エクセル＆目視を卒業したい！教育スタッフが部署で取り組みたい、本気の業務改善3本！

デジタル初心者、アラフィフ、小2と小6、男児2人がいます。
上の子は来年中学生、ふと気がつくと主人より大きい靴を履いています。
成長にびっくりです。
そしてデジタル的に成長しない母親です。
動画や周囲の人のマネをしながら、GlideやMakeを使ってみましたが、まだまだ難しいです。
「こんな簡単なこと（と思えること）が、なぜできない！？」とパソコンにブツブツ言っています。
そうは言っても、「できそうなこと」（≠「今の私にできること」）は少し増えてきたので、前回の夢物語からもう少し地に足をつけた業務改善について、上司Y部長と同僚Hさんに相談しました。
（画面が暗いのは消灯後だからです。）

その結果、「こんなの、できたらいいよね」という効率化が3本、見つかりました。
やっぱり相談すると、他にも付け加えたいことが見つかりますね。

1．研修情報集約システム

（1）もともと考えていたこと

私が所属する本社教育部は6チームに分かれ、それぞれが担当テーマに沿って研修を行ったり、マニュアルやテキストを作成したりしています。
そのなかでも研修は、本数が多い、受講者数が多い、多い時には1日7～8本の研修が行われるので、全体を把握することは難しいのです。
それに伴い以下が手間です。
① 経費支払いやエリアへの経費付替が煩雑で、月々の予算は立てるが、その内訳は各担当者にしかわからない。
② オンラインが増え、当日受講生からZOOMのURLをきかれることがあるので、URL一覧を作成している。
③ 研修で使用するiPadやパソコンなど、機材の管理表は別途Excelである。
つまり、研修に関連する作業が多く、それぞれを別のExcelで管理しているのです。

何回、同じ研修名を入力するのか。
そこで、1つのフォーマットに入力すれば、自動で各Excelの該当セルに飛ぶようにすることを考えました。

（2）相談タイム

上司と同僚に話しました。
すると、
・ どうせなら、カリキュラムも統一したい。それぞれがExcelで作るから、フォーマットも記載事項もバラバラ。
・ 一人の受講生を想定すると、その人がどの研修を受ければ、どの項目（コンセプチュアルスキル、実務、など）をどれぐらいの時間受講したことになるのか、今は誰もわからない。それを見えるようにしたい。
というご意見。
なるほどです。
特に、インプットにどれぐらいの時間を費やしているのか、確かに誰もわかりません。この見える化は以前からの懸案事項でした。
すると、こんな図になります。

経費だけを取り上げると、このような入力画面のイメージです。

勝手に足し引きをして、下図の該当のセルに入る、という動きです。

でも、これだけならExcelマスターになればできる気がします。
そこで、毎月20日に、「予算はあるが、推定に入力がない」というセルの担当者には、Power Automateで勝手に「推定を入力してね」というメールが飛んだらよいのではないか、ということになりました。
すると、請求書のもらい忘れも減り、経費担当者の仕事も1つ減ります。

2．事後課題メール自動振り分けシステム

（1）もともと考えていたこと

以前、Hさんと話した時に、「電子メールで課題を集める大変さ」について話しました。
①電子メールで課題を受信する
②添付を指定フォルダーに自動で保存する
③添付をつけている受講者には、自動返信で定型文が送信される
④提出した人の名前が自動でスプレッドシートに記録される
ここまででも、今の私たちにしてみれば十分便利です。

（2）相談タイム

さらに今回話すなかで
「そろそろ研修ですよ、忘れていませんか？」というリマインドメールも、「事後課題の締切が過ぎましたよ！まだ出してませんよ！」という催促メールも、日付を指定しておいて、勝手に送ってくれたら忘れないね、という案が出ました。
Power Automateを使えば、なんだかできそうな気がします。

3．ZOOM研修で、画面にいない人を見つけるシステム

（1）もともと考えていたこと

オンライン研修が増えてきました。
はじめは1回あたり30名程度の受講生でしたが、効果を見ると大人数でもあまり変わりありません。
そのため今年は1回あたり80名近くにしました。
そこで新たに発生した問題は、「途中でいなくなっても、わからない」。
大半の受講生は真面目に受けていますが、どうしても研修中に声をかけられたり、呼び出されたりすることがないとは言えません。
また、途中での体調不良も心配です。
実際に、研修途中で画面からいなくなった受講生の上司に電話をしたら、受講生の気分が悪くなっており、そのまま病院に行った、ということもありました。
受講生の安全確保のためにも、ちゃんと参加しているかを確認することは大切なのです。
ZOOMの画面に映る人数に限りがあるため、目視で誰かが複数のデバイスで確認していないとなりません。

ほとんど事務局が兼任しますが、研修本数が増えてくると、事務局の掛け持ちも発生します。
困ってしまいます。

（2）相談タイム

今回話したなかで、
① この機能は、やはり欲しい。
② せっかくなら、いる、いないだけでなく、ジェスチャーで理解度や満足度も測れないか？それを講師にリアルタイムで通知できないか？
③ グループワークの活発度や状態も、一緒に測れないか？
などの意見が出ました。
「リアルタイムで理解度を客観的に測る」ということができれば、かなりオンライン研修に貢献できるのではないかと思います。
あらかじめジェスチャーを決めておき、研修のはじめに受講生と共有します。
ジェスチャーと在不在は、Teachable Machineに覚えさせます。
理解度測定は、ZOOM画面（受講生が映っている）が見えるようにもう1台デバイスを置き、講師からは受講生のジェスチャーを集計した理解度グラフが見えるイメージです。
在不在は、3分以上画面から人がいなくなれば、Teamsにチャットが飛びます。
この2つができると、講師も事務局も対応がしやすくなります。

このうちどれか1つは、ぜひ実現したいと思っています。
お読みいただき、ありがとうございました。