役割分担したつもりで出来てなかった落とし穴

今日とあるプロジェクトの緊急ミーティングを開催し、役割分担を再確認しました。実は2週間程前にキックオフミーティングでして役割分担をしたつもりでいたのですが・・・

・決定権は誰が持ってるの？
・AさんとBさんの役割の違いは何？
・私は誰の指示に従えばいいの？
・プロジェクトマネージャって誰？

といった、メンバ全員が大混乱状態だったという。みんなそれぞれが「この辺が私の仕事かな・・・？」と察しながらそれなりに調査したりは動いていたけど、あれこれ何かずれてない？何か進んでなくない？というのがチラホラ目立つようになり今日の緊急ミーティングに至りました。

今回、大混乱になった要因は大きく２つ

１．プロジェクトの対象範囲が明確じゃなかった

単純な開発プロジェクトじゃなくて、企画、マーケ、営業、開発、運用といろんな要素がごちゃ混ぜになったプロジェクトだったので、「プロジェクト」と呼んでいるものが、新規開発に絞った範囲なのか、サービス全体をさすのかといったところに認識のズレがあった。

２．PO、PM、PLなどの役割定義が共通認識になっていなかった

POはAさん、PMはBさん、PLはCさんという決め事はしていたけど、具体的にPOの役割はどこまでなのか、何をする人なのかというところが共通認識になっていなかった。

解決策

まずは言葉だけじゃなくて、体制図を書いてみました。そうすることで、「ここは合ってる」「ここはちょっと違う」といったズレを認識できました。

その上で、PMって何する人かな？どこまでの範囲かな？今までのやり方だとここがわかりにくい、と率直な意見をぶつけて話し合います。

概ねの方向性が決まり、じゃあPOはXさん、PMはYさん、PLはZさんと仮決定をした上で、具体的な例をいろんな角度からいくつも出してケーススタディ。お客様から問い合わせがあったときは、まず誰が拾って、誰が返信して、誰に相談して、誰が決定するの？みたいな。

今回感じたこと

ここまでやる必要ある？っていうくらい確認したけど、でもここまでやったからこそ、今度こそはずれてないぞという確信が持てました。

実は前の会議で、私は少しもやっとしてたんですよ。でも私以外のみんなはわかってるぽいし、みんな私よりもずっと経験者だし、まぁそれで決まりと言ってるし、皆に任せるかと。でも、もやっとしたままにしていたのが失敗の原因だったなと反省しています。最初のほんの少しの小さな疑問が、少しずつ少しずつ大きくなっていって、みんなのモヤモヤにつながった気がします。

今回は「もう一度話し合いませんか？」と切り出してくれた人がいたから、ここでみんなで立ち止まれたけど、もしあのままもう1週間走っていたら、みんなのモヤモヤはもっと大きな不安や不満となってたんだろうなと思います。

直接会って話のできない今だからこそ、いつも以上にコミュニケーションとって、ちょっとしたことも話し合っていかないといけないなと痛感しました。今日のおかげで来週からは今よりさらにパワーアップしたチームになれる！とっても楽しみです。