【備忘録】会議の進め方:40歳でGAFAの部長に転職した僕が20代で学んだ思考法
会議力のレッスン1
・定例の会議は、必ずしも実施する必要はない
・会議には「決定」と「報告」の2つの測量がある
・「決定」は関連各位との認識合わせが必要
「報告」はメールでもできる
会議力のレッスン2
決定するために誰かを呼ぶべきか
・プロジェクトを進めるために必要な情報を持っている人を見極める
事前に会議に呼ぶことが大事
・必要な人を呼ぶことが出来なかった場合は、次の決定まで先延ばししない
その情報を取りに行く強引さも時には必要
会議力のレッスン3
目的によって行動が変わる
・何かを始めるには、しっかりと目的を明確にする
会議力のレッスン4
みんな、会議の途中で目的を失う
目的に合わせたアクションを取るために
・議論が目的から外れた場合に、ちゃんと戻れるように「その目的がなんだったか？」意識する
・目的が合っていても、その先の行動がずれてしまう場合がある
会議力のレッスン5
議事録は自分を守る
・会議の冒頭に前回の議事録を読み直すだけで、手戻りが大幅に減る
・議事録は、自分を守るために有効
・「目的」「決定事項」を端的にかき、参加者が漏れなくアクションするようにする
・「決定事項」は「誰が」「何を」「いつまでに」を明確にする
「誰が」は個人各位まで落とし込む
・長い議事録はNG、短くてわかりやすくなる
・議事録は要点を簡潔にまとめて早く出すこと
会議力のレッスン6
「山手線に乗っている」と感じたら降りる
・1つの会議で同じ議論を繰り返し始めたら、行き詰まっている
その場合は1度議論を止めること
・「何に困っているか」要素分解して明確にし、解決策を練る
会議力のレッスン7
会議の準備にきれいな資料は必要ない
・会議は言いたいことが伝われば良い
・新たな時間を生み出し、より生産的な仕事をする
会議力のレッスン8
複数部門にまたがる会議は分解する
・要素分解して、各部門の課題に切り分けること
会議力のレッスン9
ファシリテーションのコツ
・ファシリテーターは「会議を進める人」でなく「会議を締結まで導く」であること
・ファシリテーターは自分なりの会議の結論を持っておくこと
・会議中は知らないことは知っている人に振ること
そのために必要な人を事前に会議に呼ぶこと
・会議では「誰が」「何を」「いつまでに」を明確にすること
会議力のレッスン10
ホワイトボードに目的を書こう
・最初に「会議の目的」をホワイトボード左上に書くこと
・会議が停滞したらホワイトボードに書いている目的を全体で確認して流れを戻すこと
会議力のレッスン11
フローを書くときのコツ
・フロー図では縦に登場人物、横に時系列
・最初に登場人物をすべて洗い出す
・矢印は時系列を遡らないこと
・「誰が」「いつ」「何をするか」はっきりわかるようにする
・いきなりスライドでなく、A3紙に手書きすること
会議力のレッスン12
新しいプロジェクトで決めないといけないこと
5つのポイント
・目的=大義名分
・目標=達成度を図る目標数値
・範囲=目的・目標を達成するまでに「どこまでするか」「何をしないか」
・体制=「誰がどの部分を担当するか」「トップから末端までのチーム形態」
会議を「どの頻度で、誰が出るか、何をどのようなフォーマットか」を決める
・スケジュール=「いつまでに」「何ができていないといけないか」マイルストーンで整理する