“仕組み化” 好きが集う最強コミュニティ「UPs」忘年会に行ってきた
昨年2024年12月に、UPSIDERユーザーのコミュニティ「UPs」の忘年会に参加してきました！“UPSIDER好き” の皆さんは、スタートアップ界隈でも特に仕組みづくりや業務効率化への熱意にあふれる素晴らしい方々ばかり✨️
この記事ではこのイベントレポートとともに、2024年にUPSIDERをどう活用したか？の具体的な方法も紹介したいと思います。
「2024 UPs Challenge Award」大賞をいただきました！
忘年会ではコンテンツ「今年挑戦したこと」にノミネートいただきまして、皆さんの前でプレゼンさせてもらいました！そして光栄なことに「大賞」をいただきました🏆 ありがとうございます。
— よごろ / ONE MEDIA (@sakiyogoro) December 17, 2024
2024年は事業成長していく一方、3名いた管理部門メンバーが全員退職してしまい、事業側も見つつ管理部門領域にチャレンジした “二足のわらじ” な1年でした。営業畑出身の私にとって、管理部門の業務は初めての挑戦でした。メンバーや外部の皆さんに大変助けられ、迷惑をかけながらでしたが、なんとか乗り切れた。あと新しい学びもたくさんありました。
↓「UPs」忘年会でシェアしたこと（一部抜粋）
どういう状況だったか？どう対応しているか？については、こちらの記事で詳しく書いていますので、ぜひこちらもお読みください。
忘年会で会った「UPSIDER」ユーザーの皆さんは、
■管理部門（バックオフィス/ミドルオフィス）のプロ
■経営しながらバックオフィスに取り組んでいる方
が多く、「いけてるコーポレートシステムを作りたい🔥」という熱意に溢れた方々でした。新しい機能が出たら飛びついて試してみたり、API連携ゴリゴリやってみたり、いつも社内で大活躍してるんだろうな〜と思います。とはいえ規模が小さいスタートアップだと、1人で黙々とやることも多いですよね。だからこそ、横でつながることができる「UPs」忘年会はとても盛り上がってました👏✨️
そして「イケてるプロダクトは、イケてる人が作っている」ということで、UPSIDER社の皆さんもプロダクト愛がビシビシ伝わってきました。実はこのユーザーコミュニティの「UPs」は、「UPSIDER」を愛するユーザー有志で運営されているらしい。ユーザー側がこんなに熱量高く運営してるBtoBサービスのコミュニティってあるのだろうか…プロダクトの良さが証明されてます。
「UPSIDER」で法人クレカの概念が変わった
ここからは2024年にチャレンジしてみたUPSIDERの活用について紹介します。ワンメディアではもともとUPSIDERを利用していたのですが、その良さは活かしきれてなかったと思います。
■ワンメディアでのUPSIDERの使いかた
Before
・サブスクや高額決済のときに使う
・何枚かあるクレジットカードの1枚として使用
After
・クレカ決済可能なサービスはすべてUPSIDERに切り替え
・用途ごとに30枚以上のバーチャルカードを発行し、使い分け
UPSIDER活用の一歩目は、バーチャルカードの増産
UPSIDERの営業担当の方に教えてもらって最初に取り組んだのは、バーチャルカードの大量発行です。「バーチャルカード」というデジタル上でのカードを作れるのですが、これの発行ハードルがとにかく低い。管理画面でポチポチするだけでカードをたくさん発行できるんです。
バーチャルカードのメリットは、リスク分散と決済管理のしやすさにあります。用途別にカードを発行して、用途別に登録サービスを紐づけ、カードごとに利用枠とオーナーを決めます。そうすると、例えば「総務系の支払いしたら、利用枠が来てしまってカードが利用停止。大事な広告配信が止まったーーー」みたいな最悪の最悪の事態が起こらないです。（広告会社としてはほんとに最悪）
キャッシュフローの観点はもちろんなんですが、クレカのメリットはデータ化がしやすいことですよね。UPSIDERはその点をとにかく極めていると思います。個人でも、現金よりも圧倒的にクレカのほうが家計簿管理もしやすい。企業のお財布も同じだなと思いました。会計素人な発想ですが…
Slackのチャンネルとの紐づけもできる！
さらのUPSIDERが便利なのはSlackとの連携です。UPSIDER連携用のSlackチャンネルを、部門などの大きなカテゴリごとに作成しておきます。
そうすると、UPSIDERカード（リアルカードでもバーチャルカードでも）で決済が走ると通知が来ます。さらにその「通知スレ」上で証憑をアップができます。これがとても便利だし安心😌
この辺はぜひ「UPs」のコミュニティマネージャーをされている早瀬さんの記事を見てもらいたいです（私もこの記事を参考にSlack連携導入しました）
良いプロダクトは「二兎を追いかけて二兎を得る」ことができる✌️
私が管理部門畑ではなく営業畑出身だからかもしれないですが、コーポレート系のBtoBプロダクトならではの細かい権限設計や複雑な管理画面がとても苦手です。
経理や人事しかアクセスできない情報やシステムが多すぎませんか？ 非上場の会社であれば、極端に言うと「個人情報や人事情報、NDA関連」以外は全部オープンにしていいと思っています。ワンメディアの以前の管理部門では、情報が一部の担当者に集中しやすい“クローズドな思想”になってしまっていました。
■情報が一部の担当者に集中するクローズド思想
↓
■Slack等のAPI連携があるオープン思想
クローズド思想に陥りやすい仕組みやプロダクトは無くしていき、コストがかかったとしてもオープン思想があるプロダクトにどんどん切り替えてます。UPSIDERはこのオープン思想の最先端だと思います。本当に導入してよかった😊❤️
「非属人化」と「スピードアップ」の “二兎” を追いかける
2024年に事業側と管理部門側をどちらも関わってみて、管理部門こそ「非属人化」をゴールにしていくべきだなと思いました。管理部門は専門領域が多く見えるので、スペシャリスト1名が「ひとり〇〇」としてすべてこなしがちです。そのほうが短期的に見ると、業務スピードが速いから。
でも管理部門が一時的に崩壊した経験から言わせてもらうならば、担当者1人の頭の中だけに情報が溜まり、複雑な管理画面で業務を完結させてしまっている状態はとても危険。何かあったときに、全体像を把握するのに時間がかかります。さらにそんな状態だと、事業部と管理部の情報格差を、あたかも自分の権限のように使う人も出現しやすいです。この経験を踏まえて、管理部門のプロジェクトでは、属人化しやすい専門業務こそ分解し、仕組みとして整えることで、誰でも対応できる状態を目指しています✊
UPSIDERを使って思ったのは、今どきの良いプロダクトはコーポレートの「非属人化」と「スピードアップ」のどちらも叶えてくれること。事業部側の担当者がSlackやアプリを使って直接アクセスしやすいですし、決済情報が「人」を介さずに「プロダクト（UPSIDER / freee / Slack等）」側に自動連携されていく。こういう思想のサービスをどんどん使っていきたいです🔥
2025年、さらに挑戦したいこと
2025年は、コーポレート分野で以下の課題に取り組みたいと思っています。
■請求書の発行と回収プロセスの最適化に取り組みたい
次のターゲットは「請求書周り」だなと思ってます。ワンメディアはSNS特化の広告会社／受託制作事業なので、大きな企業からお金をいただき、個人のクリエイターにお支払いするというお金の流れが基本です。だからこそ請求書の発行・回収（特に回収）がカオスになりがち。UPSIDER・freeeあたりを活用しながらなんとかしたいです。
■スタートアップバックオフィスの採用
これは2024年からの積み残しですが… 管理部門において「非属人化」という思想に共感してくれる方を引き続き募集中です。
※実は先日人事責任者が1名ジョインしまして、管理部門ゼロからは脱出しました
■コーポレートシステムのなかでAIサービスを入れる
個人単位では「ChatGPT」を使ってるのですが、個人の業務に留まってしまっています。ITリテラシーによらず、AI機能にアクセスできる状態にしたいです。どのメンバーでも常に触っているサービスでAI機能を導入するのがレバレッジが効きそうだなと思ってます。「Slack」か「Notion」など。先日「ZoomAI」を導入して、議事録が一部自動化されてとても良かったです👏
そして「UPs」忘年会でUPSIDERでもAI活用のサービス「UPSIDER Cowoker」が出ているのを知ったので、早速導入してみたいと思っています！
改めてUPSIDER社の皆さん、コミュニティマネージャーの皆さん、本当にありがとうございました！自分と同じく、経営しながらバックオフィスに取り組んでいる方ともつながることができて心強かったです。
2025年もUPSIDERを活用しながら、ゴリゴリ仕組み化進めていきたいと思います👩💻
