【Vol.601】会議の出席者数を減らす！

【本のタイトル】
amazonのすごい会議　ジェフ・ベゾスが生んだマネジメントの技法

【著者】
佐藤将之

【インプット（引用文章）】
アマゾンに在籍中、新規プロジェクトが立ち上がり、上司と私二人で取引先の会社に行ったところ、大変驚いたことがあります。先方はなんと15人もの同席者がいたのです。実際に話を詰める必要のあるのはオペレーション、システム、決済を担当する3人だけ。しかも、なぜか営業所長なども呼ばれていました。
あまりにも人数が多いので、「こんなに出て頂かなくても、本当に必要な方だけで」と言ってみたところ、次回から7〜8人になりました。これぞ日本企業だなと感じたのを覚えております。
関係ない人が出てくることの問題点として、その人の時間が無駄になることに加え、関係のない議論を持ち出され場が荒らされる原因になりやすいことも挙げられます。特に問題なのが、プロジェクトの進捗状況を確認する会議に、ビジネスオーナーの上司がやってきて、いきなりこれまで指摘しなかったことを言い始めたり、偉い人が来たことで、本来のゴールのためではなく、その人に説明するための会議になったりするケースです。
会議のオーナーが、自分がやろうとしていることをきちんと理解し、それで誰が影響を受けるのかを理解していれば、余計な人は呼びません。一方で、成熟度が低い人は、とりあえず関係しそうな人は全員呼んでおこうと予防策を取りがちです。
会議でのメンバーの集め方一つで、その人の実力が透けて見えてしまうのです。会議に誰を呼べば必要な議論ができるのかは、会議のオーナーがしっかりと考えなくてはならない要素です。
アマゾンでは、オーナーが会議の招集をするときに、絶対に出席してほしい「必須出席者」とそうではない「任意出席者」を必ず分けるようにしていました。
たとえば、実務レベルを担当していて、その人がいないと状況がわからないような場合は、必須出席となります。このとき、何らかの事情でどうしても出られない時は、呼ばれた当人が代理を立てるなど、わかる人を必ず出すよう手配することが暗黙のルールとなっていました。
これに対して任意出席は、「基本的に出なくてもいいけれど、こういう会議を行うことを一応知っておいてくださいね」という意味です。自分で出席する必要性を感じたり、何か言いたいことがあったりする場合は、もちろん出席しても構いません。
ある人に出席してもらいたいけれども、その上司まで呼ぶ必要がない場合は、上司を任意出席にしておきます。これは、自分の知らないところで、勝手に部下の時間を奪うとはけしからんと上司が腹を立てることのないよう、オーナーが配慮すべきところです。余計なコンフリクトが起こらない形で招集しなくてはなりません。
関係部門の誰を呼ぶべきかわからないときには、事前にその部署の責任者に相談します。それで「この人をアサインするので、お願いします」と言われたら、その人に招集メールを送り、その上司には「CC」を入れるのです。そうすれば、議事録も送付されるので、上司にも状況を把握してもらうことができます。

【アウトプット（具体的アクションプラン）】
時間の効率化を図るために、会議の出席者数を減らす！

amazonのすごい会議: ジェフ・ベゾスが生んだマネジメントの技法

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