【Vol.600】会議はキャンセル可能なルールにする！
【本のタイトル】
amazonのすごい会議 ジェフ・ベゾスが生んだマネジメントの技法
【著者】
佐藤将之
【インプット（引用文章）】
会議を開くと宣言し、みんなに召集をかけた以上、たいして共有すべきことがなくても、今更中止にするとは言い出しにくい。今週はなんの進捗もなさそうだけど、とりあえず集まって、メンバーがどのように取り組んでいるかを聞いておこう。そう考えた瞬間から、無駄な会議は増殖していきます。
アマゾンには、無駄な会議を強く嫌う文化があります。本来であれば、どこかで適切な意思決定が行われ、正しい選択に沿って物事が動いていく状態ができれば、会議などやらなくてもいい。しかし、それでは、みんなが何を考えているのかがわからない。それぞれの意見を聞いて、それに対して経営的な判断をするために、会議という形態を用いる。会議はそういう位置付けにあるので、アマゾンでは直前にキャンセルになったり、自分が出なくてもいいと思う時は出席を断ったりすることが当たり前に行われています。
不要な会議を極力減らし、必要な会議もタイミングによっては「キャンセルできる」というルールを作っておけば、お互いに妙な気遣いは要りません。
例えば、「前日に確認して、次の日にあるかどうか決めます」としておき、関係者にヒアリングして特に何もなければ、「今週は開催しないので、何かアップデートがあったらメールでお願いします」とアナウンスするだけでよくなります。
おそらく半分くらいの人は、会議なんて面倒くさいと思っているので、その分の時間を解放することで、他の仕事ができるようになります。しかも、その分、残業が減って1時間早く帰れれば、喜ばれること間違いなしです。
重要なのは、会議をすること自体が目的ではないということです。その場で集まって確認しないといけないことや共有しないといけない情報があるから、あるいは、何らかの意思決定をしなくてはならないから会議を開くのです。ただ集まって茶飲み話をして、「今回は何もなかったけれど、引き続き頑張ろう」と言って別れるのは、時間の無駄でしかありません。
このように無駄な会議をキャンセルすることは、トップ層が自ら実践しなくてはなりません。そうすれば、その下の階層もそれに伴い、日々の現場レベルのミーティングでも徹底され、企業文化として定着していくはずです。
【アウトプット（具体的アクションプラン）】
不要な会議を減らすために、会議はキャンセル可能なルールにする！
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