【タスク管理】2024年に使える個人向けタスク管理
今回のテーマはタスク管理のやり方、ツールの使い方です。始めたけど続かない人、ツールの使い方に悩んでる人に向けて解説します。
▼以下の人に向けて書いています
タスク管理が続かない人
タスク管理ツールの使い方に悩んでる人
タスク管理の運用がうまくいかない人
タスク管理の仕組みやメリットを知ると、判断材料になります。材料を集めれば、トライアンドエラーの精度も上がるので、オススメです。
《プロジェクトのゴールを決める》
ゴールあってのプロジェクトです。運用でも理想の状態を決め、維持していきます。ゴールがなければ、進み方が分かりません。
カーナビも同じです。行き先を伝えると、道のりや時間もわかります。タスク管理は逆算思考が大切です。
▼ゴールを決めるメリット
やることと、やらなくていいことが決まる
現在と比較した、ギャップ分析ができる
走る道が決まるので、生産性が上がる
ゴールの具体化は、バフがつきます。「思考は現実化する」のように、必要な情報がキャッチできるのです。これをRAS効果といいます。
ＲＡＳ効果とは、「その人が持つ関心事に対して、脳は情報を集めるのに鋭敏になる」というものです。ＲＡＳとはReticular Activating Systemの略語で、脳幹から放射状に出た神経細胞ネットワークの網目状になった部分のことです。
OHACO
│可視化をすると生産性が上がる
RAS効果で情報感度が高まるだけではありません。潜在意識にすり込んでいくため、可視化は生産性アップにつながります。
タスク管理ツールを使えば、グラフ化され、ゲーム要素も増えます。その結果、ゲーミフィーケーションの恩恵を受けられるのです。
▼タスク管理における可視化のメリット
RAS効果で情報感度が上がる
ゲーム化につながり、生産性が上がる
潜在意識にすり込み、行動力が上がる
タスクの見える化をするだけで、バフがつきます。同じ能力でも、仕組みひとつでパフォーマンスが変わるのです。
ゲーミフィケーションとは、英語の「gamification」から来たもので、日本語では「ゲーム化」と訳されることもあります。ゲームを本来の目的としないサービス等にゲーム要素を応用することで、利用者の意欲の向上やロイヤリティーの強化を図ることを言います。
必須要素と事例＆バートルテストの解説！』
日本コンベンションサービス株式会社
│プロジェクト化は中間目標のため
タスク管理におけるプロジェクトは、タスクの塊です。ゴール＞プロジェクト＞タスクの順番で細かくなっていきます。
プロジェクトは中間目標でもあります。中間目標を立てると、モチベーションが続き、最終ゴール達成の確率が上がります。
▼プロジェクト化のメリット
最終ゴールの達成確度が上がる
モチベーションが続きやすくなる
軌道修正がしやすくなる
タスク管理でプロジェクトを活用すると、より目的がはっきりします。そのため上記の恩恵を受け、パフォーマンスが上がるのです。
《有償版のツール導入はmust》
できれば無料でやりくりしたいところ。お金を払ってもコストを回収できるか心配ですよね。
有償版は、無料版でロックされてる機能が、使えるようになります。よくあるのが管理できるプロジェクトやタスク数のアップです。
▼有償版を使う主なメリット
管理できるプロジェクトやタスク数が上がる
無料で使えなかった機能がアンロックされる
公私ともに使うので恩恵も大きい
公私ともに使える、実用度の高いタスク管理ツール。Todoistなら、月にタバコ1箱分のコストのため、使い方次第で回収できます。
│王道ツールを使うならTodoist
Androidは2012年リリースの老舗ツールです。階層化、ラベル、フィルター、繰り返しなど、the タスク管理の機能を揃えています。
迷ったらTodoistを試せば「タスク管理とはなんぞや」を味わえます。軽く、見やすく、使い勝手のいい定番ツールです。
▼Todoistの概要
Androidは2012年リリース
大規模PJではなく小規模や個人を対象
軽い、見やすい、使い勝手のいいツール
ラベルとプロジェクト、日付を組み合わせたフィルターもオススメ。こうしたカスタマイズ性が高いのも魅力です。
シンプルなのにパワフルな ToDo リスト、タスク管理、習慣トラッカー＆リマインダー。仕事と生活を整える。
世界中で 4200 万人の人々とチームが Todoist を使ってタスク管理を行っています。
Google Play
│時間を計るならATracker
時間計測ツールはATrackerがオススメ。無料版でも使い勝手よく、UIも見やすく、サクサク動いて言うことなしのツールです。
いわゆるタイムトラッカーで、「どのタスクに、どのくらい時間をかけているか？」を管理するためのサービスです。
▼ATracker（アトラッカー）の概要
スマホやPCで使えるタイムトラッカー
国産のため日本語表記で直観的に使える
無料版でも使い勝手はよい
集計やグラフがユーザーのツボを押さえていて秀逸。1週間や1ヶ月単位かつ、任意の項目でデータを見れるのが最高です。
ATrackerは、時間とタスクを追跡し、時間の使い方を貴重な洞察を提供し、目標の達成、持続可能な習慣の構築、そして生産性の向上を支援するアプリです。また、ADHDによる認知負荷も軽減します。
Google Play
《タスク管理を続けるコツ》
続かないときに諦めるのは簡単ですが、やりきらずに止めるのは機会損失。タスク管理がしんどくなる理由はひとつです。
効果より管理する手間が大きくなったとき。「チマチマ管理するなら、行動したほうが早いじゃん」と感じたら、見直します。
▼タスク管理が続かないとき
メリットより、管理の手間が増えたとき
管理対象が増えすぎて、面倒になったとき
目標達成して、する必要がなくなったとき
タスク管理を続けるには、止めたくなる理由を想定し対策します。面倒に感じたらアラートと捉え、棚卸していくのです。
│タスク管理を見直すポイント
粒度の細かさや、管理対象の量を見直します。管理対象は自分にあった、適量に調整すると続けやすくなります。
例えば「身体を洗う」や「洗顔をする」タスクを「お風呂に入る」にまとめるのも選択肢です。細かすぎず、粗すぎずがポイントです。
▼しっくりこないときに見直すポイント
管理対象の数を、自分にあった量にする
細かすぎる複数のタスクは、まとめる
ゴールを随時アップデートする
「むかしの目標が、今はしっくりこない」状態が続くとモチベーションは低下します。だからこそ、ゴールは定期的に更新していくのです。
│タスク管理ツールのメリット
タスク管理ツールのメリットを知ってると、「自分なら、どんなふうに活用していくか？」と、判断材料になります。
タスク管理ツールの個人的に嬉しい機能は次の2つ。リマインダーつきの記録装置。もう1つは、プロジェクトやタスクの可視化です。
▼タスク管理ツールのメリット
ワーキングメモリを解放できる
ゲーミフィーケーションの恩恵がある
マルチデバイスのためいつでも対応できる
記録と可視化機能のおかげで、多くのメリットがあります。またweb化されてるため、時間や場所を問わず、対応できるのも魅力です。
《まとめ》
以上が「2024年に使える個人向けタスク管理〜タスク管理のコツや考え方の紹介〜」です。
タスク管理はトライアンドエラーの繰り返しでうまくなります。公私ともに効果が期待できるため、活用したいですよね。
▼この記事の振り返り
ゴールを決めて、プロジェクト化する
タスク管理ツールを使ってみる
うまくいかないときは管理対象を減らす
それでは！