140(17/11).AI導入/生成AI✕セールスコンサルティング[中小企業向け]AI導入手順、タスク分解
結論、厳密ではなくとも、やってみる。
前回は、
改善、効率化をするための前提、第一歩として、
一つの業務、それは、どういうタスクの積み重ねなのか。
言い換えると、一つの業務の中にどういうタスクがあるのか？という、
｢業務分解｣が必要。
という話をしましたが。
では、どのようにするのか？
日常業務での例を見ていきます。
例えば、
「会議の準備をする」というタスクを分解すると、以下のようになります。
会議のアジェンダを作成する
必要な資料を収集する
参加者に会議の日時と場所を通知する
会議室を予約する
資料を印刷する
このように、会議の準備は具体的なアクションに分解され、各ステップが明確になります。
プロジェクト報告書の作成
「プロジェクト報告書を作成する」というタスクも分解できます。
プロジェクトの進捗データを収集する
データを分析し、要点をまとめる
報告書のテンプレートを用意する
内容を書き込む
チームメンバーにレビューしてもらう
最終版を提出する
この場合も、各ステップが具体的で実行可能な形になっています
「顧客へのフォローアップ」を行う場合は、次のように分解できます。
フォローアップが必要な顧客リストを作成する
各顧客に連絡する内容を決定する
メールや電話で連絡する
フォローアップ結果を記録する
次回のアクションプランを考える
このように、日常業務のタスクは具体的なアクションレベルまで分解し、それぞれのステップが明確になります。
上記は、あくまで一例なので、上記の一つ一つを見ても、さらに細かく分けてもいいかものもあるかもしれません。
いずれにしても、上記の例で、イメージはできたかと思います。
まずは、上記の例のような、
「会議の準備をする」というタスク。
「プロジェクト報告書を作成する」というタスク。
「顧客へのフォローアップ」を行うというタスク。
を明確にすることから始めていきましょう。
生成AIはどこへ行った？それも含めて、次回、お伝え致します。
今回は、以上。