【Vol.650】会議の最後に「振り返り」を行う！

【本のタイトル】
マッキンゼーで学んだ速い仕事術

【著者】
大嶋祥誉

【インプット（引用文章）】
会議には「拡散」と「収束」と言う段階があります。「拡散」は、いろいろなアイデアが出て議論が広がりを見せている状態であり、「収束」は一つの論点や主張に絞り込んで議論を深めている状態です。
ファシリテーターは、会議が「拡散」の段階にあるのか「収束」の段階にあるのかを読み取り、最終的な落としどころを探っていく必要があります。
例えば、議論が広がっているときには「ここで論点を絞るとすれば、どれが適切でしょうか？」などと問いかけて議論を整理します。反対に煮詰まっているときには「そもそも何が大事でしょうか？」などと問いかけ、深い試行を促します。
基本的に、会議は放っておくと拡散する傾向があるので、収束に重点を置くのがポイントです。
会議が終盤に差し掛かったときには、議論を通じて導き出されたアウトプットを確認します。そこでは必ず同意を取ることを意識しましょう。「では、皆さん、この結論で本当に宜しいですね」などと呼びかけ、参加者の同意を得ます。
そして最後に「誰が、何を、いつまでにするのか」といった決定事項を共有します。このように、ファシリテーターは会議が無事に着地できるよう、場の空気をリードしていくのです。
可能であれば、毎回でなくても構わないので、最後の5分程度で会議全体の「振り返り」を行っておくとよいでしょう。
前述したチェックインに対してチェックアウトという言葉があります。チェックアウトとは、会議を終える前に、今回の会議の評価、課題、反省点などを短時間で話し合うものです。
私の知る限り、ほとんどの企業でチェックアウトを行なっていないのですが、会議の質を向上させる上では重要な作業といえます。
参加者に会議を振り返ってもらうと、次のような感想が寄せられます。
「今日はいい雰囲気で活発な議論ができましたね」
「私はちょっと批判的な態度だったと反省しています」
「あまり集中できませんでした」
それを受けて、「次の機会にはどのように関わればよい会議になるのか」について発表してもらいます。次回の会議は、参加者全員が振り返りを意識しながら参加するので、確実に会議の質が向上します。
あるいは、会議中に振り返りを行うのも一つの進め方です。ファシリテーターが「今、皆さんの雰囲気はどうですか？」と問いかけるのは振り返りの一種です。
あるいは、次のような言葉をかけるのも有効です。
「ニュートラルなスタンスで参加していますか？」
「自分の判断をいったん脇において考えていますか？」
「問題は明確になってきていますか？」
適宜、振り返りの機会を作ることで、参加者と一緒に会議のゴールを目指していきましょう。

【アウトプット（具体的アクションプラン）】
会議の質を高めるために、会議の最後に「振り返り」を行う！

マッキンゼーで学んだ速い仕事術

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