【Vol.504】仕事を取捨選択する！

【本のタイトル】
一生食えるプロのPDCA

【著者】
清水久三子

【インプット（引用文章）】
ドラッカー氏も言っているとおり、やらないと決めること事態も難しいですし、それをやらないで居続けることも難しいのです。仕事でもプライベートでもやることは増える一方です。やることを抱えすぎたまま、新たな仕事でPDCAを回そうとしても集中できませんし、他のことに時間をとられて行動できない確率も高いでしょう。
劣後順位を決めるために、今やっていることを次の4つの視点から考えてください。
①やめる
最も生産性が上がるのはすっぱりとやめることです。誰も見ていない定期レポートの作成、結論のない定例会議、会議のための読まれない資料作成、前任者から引き継いだものの目的のわからない管理業務、反応がないダイレクトメール、個人レベルではSNSや動画を見ている時間など、やめても支障がないことは存外にあります。
私は新しい部門のリーダーになったタイミングや、年度が替わるタイミングでは必ずやめる業務を決めていました。それは役割が変わる時は新しいPDCAを回すタイミングだからです。やめることを決めることでPDCAに注力でき、成果が上がります。
②頻度を減らす
「やめることができない」と判断したものは、その頻度を減らしてみましょう。日次を週次に、週次を月次に、月次を四半期に、、、といった具合に減らしていくのです。これだけでも半分以下の時間に減らすことができます。
私の部下だったある人は毎日計数報告レポートをメール配信していたのですが、ある時「このレポートを見る頻度を回答してください」とアンケートをつけて送ったところ、毎日見ると答えた人は少なかったので「週刊」にしました。頻度が高いものほど、減らすことによる削減効果は大きいので、やらなくてはいけないルーティン業務も頻度を見直してみましょう。
③人に任せる
自分が本来やらなくてもいいこともあります。事務作業などは、一人ひとりがやるべきものと誰かがまとめて処理したほうが早いものがあります。また、昇進などで役割が変わっても同じ仕事をし続けている人がいますが、その場合は従来の仕事を若手に任せるなど、新たな業務に集中できる状態にした方が成果につながります。
家事などに時間をとられていたら、アウトソースなども検討すべきでしょう。心理的負担が高いのであれば、期間を限定します。今、この仕事に集中するために半年間は使えるものはなんでも使う、と考えるのです。時間はお金で買える場合もあります。
④自動化する
定型業務などで毎回思いのほか時間がかかっているものはないでしょうか。「簡単だから、、、」と思っていても、チリも積もれば山となります。エクセルの関数を使うだけで今まで2時間以上かかっていた集計がたった3分でできることもあるのです。家事なども、高機能な家電で解決できることもあります。今までの仕事の上に、新たなPDCAを載せることがないよう、やらないこと＝劣後順位を決めておきましょう。
＜「劣後順位を決めるのは分析ではなく勇気だ。大切なのは過去ではなく未来を選ぶことである」経営者 ピーター・ドラッカー＞
やめることは勇気がいることです。過去との訣別と言ってもいいかもしれません。今やっていることは未来につながることでしょうか。未来に向けて一歩踏み出すために、勇気を持ってやらないことを決めましょう。

【アウトプット（具体的アクションプラン）】
やるべき仕事に集中するために、仕事を取捨選択する！

一生食えるプロのPDCA

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