【Vol.608】説明を削ぎ落とす！

【本のタイトル】
外資系マネージャーが教える端的に伝える技術：1つの視点と3つの基本ルールで誰でもわかりやすく伝えられる人に

【著者】
アキヤマ・ダイジロウ

【インプット（引用文章）】
伝わりやすい説明をすための最後のルールは話す内容を削ぎ落とす、というものだ。もう少し具体化すると、話すべきことが複数要素にわたる場合でも、濃淡をつけて、しっかり説明する部分と説明しない部分に切り分ける、ということである。
例えば、「この前のシステムトラブルはなぜ発生したのですか」という問いを考えてみよう。これはシステムトラブルの原因が問われている。このようなトラブルの原因というものは、実際には複数であることも多い。例えば、５つの原因が実際にはあったとしよう。この時、５つ全てをダラダラと説明しないようにする。主要な原因が１つであると特定できているのであれば、その１つだけをしっかり話し、残りは軽く触れるだけにする。具体的には次のような話し方になる。「原因は大きく５つありましたが、主要な原因はウェブサイトへのアクセス急増によってサーバーに大きな負荷がかかったことでした。」
このように話を削ぎ落とすことで、伝えすぎの問題を回避することができる。
ここで２つの疑問が浮かぶかもしれない。一つは「削ぎ落とすのが不安なのですが、本当に削っていいのでしょうか」というもの、もう一つは「どうすれば説明に濃淡をつけられるのか」というものだ。
説明を削ぎ落とす、あるいは説明に濃淡をつける、とは言い換えれば「何かを伝えないこと」である。そのため、本当に説明しなくていいのか、など不安に感じることがある。私もそうだった。不安なので、ついついあれもこれもと説明してしまう。
だが、この「ついついあれもこれも説明してしまう」は結果的に何も伝わらない、という結果に終わる。なぜなら、人はそんなに他人の説明を聞いていられないし、覚えてもいられないからである。かなり集中している状態でないと、多くの情報を与えられても処理しきれない。だから、たくさん説明したところで結局何も伝わらないということになり、結果大事なことまでもが印象に残らなくなってしまう。
なので、説明にしっかりと濃淡をつけたほうが、むしろ良いと考えるべきだ。そう考えることで、削ぎ落とすことの不安に対処できる。
では、そうすれば説明に濃淡をつけられるのだろうか。先のシステムトラブルのように、これこそが主要な問題だ！とわかっている場合はいいが、判断に迷う場合もあるだろう。
これについて唯一絶対の方法を示すことはできないが、指針は示すことができる。それは「何が問われているか」に立ち返って考えろ、というものだ。
何が問われているか、から考えることで、自分が伝えたい事柄のうち、どれを重点的に伝えるべきかが見えてくるはずだ。
何が問われているか、から考える時にはコツがある。それは、「これは話さなくても相手の聞きたいことに答えられているな」と思う要素は削る、ということだ。もう少し具体化しよう。例えば、「今日は傘を持って行く必要ある？」と会社に出勤する家族から聞かれたとしよう。こんな回答ができるだろう。「天気予報だと昼間に降って一回止むけど、また夜遅くにかなり雨が降る、って言ってたから持って行ったほうがいいよ。」もう少しコンパクトにできそうだ。例えば、こう伝えてもいいだろう。「持って行ったほうがいいよ。夜はかなり雨降るみたい。」相手は日中会社にいるから、重要なのは帰ってくる時間帯に降るかどうか、だ。なので、昼にたくさん降って一度止む、という情報は必要ない。このように問いに立ち返って考えることで、不必要な情報をあぶり出すことができるのだ。
問いに立ち返って自問自答するときは、「この情報、なくても通じるかな？」「どちらの情報が相手の聞きたいこととして重要かな？」と考えてみよう。

【アウトプット（具体的アクションプラン）】
伝わりやすい説明をするために、必要な情報だけに削ぎ落として話す！

外資系マネージャーが教える端的に伝える技術: 1つの視点と３つの基本ルールで誰でもわかりやすく伝えられる人に

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