ファシリテーターが議事録を構造化しながらMTGを進めるとスムーズ
はじめに
こんにちは！POLのmotikomaです。サムネは飼い猫の「梅ちゃん」です。特技は「ご飯のおかわりのおねだり」です。よろしくおねがいします。
一般的にはファシリテーターと議事録担当は別々に設定するパターンが多い印象があるのですが、私がファシリテーターを担当するときは自分も議事録を書くようにしています。
というわけで今回は「ファシリテーターが議事録を構造化しながらMTGを進めるとスムーズ」というテーマで、個人的Tipsを書いてみたいと思います。
※ファシリテーション, 議事録に関する書籍はあまり読んだことがないので、我流です。
サマリー
ファシリテーターが議論の構造を「議事録」としてリアルタイムに可視化することで論点がブレにくくなる
議事録を確認する際に意思決定の経緯を把握しやすくなる
理想
MTGの際に議論をスムーズに進めたい
「組織が大きくなって、気がついたらMTGが増えて、なかなか開発する時間が取れなくなった...」といったお悩みを持つ皆様。わかります。MTGはなるべく効率的に進めたいですよね。下記のような工夫をしている組織は多いかと思います。
工夫①：事前にアジェンダを用意しておく。参加者はMTG前にアジェンダに意見を記載しておく。MTGは議論に集中する。
工夫②：事前にアジェンダを用意しておく。MTGの最初にアジェンダを黙
読する。黙読後、議論に集中する。
などなど。
MTG後に意思決定の経緯を確認したい
MTGの参加者,非参加者問わず、後から決定事項の経緯を確認をしたい時がありますよね？ 議事録を録る目的を考えた時に上記の理由があるかなと思います。
課題
MTGの際に論点がブレて議論が錯綜しがち
アジェンダが事前に用意されていても、議論が白熱すると論点がブレていくことってありますよね...!
議事録が時系列でダラダラと書かれていると意思決定の経緯がわかりづらい
時系列に発言をひたすら書かれているという議事録って意外と多いなという印象があります。特にMTG非参加者が後から経緯を把握しようと思った時にそれなりにコストがかかるという悩みがありました。
解決策
ファシリテーターが構造化しながら議事録を取る
構造化されたアジェンダがあれば、それに沿って議事録を録っていきます。
個人的なアジェンダの構造は大枠で下記のような感じです。
議題
理想
課題
解決策A
効果（メリットデメリット）
解決策B
効果（メリットデメリット）
決定事項
事前に構造化されたアジェンダが存在しなくても、上記の構造に沿って議事録をリアルタイムで録っていきます。
議事録を取りながらファシリテーションする
リアルタイムで議事を構造化していくので、ファシリテーターを含めた参加者全員が議論の構造を把握できます。「論点がズレたな」と思っても、議論を元の論点に引き戻しやすくなります。
また、新しい論点も構造に加えることで、全体における意味合いを理解した上で任意のタイミングで話すことが可能です。
常に構造を整理,確認しながら議論を進めるので「何について話しているかよくわからない時間」を減らすことができます。
例：課題（と背後にある理想）の認識がブレていたパターン
ブータニアスさん：「私はA施策をやったほうがいいと思います！」
ヌマさん：「いや、私はhogeという理由により、B施策の方が良いと思うんですよね」
ファシリテーター：「なるほど！。ヌマさんの提案の背景にある課題は〜で合ってますかね？（確認&ヒアリング）なるほど！となると別の課題ですね（議事録に追記）。これは解決策を考える前に課題の整理をしたほうがいいかも。まずは理想の状態の認識を合わせましょうか」
例：解決策の効果に関する新しい軸が出てきたパターン
ファシリテーター：「背景, 課題についての理解は大丈夫ですかね。解決策Aと解決策Bはどちらがいいと思いますか？」
ブフリコラさん：「解決策のメリットに難易度という軸もあると思うんですが」
ファシリテーター：「なるほど！では、軸を増やしてみましょうか。表形式で可視化すると良さそうですね（議事録に追記）」
などなど、いろいろなパターンがありそうです。
効果
メリット
論点がブレにくくなり議論がスムーズになる
デメリット
議事をそのまま生ログとして残せない（デメリット？）
個人的には生ログの用途が思いつかないので、あまりデメリットを感じていません
ファシリテーターの議事録を書くスピードが遅いとボトルネックになる
実際にはそこまで困ったことがないです。参加者全員で議事録を記載しつつ、ファシリテーターが構造化を主に担うなどでカバーできそうですね。
まとめ
「ファシリテーターが議事録を構造化しながらMTGを進めるとスムーズ」というテーマで、個人的なTipsを書いてみました。
ファシリテーターが議論の構造を「議事録」としてリアルタイムに可視化することで論点がブレにくくなる
議事録を確認する際に意思決定の経緯を把握しやすくなる
上記を実践することで効率的にMTGを進められるようになった実感があります。皆さんはどのようにMTGを進めていますか？
今回の記事が少しでも参考になれば幸いです。
参考文献
「目的を持って文章を構造化する」際に下記の本が参考になりました。
・超箇条書き
・ドリルで学ぶ！人を動かす資料のつくりかた