freeeとScanSnapの連動でレシート処理が超絶楽になった話

私がフリーランスになって一番困ったことが経理業務。

会社員でも日々の業務内で経費精算の手続きはあります。会社によって内容は手続きは様々だと思いますが、私が勤務していた会社では所定様式に記入してレシートを糊付けして提出でした。フリーランスとしてスタートした後、確定申告もその延長線程度で軽く考えていました。

確定申告ナメてました

実際にやってみると、とにかくレシートの処理が面倒くさい！

レシートの山をテーブルの上で日付順に並べ、日付・勘定科目・金額・摘要をひたすら打ち込み続ける作業。時間が経つとレシートを見ても何に使ったものかわからないものもあります。その度に何に使ったか思い返す・・・。昨日何食べたかも記憶が怪しいというのに。特に最初のうちは複式簿記を理解していないまま始めてしまったので、何度もやり直し。今度は数字が合わず帳簿とレシートが紐づけできるようにひとつづつ通し番号を書き込み・・・。

独立して活躍されている先輩方が2月～3月ごろになるとゾンビのようになっていたり、同世代のフリーランスの友人がこの季節になると連絡がつかなくなる理由が身をもってわかりました。二年目以降は月締めで処理するように心がけていましたが、それでもやっぱり大変です。

レシート取り込み機能に惹かれるも試行錯誤

WEBの紹介記事でfreeeのスマートフォンでレシートの取り込みを見て、これはいいかもしれないと思い、登録してお試し。

まずはアプリからレシートを撮影して取り込んでアップロード。読み込み後の判定の精度はなかなかで、手書きの領収書は難しいようですが、レジから出力されたタイプは日付・金額はかなりの割合で反映されており、人力作業は間違いをちょこちょこ修正する程度でかなり打率高めです。

しかし最初のうちは斬新さもあって楽しかったのですが、これも枚数があると地味に面倒くさい。レシートも大きさや形状もまちまちなので、スマートフォンを動かしてアプリにうまく認識してもらうような動作が必要でした。

私としては目指すところは連続取り込みです。

次に複合機のスキャナを使って複数枚同時にPDFで読み込み。取り込み後にPDF内のレシートを選択して切り抜きをしてやる必要があり、これはスキャナとPC上の操作が増えるだけで楽になった感じはしません。

正直、まぁこんなもんかなぁ～と半ばあきらめていました。

iX100の導入で革新的に楽チンに！

そんな中、freeeのヘルプセンターの記事に目が留まりました。

ScanSnap Cloudを利用して取り込む
ScanSnapの開発元（富士通）が提供するクラウドサービス「ScanSnap Cloud」を利用して、スキャンした書類データをfreeeに直接取り込むことができます。

レシート類をスキャナで取り込む

おいおい。これはひょっとするんじゃないのかい・・・。居ても立っても居られず、直ちにヨドバシカメラで富士通のiX100を購入。

富士通 ScanSnap iX100（商品画像は公式サイトからお借りしました）

このスキャナーはバッテリー駆動式で携帯できてWiFiでスマホやタブレットとも接続可能という優れモノ。名刺アプリのEightとサービスが連携できることから気になっていた商品です。

特にEightでは名刺の連続取り込みが可能で、freeeでも可能なのでは？と期待したところ、これが目論見通り連続取り込みができたのです。次々に読み込んでは切り抜きされファイルボックスへアップロード、しかも日付や金額も自動で判別され入力済み。

まさに夢のシステムです！

なお、freeeのヘルプセンターではスマートフォンとScanSnapを連携させてfreeeに送る処理になっていますが、ScanSnapCloudから直接freeeにスキャンデータを取り込むことが可能で、freeeのスマホアプリは出番がなくなりました。

使い続けて感じたfreeeの学習機能の優秀さ

念願のレシートの連続取り込みが叶い、使い続けていくうちに勘定科目の判別の精度が上がっているように感じました。特にコインパーキングはほぼ確実に旅費交通費を割り当ててくれます。あと打ち合わせでよく使うファミレスのジョイフル（笑）

学習機能は使い方で差が出るのかもしれませんが、ScanSnapの連続取り込みとfreeeの学習機能の連動でレシート処理がかなり時短できるようになりました。テクノロジーで作業時間を短縮できるって素敵じゃないですか！空いた時間でおいしいお茶をいただきましょう。

これからまた確定申告の季節ですが、この記事がフリーランスで同じような悩みをお持ちの方のお役に立てれば幸いです。