会議とは
日本人の生産性低下が問題視されてる昨今ですが、私が普段から気になってることが「この会議オレ要らなくね？」と言う会議に出会うことがあります。
確かに担当のプロジェクトと関係する会議なのですが、分野が違ったり担当部分とは関係ない話題だったりするのに会議の参加をお願いされる
と言うわけで
会議の目的について考えてみましょう。
会議は一般に
プロジェクトの進捗状況を共有するために
アイデアを出し合うために、
問題を解決するために、
新しい計画を立てるために
開催すると思います
生産性の低い会議になる時は、会議の目的が上記のどれなのかが明確になっていない場合が多いです。
会議の目的を明確にすることは、参加者全員の時間とエネルギーを節約することにつながります。
会議の目的を明確に定義し、アジェンダを作成することで、参加者は会議に出席している間、目的を意識しながら生産的で効果的な会議を実現できます。
目的が明確でない会議に参加してしまったら
目的が明確でない会議でも、参加者が積極的にアプローチすれば、目的が明確な会議にすることができます。
アジェンダの作成
会議の目的を明確にするためには、アジェンダを作成することが重要です。アジェンダを作成することで、会議の進行をスムーズにするだけでなく、参加者が会議の目的を理解することができます。アジェンダには、会議の目的や議題、各議題にかかる時間などを記載し、会議の進行を効果的に管理することができます。
参加者の貢献
参加者が会議に積極的に貢献することも、目的が明確な会議にするために重要です。参加者は、アイデアや提案を出し合うことで、会議の目的を達成することができます。また、参加者が会議に積極的に参加することで、他の参加者も同様に参加しやすくなります。
参加者のフィードバック
会議が終了した後、参加者からフィードバックを受け取ることも目的が明確な会議にするために重要です。参加者からのフィードバックをもとに、次回の会議の改善点を把握することができます。また、参加者がフィードバックを出しやすい雰囲気を作ることで、より生産的で効果的な会議を実現することができます
結論
目的が明確でない会議に参加した場合でも、アジェンダの作成、参加者の貢献、参加者のフィードバックを活用することで、目的が明確な会議にすることができます。参加者全員が積極的にアプローチすることで、より生産的で効果的な会議を実現しましょう。