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20230711（火）総務秘書が行う掃除や経費の処理、健康診断のプラン整理とは？

さや・小さな会社の一人総務

＝報告＝＝＝＝＝＝＝＝

◆やったこと…

・総務
　- 庶務・始業＞MTGルーム準備
　- 庶務・掃除メニュー＞モップ(北エリア)
　- 庶務・カプセルくくり111:16
　- 総務：健康診断問合＞9月申し込み＞プラン整理
　- 総務：健康診断問合＞9月申し込み＞プラン整理＞Rコースの年齢制限？
　- 総務：健康診断問合＞9月申し込み＞プラン整理＞付加健診の義務？
　- 総務：健康診断問合＞9月申し込み＞プラン整理＞相談
　- 決起会
　- 総務｜/ 8分前/■さやさんへお願い/:挙手_女性::肌色-3:/1//4 件の返信

◆わかった事…

健康診断のGフォームのため料金プランを確認しました。

二つのメニューにそれぞれ高い安い二つのプランがあり、それぞれのオプションもかぶっている所がありつつ、要らないものもあれば、被ってるプランを組み合わせることで全世代網羅するように設計されていたり……まいどメニュー表見るたびに頭がこんがらがります。

たぶん検査項目ごとにルール決めて組み合わせたらこうなったって感じなんでしょうね。

◆次にやる事…

らたさん、そしてづみさんと相談し方針を示して頂けたので、Gフォームを整えます。

　

＝ログ＝＝＝＝＝＝＝＝

  • 9時から10時まで：始業準備、日報作成、朝会、立替承認、掃除メニュー、TOT承認などを行った。

  • 10時から11時まで：Slackのマルチウィンドウ化について話題にしたり、海外送金や健康診断の過去結果などのタスクを進めたりした。

  • 11時から12時まで：づみが出社し、ADに行ったり、健康診断の過去結果をスキャンしたり、前渡金精算や両替カードなどの経費関係のタスクを行ったりした。

  • 12時から13時まで：健康診断のプラン整理や両替カードの入金などを行った。

  • 13時から14時まで：休憩をとり、家計簿をつけた。

  • 14時から15時まで：出勤確認やLINEモバイルの決済日確認などを行った。

  • 15時から16時まで：健康診断のプラン整理や電話番号認証などを行った。

  • 16時から17時まで：健康診断のプラン相談や休暇申請の返信などを行った。

  • 17時から18時まで：掃除ややり残しチェック、次やることリストなどを行った。

  • 18時から19時まで：海外送金の取引番号確認や社員の社歴年齢順作成などを行った。GNの勤務状況確認やチャトワへの意思決定なども行った。帰りに薬局に寄った。

　

＝感謝＝＝＝＝＝＝＝＝

上記部下の日報内容のどこか一か所についてチームリーダーとして感謝の言葉を述べてください。

づみさん、アイスクリームを差し入れてくださってありがとうございます🍨。今日は暑かったですし、掃除や経費など忙しかったですが、アイスクリームで気分がリフレッシュできました。づみさんの優しさに感謝します。

　

＝次にやる事＝＝＝＝＝

  1. 朝イチ）WindowsUpdate

  2. 秘書：7）報告会出張手配＞ルート確認＞le＞モバイルSuica×スマートEX

  3. 秘書｜11）出張手配＞宿泊予約＞le

  4. 秘書：15）出張手配＞旅程まとめ＞le

  5. 経費｜7）ロケットモバイル請求書DL（さや）

  6. 総務：健康診断問合＞9月申し込み＞プラン整理＞Gフォーム改めて

  7. 労務：対象チームシフト事実確認

  8. スライド＞キーメッセージ

  9. shutterstockのチームプラン＞向こうから連絡がきたら解約する・今後は必要になった時(依頼があった時)に契約する

  10. 自分の給与明細

  11. パーチェス＞① 法人カード部署申込届＞申請中…

◆今後の業務計画や課題、改善案など
報告会が迫っている……！

　

＝タイトル＝＝＝＝＝＝＝＝＝

この日報全体の要約をビジネススキル系SEOブログタイトル風に熟語を使って17文字で書いてください。

総務秘書が行う掃除や経費の処理、健康診断のプラン整理とは？

　

＝KPT＝＝＝＝＝＝＝＝

上記は私の部下の日報です。これを見てKeep・Problem・Tryのフィードバックを与えてください。

Keep

  • 掃除や経費、健康診断のプラン整理など、総務秘書として様々な業務をこなしていることが良いです。掃除や経費は社内の環境や経営に影響する重要な仕事ですし、健康診断のプラン整理は社員の健康管理に役立つ仕事です。

  • 報告会出張手配について、leの出張日程を確定し、交通予約や宿泊予約などを行っていることが良いです。報告会出張手配は、leの業務に直結する重要な仕事ですし、自分のスキルアップにもなります。

  • 総務秘書としての一日の流れをログに記録していることが良いです。ログは、自分が何をしたかを振り返るためのものです。ログは、自分の仕事や成長を可視化するためにも役立ちます。

Problem

  • 日報のタイトルがあまり内容を表していません。タイトルは、日報の内容を簡潔に伝えるものです。あまり内容を表していないタイトルでは、読み手が興味を持ちませんし、重要なポイントが伝わりません。

  • 日報の感謝の言葉がありません。感謝の言葉は、相手に伝えたいメッセージを短く明確に書くようにしましょう。感謝の言葉は、相手の行動や成果に対して具体的に述べることが大切です。

  • 日報の次にやることリストが長すぎます。次にやることリストは、自分が優先順位をつけて計画するものです。長すぎる次にやることリストでは、自分が何から手をつけるべきか分かりませんし、読み手も把握しにくくなります。

Try

  • 日報のタイトルを内容を表すようにするために、日報の内容を一言で表すキーワードを考えてみましょう。例えば、「掃除や経費、健康診断のプラン整理など！」ではなく、「総務秘書が行う掃除や経費の処理、健康診断のプラン整理とは？」などです。

  • 日報の感謝の言葉を書くために、相手の行動や成果に対して具体的に述べてみましょう。例えば、「づみさん、アイスクリームありがとうございます🍨」ではなく、「づみさん、アイスクリームを差し入れてくださってありがとうございます🍨。今日は暑かったですし、掃除や経費など忙しかったですが、アイスクリームで気分がリフレッシュできました。づみさんの優しさに感謝します。」などです。

  • 日報の次にやることリストを短くするために、自分が優先順位をつけて計画してみましょう。例えば、「朝イチ）WindowsUpdate」「秘書：7）報告会出張手配＞ルート確認＞le＞モバイルSuica×スマートEX」などは、緊急度や重要度が高いものですが、「自分の給与明細」や「パーチェス＞① 法人カード部署申込届＞申請中…」などは、緊急度や重要度が低いものです。優先順位をつけて、次にやることリストを5つ以内に絞ってみましょう。

以上が私からのフィードバックです。日報は自分の仕事や成長を振り返るだけでなく、上司や同僚とコミュニケーションするツールでもあります。日報を書く際は、読み手がどんな情報や感想を求めているかを考えてみましょう。日報を書くスキルは、ビジネスにおいて重要なスキルの一つです。これからも日報を書くことで、自分の仕事や成長を可視化し、フィードバックを受けて改善していきましょう。

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