ビジネスセミナーのグループトークファシリをやってみた
今日は以前参加していたビジネススクールのイベントに参加。
参加申し込みをしたら
「グループトークのファシリテータをお願いしたい」
と打診を受けたため、ファシリ慣れしたい私は快諾。
このセミナーは、まず女性で若くして副社長になった方や、男性の多い職場で地位ある職位についた女性の登壇者の話を聞き、その後グループに分かれて参加者が登壇者へ質問するというもの。
私はそのグループに分かれた後のファシリテータをした、という感じ。
このnoteでは何かしらのアウトプットを目標にしているので、この場では
①zoomでの質問会ファシリテータを円滑に行う方法
②登壇者の人のためになるお話
をアウトプットしようと思う。
①zoomでの質問会ファシリテータを円滑に行う方法
「質問会ファシリテータ」なので限定的な場でのファシリではあるけれど、円滑に行うために下記を意識してやってみた。
質問会ファシリの段取りはこんな感じ。
１．主催者との打ち合わせ
２．事前の準備
３．質問会の実施
ポイントをまとめる。
１．主催者との打ち合わせ
当日の動きを具体的に想像しつつ、不明点がないようにしておく。
zoomでの開催だったので下記は明らかにした。
・指名するときの挙手の方法
人数が多いと手を挙げてもらっても画面に映りきらないので、
反応ボタンで挙手してもらうことにした。
・10分で学びをシェアする場合の方法
30人いて1人ずつの発言は時間が足りないため、チャットに書いて
もらって気になる人だけ指名してシェアしてもらうことにした。
・イレギュラーなことが起きたときの対応方法
当日の進行上、イレギュラーな場面を確認しておくと、
対応方法を事前に聞いたり準備することができる。
（例：感想を伝える場で質問が出ないように事前に注意喚起する）
２．事前の準備
・トークスクリプトの準備
ファシリ慣れしていない場合、これがあると落ち着いて話せる。
・トークスクリプトの内容
自己紹介（自分は何者か）
登壇者にまつわる一言
会の流れ（実施内容と時間配分）
注意事項
各段取りのタイミングで話すこと
今回の段取り
登壇者の話を聞いて学びの共有
登壇者との質問会
登壇者からのまとめ
３．質問会の実施
事前の準備に則って実施する。
いざやってみるとこんな困ったことが起こった。
・チャットからピックアップして発言してもらうことが難しい
チャットに書いてもらったものを全部読んでのピックアップは
無理。頭に入ってこない。
時間も短いのでえいと選んで指名すればよかった。
・学びの共有の場で長い質問が出てしまった
最初の注意事項でコントロールすれば良かったのと、
共有ではなく質問をピックアップしてしまったのがそもそもミス。
・１人で何個も質問する人がいて質問できない人が出てしまった
これも最初の注意事項でコントロールすべきだった。
「一問一答で短めにお願いします」
とは伝えたが、短い質問の具体例を挙げて、なぜそうするのか※を
一緒に伝えるべきだった。
※たくさんの人が質問をしたいと思いますので、１回の順番での
質問は１人１個までとさせていただきます。など。
・登壇者の回答が長かった
思ったより登壇者の回答が長く、時間をけっこう使ってしまった。
ただ、とてもためになる回答がたくさんあったのと、決して冗長
という訳ではないので問題はなかった。
質問会の目標として
「登壇者への質問を通じてより深い学びにつなげる」
を意識していたが、
「なるべくたくさんの人が登壇者に質問できるようにする」
という目標は意識していなかったため、少人数の質問者で質問が
終わってしまった。
但し、質問と回答自体はとても良かったので会としては結果的に
より深い学びにつながるものとなった。
（質問を多くするために無理に短めの質問と短めの回答をこなし
たとして、結果として深い学びにつながらなければ意味がない）
という訳で、ファシリとしての反省はいくつかあるものの、参加者の方々の質の良い質問と、登壇者の方の質の高い回答で、質問会自体はとても良いものになったので結果オーライ。
以下、ファシリをしてみての学びのまとめ。
やってよかったこと
・トークスクリプトの準備
慣れてなくてもスムーズに進行できた
・会の段取りと目的を最初に伝えたこと
参加者の方に意識してもらったうえで進行できた
次回気をつけたいこと
・コントロールしたい場面を想定し、先回って注意事項として伝える
・なぜその注意事項を守ってほしいのか具体的に伝える
・事前準備は余裕をもって行う
今回は直前の準備過ぎて想定が不十分な面あり
②登壇者の人のためになるお話
最後に、登壇者の人から聞いたためになるお話をまとめておく。
1つ目。企業理念は、日常的な生活の中で使える場面が多い、色んなことに置き換えやすい言葉だとことあるごとに意識できるし、社員の目線を一つの方向に合わせることができる。
例えばこのスープストックの「世の中の体温を上げる」がとても良い例。
２つ目。「何かをやろう」としたときに、全員が諸手を挙げて賛同してくれることは少ない。やりたいことの共感を得るためには、目指したいことが実現された場面を具体的に描き、その場面を含めて伝えると共感してもらいやすい。
例えば、各店舗での取り組みを表彰する場（グランプリ）を開催する取り組みをするときのゴールとして、「グランプリに参加した店員が帰り道で店長に『うちの店舗でもあの取り組みをやってみませんか？」と伝える」というような場面を想定し、その場面を実現するための取り組みだと伝えるイメージ。
仕事において新しいことに取り組む場合に、目標は設定するものの、こんな生々しくドラマの一コマを切り取ったような場面をイメージして、それを実現するためにはどうしたらいいのかを考える発想がなかったのでとても新鮮だった。
私の仕事はBtoCではなくてエンドユーザと直接関わることもないし、自社ソリューションを作っているだけだからドラマティックな場面なんてそうそうないと思い込んでいたけれど、一緒に働く社員のことを考えるとこういった場面というのはいくつもあるわけで。
私はキャリアの迷子で、子どもの学費を稼ぐために働いているのだと日々思って生きていたけれど、自分が仕事を通じて何をしたいのかということを、こういった生々しい場面を想像することで奮い立たせていけないもんかと少し思った次第。
2022.5.28追記
本日再度グループトークファシリをやる機会をいただけたので、前回の反省を活かした対応を記録。
・先回って注意事項を伝えるのが効果を発揮した
・最初のシェアで参加者の方に発言いただいたのが良かったのか、質問が短時間でかなり多く出た。しかも質問者も回答者もダラダラ話さないでくれたので良い感じでまわすことができた。
・進行を事前に考えておいたのでスムーズに進められた
２回目なので今回はかなりスムーズに進められました。
しかも、ここに前回の反省点と進行にあたってのポイントを書いておいたので、事前の打ち合わせで他のファシリメンバーにも共有できたのも良かった。
今回、大企業の女性管理職の方々にもお話をお伺いできて色々と学びになったことも記録しておきます。
・受容されるという雰囲気は思ったことを発言しやすくなるため非常に重要。管理職はそういう雰囲気づくりを大切にすべき
・管理職の良い面、楽しい面に目を向ける
→新しい世界を知れる、部下育成することでキラキラと活躍する姿を見れる
・チーム力を出す方に目を向ける。グイグイいくだけではない新しいリーダ ー像があってもいい。
・自分は変われる、小さな一歩でも行動すれば変われると信じる