間が省けます。
特に教員用のしおりには、変更があったり、直前に追加があったりしますので、印刷が面倒ですし、どれが最新のものかわからなくなったりします。

今回はGoogleDriveを使用した「デジタルしおり」について紹介します。

◆デジタルしおり作成手順

▼Googleにフォルダを作成する。

「デジタルしおり」と言っても、本当に「しおり」の様に、本の形式で作成するわけではありません。
GoogleDriveを使用して、資料を共有するだけです。

さっそく作ってみます。
GoogleDriveの左上にある「+新規」を押して、「新しいフォルダ」を選択します。

フォルダの名前は「修学旅行（共有）」としておきましょう。

▼資料をアップロードする。

フォルダが作成できたら、共有したい資料（しおりのデータ）を、このフォルダに入れていきます。

多くの学校では、デスクトップ上でWordやExcelを使用して資料が作成されていると思いますのが、そのままでOKです。
形式のズレが気になる方は、PDFにしておくとよいでしょう。

▼フォルダを共有する。

フォルダに資料を入れましたが、このままでは、自分のアカウントからしか中身を見ることができません。

そこで、「共有」の設定をすることで、他の人も見ることができるようになります。

当然、GoogleDriveの中には様々なデータがあるわけですが、「共有」の設定は、「このフォルダ」や「この資料」というように、個別に設定することができるため、共有されているフォルダや資料以外を、他人に見られることはありません。

今回は、「修学旅行（共有）」というフォルダを共有します。

フォルダのメニューから、「共有」を選択します。

共有の設定が表示されるので、「リンクを知っている全員」としておきましょう。
（共有する相手がすべてGoogleアカウントを持っているのであれば、上部でユーザーを追加してもよいと思います。）

これで、リンクを知っている全員が、このフォルダに入り、資料を閲覧することができます。
フォルダを共有していますので、自動的にこのフォルダの中の資料が共有されます。

共有するしおりのデータについては、「閲覧者」としておくことをおすすめします。
こうすることで、共有された人は「見るだけ」になります。

あとは、「リンクをコピー」をクリックし、そのリンクを共有すれば完了です。

◆まとめ

今回はGoogleDriveを使用した「デジタルしおり」の作成を紹介しました。

しおりは、もともとがデジタル上で作成されていますので、ポイントとなる部分は「共有」のみです。

GoogleDriveの共有設定を使うことで、様々なデータのやり取りが簡単になりますし、常に最新のデータを共有することができます。
研修のしおりに関わらず、様々なデータを共有することで、よりスムーズな業務になるのではないでしょうか。

なお、以下のようなデータを作成し、デジタルしおりとして共有することも有効です。

ぜひ活用してみてください。

※個人情報の管理等については、自治体や学校のルールに従ってください。