Excelより、Googleスプレッドシートの方が便利と思った5つの機能

ネットショップを運営するにあたって、Excelがとてもよく使います。2年くらい前からExcelの代わりにGoogleスプレッドシートを使うようにしてみたところ、今やExcelを全く使わなくなりました。

そこで、Googleスプレッドシートの方が便利と思った5つの機能を紹介します。

１、操作一つ一つが自動保存される

Googleスプレッドシートは操作一つ一つが自動保存されるので、手動で保存する必要がありません。ファイルがフリーズしてしまって、それまでの作業内容が消えてしまった！（涙）。というExcelでありがちなトラブルが起こりません。Excelでは月に何回か、このような悲劇が起こっていたので、それが無くなってとても快適です。

また、操作一つ一つが履歴として残っているので、間違って大事なデータを消してしまった・・・！という場合も、簡単に消す前の状態に戻せます。

２、ファイル共有・共同編集しやすい

Googleスプレッドシートは簡単に共有設定ができて、他の人と共同編集ができます。Excelにもブックの共有という機能がありますが、同じセルを更新してデータがおかしくなったり、社外の人との共同編集が難しかったりで使い勝手がよくありません。

一方、Googleスプレッドシートは共有の設定さえしておけば、そのファイルのURLを知らせるだけで共同編集が開始できます。編集しているセルもほぼリアルタイムで反映されるので、データがおかしくなりづらいです。

３、ファイルにURLを割り振られる

地味にうれしいのが、これ。Googleスプレッドシートはブラウザ上で動くのでファイルごとにURLが割り振られます。よく使うファイルは、ブラウザでブックマークしておけば、すぐにアクセスできて、管理もしやすいです。

また、複数の人にファイルのありかを知らせる必要がある場合、URLリンクを書いておけばワンクリックでファイルを開くことができます。マニュアルを作るときにとても便利です。

４、便利な関数がたくさん

Excelでよく使う関数・・・SUM（SUMIF）、COUNT(COUNTIF)、AVERAGE、IF、VLOOKUPなど、基本的にExcelでよく使う関数は全て揃ってます。

さらにGoogleスプレッドシート独自の関数があり、これが便利なのです。例えば「IMPORTRANGE」。これは他のファイルのデータを自動的に読み込みます。例えば、商品一覧などよく参照するデータを一つのファイルにまとめておき、それを色んなファイルから呼び出して使えます。

５、マクロも使えてタイマー起動もできる（業務の自動化をさせやすい）

Excelのマクロ・VBAと同じようなことが、Googleスプレッドシートでもできます。マクロの記録もできるし、GAS（Google Apps Script）というプログラム言語を使って処理の自動化ができます。

このGAS（Google Apps Script）は、JavaScriptをベースにGoogle固有の機能を追加したものなので、JavaScriptができればすんなりプログラムできます。JavaScriptはWeb関連でよく使われているので、プログラマーを探しやすいです。

Googleスプレッドシートはクラウド上にあるので、自分のパソコンの電源がついていなくても、GAS（Google Apps Script）で作ったプログラムをタイマー起動できるのです。これが非常に便利！これをExcelでやろうと思うと、専用のサーバを用意する必要があり、とてもハードルが高いです。

まとめ

実際使ってみた実感としては、Googleスプレッドシート＞Excelです。こんな便利なアプリケーションが、GoogleのIDを持っていれば無料で使えるので、これは使わない手はないですね！

ネットショップを運営している人に限らず、Excelをよく使う方はGoogleスプレッドシートへの切り替えを検討してみてはいかがでしょうか？