リモートワークで生産性を上げるツール18選
こんにちはSavetimeの植川です。
新型コロナウィルス（SARS-CoV-2）の影響によって、多くの企業がリモートワーク（在宅勤務、テレワーク）を既に行っていたり、検討していると思いますが、リモートワークは「生産性を下げてでも、感染拡大を防止するために仕方なく導入するもの」と捉えられてしまっている場合が多いと思います。
でも、リモートワークだからこそできる工夫で、逆に生産性を上げられるとしたらどうでしょう。今回は、リモートワークにおける「チーム内のコミュニケーション」について、生産性を高めるツールや働き方を紹介してみたいと思います。
チーム全体がリモートワークだからこそ生産性が上がる
過去のリモートワークは、チームのメンバーのうち「数名だけ」が、「週に1日だけ」リモートワークをしているといった限定的な取り組みが多かったと思います。その結果、「出社している大多数のメンバー」の働き方が基準（当たり前）となってしまい、「出社しているメンバー」と「リモートワーク中のメンバー」の間のギャップが大きく存在したはずです。
一方で今回は「社内の大多数がリモートワークに移行する」という取り組みが増えてますよね。チーム全体が取り組むという点が、これまでの部分的なリモートワークとは大きな違いだと思います。出社している状態ではなく、リモートワークを基準にして仕事の仕方、働き方を根本から考え直す余地が生まれるわけです。
会話をする際には音声だけでなく文字情報を重視
メンバーの一部がリモートワークの場合には、会議室に集まっているメンバーが多数で、一部のメンバーがZoomなどで入ってくるという形が多かったと思います。でも、全員がリモートワークになる場合には会議室で共有されているホワイトボードやディスプレイはありません。そこで音声だけでは不足する部分を文字情報で積極的に共有しようという話題は前回のnoteでも書きました。
単にZoomで会話をしながら参加者がテキストを同時編集するというスタイルはGoogleDocsやWord Onlineでもできますが、ここではもう少し踏み込んで、今まで対面でやっていたことをより効率的にオンライン化してくれるツールを紹介します。
Friday｜「毎朝の朝礼で昨日やったこと、今日やることを共有したい」といった定例コミュニケーションをオンライン化してくれます。
Fellow｜1on1やフィードバックといったオンラインでないとやりにくいな…と思いがちなコミュニケーションを支援してくれます。
Range｜OKR＋ミーティングという組み合わせに最適で、OKRウィンセッションを毎週やりたいといった場合の運用が楽です。
Parabol｜スクラムの振り返りやKPTはホワイトボードがないと絶対にできないと思っている方はぜひお試しください。
Savetime｜しっかり時間管理をして短時間で効率よくミーティングをしたいマネジャーさんはぜひ試してみてください。
音声チャットルームで話しかけたい時に話しかける
「話しかけたいときに話しかけられない」というストレスは、リモートワークを始めると誰もがすぐに感じると思います。仕事をしていれば「口頭で説明したほうが楽なこと」や「すぐに伝えたいこと」は1日に数回はありますよね。
であれば「リモートでも話しかけたい時に話しかけられる」状態を実現したらいいのです。チームでZoomなどを1日中繋ぎっぱなしにしておくのも良いのですが、常時接続できる音声チャットルーム・サービスを使うと良いです。
tandem｜Webアプリではなく、Win、Macのネイティブアプリで常時音声通話が快適です。
Disocord｜元々オンラインゲーム実況用のツールですが、ビジネス用途にも使えます。
Remotty｜会社としても全社リモートワークを以前から推進されているソニックガーデンさんが提供しています。
私たちも常時接続の音声チャットサービスのリリースを予定しているのでこちらもぜひ見てみてください。
音声チャットルームを使うことで、都度接続をする必要もなく、復数人に話しかけたい時にいつでも話しかけることができます。一度慣れてしまえば、オフィスワークで席が離れていたり人に対しても、誰がどこにいても全員が常に同じ場所にいる感覚で会話をできるようになります。
画面共有で距離感を近づける
「リモートワークで新人や若手を育てるのは無理」という意見は良く聞きます。確かに会社に出社している際と同じ距離感でOJTをするのは難しいと思いますが、「今までのようなOJTが難しい」というだけであって、やり方を変えることで、部下を教育したり、メンバーがお互いに学び合うことは可能です。
まず「作業中の画面を人に見せたくないとか恥ずかしい」といった感情があれば捨てましょう。様々な「画面共有」を積極的に使うことができれば、オフィスで仕事をする時よりも距離感を近づけ、同時に複数人に対して相談をすることもできるようになります。
G suiteやOffice 365でもこうした共同作業は可能ですが、会話をしながら画面を共有できる、お互いのカーソル位置も共有できる、ホワイトボードのように自由に作図できる、といったサービスが増えてきています。
Miro｜極めて複雑な作図や様々なメディアの共有をWeb上のホワイトボードで行える。
RemoteHQ｜豊富な画面共有機能とビデオ会話がうまく統合されています。
room.sh｜非常にシンプルなテキストエディタとホワイトボードとビデオ会話が統合されており、誰でも簡単に使い始められます。
見えにくいことは積極的に可視化する
「リモートワークは誰が何をしているのか分からなくて困る」というのもリモートワークに反対する典型的な反応ですよね。「人が働いている姿そのもの」は見えなくなるわけですが、そもそもデスクワークの場合には他人が何をしているかなんて、オフィスでも見えていないのではないでしょうか。
むしろリモートワークは、今、誰が何をしているのかをもっと可視化する良い機会です。TrelloやAsana、Backlogなどの一般的なタスク管理ツールを使って、チーム全体の仕事をリアリタイムにカンバン管理するのもよいですが、「今日、誰が、何をするのか」をもっと明確にできるツールもあります。
Remonade｜「その日の仕事がどの程度終わったか」に着目し、チームの状態を可視化してくれます。Remonadeは、新型コロナウイルスに伴って当面の無償化も発表しています。
Sunsama｜Googleカレンダーや様々なタスク管理ツールとも連携して、カレンダーベースでタスクを整理・管理できます。
「オフィスに出社している姿を見て安心する」のではなく、むしろリモートワークの方が「成果物しか見えないために誰が何をしているかが分かりやすい」ことが実感できると思います。
「働き方を変え続ける」ことに慣れる
社会人経験が長い人ほど慣れた働き方から離れにくく「リモートワークはダメ、仕事にならない」と考えている方が多いと思います。気持は分からなくはありません。でもこうした世代間ギャップは今まで何度も繰り返されてきたことですよね。
おじさん達が（私もですが）戸惑っているうちに、今のリモートワーク自体があっという間に古いものになっていくのではないでしょうか。5Gの普及によってWeb会議の品質も飛躍的に高くなるでしょうし、リモートワークの先に、VR・ARによるワークスペースを実現しようとするサービスも少しづつ増えています。
Spacial｜「昔、SF映画でみたやつ」を本気で実現しようとしています。
NEUTRANS BIZ｜3Dモデルを扱う企業さんなどに導入も進んでおり、実務的な品質でVR会議ができます。
Nodesk｜VRで仕事をしようとすると最大の課題になるキーボード入力の問題を解決しようとされています。
新型コロナウィルスによる全社的なリモートワークという今回の機会は、リモートワークという問題を「やる・やらない」ではなく「どうやって上手くやるか」に変えてくれました。あとは私達が「働き方を変え続ける」ことに慣れる必要があるだけですね。ではまた。
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