生産性アップの王道は時間簿
【特集】生産性がUPする仕事習慣
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仕事の生産性向上や効率化について、10人に聞けば10通りの方法が出てきます。その情報の中で、正解ではなく、自分の気持ちが乗ってくるものから真似てみてはいかがでしょうか。時間管理、メールの返信の仕方、提案書のつくり方、上司へのホウレンソウの工夫など、「あっ、それいいかも！」と思えた実践法は、すごく自分に合っていて続けやすいものかもしれません。
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習慣化オンラインサロン メンバー
松本 毅 さん
■仕事内容を教えてください。
・職種とメインの仕事内容
会計事務所での会計業務・財務コンサル
会計業界向けのコンサルサービス
・通勤時間と通勤手段
20分 電車
・仕事環境
オフィス 9割
自宅でのテレワーク 1割
■当時、仕事で抱えていた課題は何ですか? ご自身の状況や背景も合わせて教えてください。
プレイヤーからプレイングマネージャーの立場になった時に、プレイヤーとしての仕事を任せきれず、マネジメントの仕事が中途半端になっていました。さらに、仕事を断ったりすることが苦手で、どんどん新しい仕事を引き受けて、パンク状態に。先延ばしが増えて、かつ、遅くまで残業・休日出勤が常態化していました。
■課題解決のためにご自身で実践した習慣はありましたか?
定期的にタスクを書き出して整理すること（その後、時間簿に発展）
■上記の習慣を具体的に教えてください。
週末に、現在持っている仕事・業務を全て紙に書き出します。その後、翌週の手帳にスケジュールを書き込んでいき、ざっくりと業務をやる日を決めます。
最初は手帳を使っていましたが、書き込めるスペースが少ないので、自分オリジナルの時間簿を作成して、1日1枚の時間簿に書き込んでいくようになりました（所要時間は1時間くらい）。
今は、習慣化オンラインサロンの朝活で毎週土曜日にウィークリーの振り返りがあるので、そこが良いリズムに！
■始めてからどのくらいの期間で効果を感じられましたか? また、仕事の質や成果にどのような変化が現れましたか?
・書き出すだけで、頭の中のモヤモヤ感がスッキリしていく感覚になりました。
・毎週、業務を整理することで、「これは◯◯さんに任せよう」といった感じで任せられる仕事が少しずつ増えました。
・また、新しくチャレンジする仕事は先延ばししがちでしたが、毎週、スケジュール確認することで、少しずつ進めることができるようになりました。答えが見えない仕事は、早めに相談できるように。
・時間簿に記録していくことで、こうすると上手くいくといったことにも気づけるようになりました。
■ご自身はもちろん、周り(同僚や上司、家族)の反応や変化はありましたか? それはどのようなものですか?
早めに仕事を任せたり、割り振ったりすることができるようになって、相手も安心して進められるようになり、お互いに仕事をやりやすくなりました。
■実践することで、課題はどのように解決されましたか? また、解決の方向に向かいましたか?
まずは気持ちの変化です。「このままだと終わらない！ どうしよう」という感覚が、タスク量は多くても、「こういう順番で進めていけば終わりそう！」という見通しが立てられるようになって、安心感が増しました。
また、タスクの整理、時間簿の継続を通して、生産性をアップするやり方のパターンが見えてきました。今はそのマイルールに則って仕事を進めていけば、どんな仕事がきても対応できる自信が芽生えている状態です。
残業時間や休日出勤も大きく改善し、趣味や家族の時間も増えました！
今は自分が学んで実践してきたことを社内のメンバーなどにも共有して、一緒に取り組むことで相乗効果も生まれています。
■同じような課題を抱えてる方にメッセージがあればお願いします。
時間管理、タイムマネジメント、生産性に関する本を読み漁りましたが、王道はタスクを整理して、毎日、時間簿をつけることかと思います。かなり地道な取り組みですが、このコツコツが間違いなく前進感を生み出してくれます。
そして、時間簿での記録を通して、ぜひご自身にあった生産性アップの習慣を見つけていただければと思います！