IT導入に失敗しないために企業がしておくべき2つのこと
大幅な業務の効率化を見込んで、自社に適したIT導入をしたいと考えている企業は多いことでしょう。
しかし、「どのようなシステムを導入すれば良いのか分からない」「IT導入はしたものの、いまいち効果を得られない」という声はよく聞かれます。その原因は、IT導入前の段階にあるかもしれません。
この記事では、IT導入を成功させるために企業がしておくべきことを解説します。IT導入を考えている方や、IT導入を成功させて業務の効率化を図りたいと考えている方は、ご一読ください。
なぜIT導入がうまくいかないのか？
次のグラフは、企業がIT導入によって効果を上手く得られた理由をまとめたものです。さまざまな理由がある中で、1番多かったのが「IT導入の目的・目標が明確だった」でした。
言い換えれば、目的や目標が社内で明確にしておかないと、IT導入は失敗してしまう可能性があるということです。なぜIT導入前に目的や目標を明確にしておく必要があるのでしょうか？この疑問に答え、目的や目標を明確にするためのコツを解説します。
効果が出ない原因は「目的・目標が明確でない」からだった
IT導入を考える際には、「どのような機能が欲しいのか（機能性）」「誰でも簡単に使えるかどうか（使用性）」など、具体的になにがしたいのかをしっかりと検討し、具体的なIT導入の目的・目標を定めることが大切です。
IT導入の際に目的・目標が明確ではなく、具体的に何がしたいのか定まっていない場合、システム開発を発注した会社と開発会社との間に認識のズレが生じます。ズレがあるままシステム開発が進むと、完成したシステムが発注者の想定していたものと異なり、導入失敗を招く原因となります。
そこで、疑問になるのが「業務の効率化は、明確な目的や目標ではないの？」というものです。結論を言えば「業務の効率化」だけでは目的・目標が明確とは言えません。「業務の効率化」だけでは、どの業務を、どのようにして効率化したいのかなど、「具体的に何を実現したいのか」が分からないからです。
では、どのようにして目的・目標を明確にしたらよいのでしょうか。
目的・目標の明確化のコツは「業務の棚卸し」と「課題の整理」
「IT導入には、明確な目的や目標が必要なのは分かったけど、どうしたら目的や目標を立てられますか？」
このように、IT導入のための明確な目的・目標を立てる方法が分からない、という企業は多いようです。
そこで、おすすめしたいのが、「業務の棚卸し」と「課題の整理」です。この2つを行うことで、なぜITを導入するのか、どの業務をIT化すれば効率化を図れるのかを洗い出すことが出来ます。
■業務の棚卸し
業務の棚卸しとは、会社内で行われている業務を全て書き出していく作業です。一般的な棚卸しで商品を目視して一つひとつ確認するように、社内の業務を書き出して見える化します。業務範囲は担当者ごとに異なる可能性もあるため、複数の担当者で行うようにしましょう。
■課題の整理
業務の棚卸しで、会社の業務をすべて書き出したら、次に行うのが「課題の整理」です。業務の棚卸しを行なっておくことで、各業務における課題を洗い出すことができるようになります。
課題の整理を行う際のポイントは、必ず現場担当者からヒアリングすることです。現場担当者へのヒアリングを通して、業務フローにおける課題を見つけることが出来ます。
また、IT導入によって解決できる課題と、そうでない課題を区別しておくことも大事です。現場担当者と打ち合わせを行い、システムに対する認識のずれが出ないようにしておくこともIT導入の際には必要になります。
以上のように、IT導入の際には事前に社内で「業務の棚卸し」と「課題の把握」を行なっておきましょう。そうすることで、IT導入による業務の効率化を達成できるでしょう。
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