モノゴトがぐんぐん進む魔法のドキュメントづくり習慣

【特集】生産性がUPする仕事習慣
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仕事の生産性向上や効率化について、10人に聞けば10通りの方法が出てきます。その情報の中で、正解ではなく、自分の気持ちが乗ってくるものから真似てみてはいかがでしょうか。時間管理、メールの返信の仕方、提案書のつくり方、上司へのホウレンソウの工夫など、「あっ、それいいかも！」と思えた実践法は、すごく自分に合っていて続けやすいものかもしれません。 _____________________

習慣化オンラインサロン メンバー
シューワ 　

■仕事内容を教えてください。
・職種とメインの仕事内容　
WEBシステム開発のプロジェクトマネジメント

・通勤時間と通勤手段
130分　電車

・仕事環境
今はほぼ在宅

■当時、仕事で抱えていた課題は何ですか? ご自身の状況や背景も合わせて教えてください。
プロジェクトマネジメントという仕事柄、多数の人と関わり、自分のことだけでなく、相手のことも踏まえて管理していく必要があり、TODOの山、情報の山、未完了の山に埋もれていました。そして、深夜残業・休日出勤が当たり前の日々を送っていました。

■課題解決のためにご自身で実践した習慣はありましたか?
ひとつにまとめる習慣

■上記の習慣を具体的に教えてください。
情報を一元管理した誰もがいつでも見られる「まとめシート」をつくっています。プロジェクト・会議・イベント運営などあらゆる仕事で使えるため重宝しています。

その情報の一元管理の肝となるのが、「Google SpreadSheet」でつくったシート群です。目次をベースに、資料、議事録、企画といった用途に合わせた各シートをつくっていきます。

■始めてからどのくらいの期間で効果を感じられましたか? また、仕事の質や成果にどのような変化が現れましたか?
少しずつ自分流につくりあげていったのですが、最初のフォーマットをつくったときの効果で言うと、使った瞬間から効果はありました。会議の進め方が変わりましたし、全員に共有されたシートのためチームとしての生産性が上がったのが実感できました。

■ご自身はもちろん、周り(同僚や上司、家族)の反応や変化はありましたか? それはどのようなものですか?
ドキュメントづくりは苦手な人が多く、複雑なものだと敬遠する人が多いため、他の人からドキュメントをつくってほしいと依頼されることが多くなりました。

また、会議や仕事の進め方を、ドキュメントを中心軸に置いて進めるようになってからは、ものごとがスムーズに進んだ実感があり、チームメンバーからも好評の声をもらっています。

■実践することで、課題はどのように解決されましたか? また、解決の方向に向かいましたか?
まず一番大きかったのは、精神的に楽になったということです。以前はどこかに抜け漏れがないかと何度も何度も確認することが多く疲弊していたのですが、今はココを見ればいいんだという安心感があります。

仕事柄ミスが許されないことも多く、いつも神経をすり減らしながら仕事をしていたのですが、今ではその精神的な負担から解放されることが多くなりました。

仕事のボリューム自体は以前と変わりませんが、情報の整理ができるようになってきたため、無駄なことをやることが少なくなり、会議等の進め方も効率的にできるようになりました。

共有ドキュメントという特性もあって、チームメンバーの生産性にも少なからず貢献できている実感もあります。探しものをする時間が減ったという声もチームメンバーからもらったことは何度もありますので。

■同じような課題を抱えてる方にメッセージがあればお願いします。
テンプレート作成やマニュアルづくりなど、ドキュメント作成の大切さはよく言われます。ただ、そこにもコツがありますし、自分のしっくりくる方法があります。まずは本や誰かのものを参考にさせてもらいつつ、自分らしくしっくりくるドキュメントづくりをすると、生産性が飛躍的にUPしますので、ぜひ試行錯誤されることをおすすめします。

↓（参考）SpreadSheetのテンプレート

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