時間管理で困ったら見直したい10のポイント

オフィスワークからテレワークに切り替わって気づくこと、それは時間管理の難しさではないでしょうか？

2015年に前の会社を辞めてから、5年ぐらいテレワークを実践して気づいた見直しのポイントをお伝えします。

1.仕事の全体像と目的を把握しているか？

やろうとする仕事の時間がかかる時、そもそも仕事の全体像がわかっていない、目的が理解できていないため、時間をかけた割りに進んでいないという現象が生まれます。

福岡に行きたいのに、仙台向けて歩いてたらいくら時間かけても到着しないですよね。

仕事の種類によってはそもそも全体像なんでわかんないよ！っていうのもあるかもしれませんが、上司がいたら上司にきく、同僚に相談してみる、似たような仕事をしたことがある人にきくなどで解決できるはずです。

2.仕事の目的達成のために必要な行動がわかっているか？

1と少し似ていますが、1は登山で例えるなら何メートルの山を登るのか決めた状態ですね。標高599mの高尾山に登るのは運動しやすい服装と靴を準備して歩くという行動だけで十分かもしれませんが、標高3776.12 mの富士山を登る時は準備の段階、実際に登山する時にやるべきことは変わってきますよね？

目的達成に必要と思われる行動を書き出す。
段階ごとや小さな目的ごとに必要な行動をまとめる。

などをして必要な行動を書き出して行きましょう。

ここでのポイントは粒度は意識せずにとりあえず書き出すことです。

全体像が把握できていたり、一度やったことだと行動のイメージがつく粒度で書くことができると思います。

ここでも書き出せない場合は、相談するというのも有効です。
その業務に関しての必要な知識を身に付けることで解決することもありますし、まずは小さく初めてみることで次に必要な行動がわかることもあります。

3.今自分がどの業務にどの程度時間をかけているのか把握してるか？

1と2を見直すだけでも大きな改善が見られます。

では、少し違った確度からの問いを。

「今日やった仕事で、どの業務にどれぐらい時間がかかったのか把握してますか？」

仕事とは小さな行動の積み重ねで完結するものです。

どの行動に思ったより時間がかかっているのか？確認してみましょう。

そしてその原因を確認しましょう。

私でいうと記事のネタを考えていたつもりが漠然とFacebookの投稿を読んでいて時間がかかっていた。

依頼しようかどうか「悩んでいたら」時間がかかっていたなどで時間がかかっていることがわかりました。

4.締め切りを決めてるか？

いつまでにどのような状態にしておく必要があるのか？って以外と決めていないことが多いです。

成果物の締め切りはあると思いますが、それを完成するために必要な小さな目的を達成するためにはいつまでになにをやる必要があるのか？ということをしっかり決めておきましょう。

その時のコツとしては自分に期待しないことです笑

かなり怠けている自分を想像してスケジュールを組んで行きましょう。

5.いつやるのか決めているか？

4で締め切りを決めたら、次はいつやるのかを決めましょう。

定期的に作業が必要だけど忘れがちなことなどは、毎週火曜日の10時-11時でやるようにするなど、自分の時間割を作ることが大切です。

決まらない会議は不毛ですが、会議のおかげで4と5が自動的にきまっていたと気づく人も多いかもしれません。

私は、大体これやろうというリストと締め切りがセットされていて、毎朝時間割を作ってからスタートをしています。

6.いますぐ手が付けられるぐらいまで分解できているか？

1から5までを実践できていたらかなりスムーズに仕事を進めることができていると思います。でも、時間がかかってしまう仕事もありますよね。

その時は分解できているかどうか？見直してみましょう。

「時間管理の仕事術の記事を書く」

これだとすぐに取り掛かることは難しいですよね。取り掛かっても、タイトルどうしよう、あれも書かなきゃとなって時間がかかると思います。

「時間管理で失敗した事例を10個あげる」

「事例をまとめて3から4つに分類する」

これだと5分あればできそうだなとなりませんか？

作業の時間がイメージできるぐらいまで分解できれば、この課題も解決するはずです。

ここも自分で考えてもわからなかったら相談するってことですね。

7.中断させるものを特定してるか？

例えば、電話や集中している時にSNSをひらくなど中断させるものを特定することも大切ですね。

解決策としては、集中する時間帯を作るというのも一つのテクニックです。

8.時間の見積もりは適切か？

これまで述べてきていたことと重複する部分もありますが、見積もりをはどうしてもできる自分を想定にしてやりがちなので、実績などをみて見積もりの精度をあげていくと良いでしょう。

見積もりが甘いために、他の仕事に費やす時間がなくなり結果的に締め切りの嵐に飲み込まれた人は少なくないはずです。

テクニック的なところでいうと、見積もり通り終わらなかったっときのために、時間を事前に用意しておくこともアリです。

9.そもそも自分でやるべきことなのか？やる必要があるのか？

ビジネスは絶えず変化するもので前提条件が違えば、やる必要性がなくなっているもの出てきます。

必要性がなければ、その業務自体無くしてしまったらいいですよね。

目的と締め切りと投入できるリソースから、そもそも自分でやるべきものか？という点も疑ってみた方が良いでしょう。

仕事をしたつもりになりたいから自分で抱えるのではなく、得意な人に任せる、機械に任せていきましょう。

仕事ができると言われている人は、自分でやるべきことの見極めがうまいというのと任せ上手です。

仕事を任せる時は、1から8で言及されていることを言葉にして伝えたらわりとうまくいくと思います。

10.悩むな、手を動かせ

本田翼先生がいう通り、悩むと考えるは全然違います。

悩む時間があったら、手を動かしましょう。

登山で三枝路があって、そこでどこに進もうか悩んで止まっていても解決しません。

最後に

自分もできていない部分があると反省しながら書きました。

オフィスでの同僚との会話や会議などで、場所や仕組みでマネジメントされていた人からするとテレワークでの時間管理は難しいと思います。

この記事を読んで少しでも快適な新しい働き方を実践してください！

次は自己管理などでも書こうかな・・・。