チームのみんなが使いやすい業務ツールを作りたい 今まで取り組んできたこと
sak107です。デジタル初心者ですが業務での困りごとを自分で解決できるようになりたいと取り組んできた3か月間。今回、取り組んできたことをまとめてみました。
ちなみに・・３か月前の私はこちら↓
解決したい課題
改善したい課題について、チームのみんなとミーティングを実施。私がやりたいことはチームの困りごとを解決する手段になるのかを相談。
その中で、私の一番課題と考えていた、在庫表というツールを改善することに決めました。
在庫表とは
課題
・担当ごとにフォーマットがあり、見る際も更新する際もわかりづらい
・毎週の更新に時間がかかる＝チーム全体で週間約1050分掛かっている
目指す姿
・繰り返し作業を自動化して楽に 正確に更新したい
・担当外でも見やすい・更新しやすい形にしたい
作ったもの
PowerAutomateDesktopでデータ取得の自動化
取得データ① メール添付ファイル
特定のメールの添付ファイルを自動で取得
1つのフォルダに集約
1枚のシートにまとめなおす
取得データ② 社内システム情報
社内システムに自動でログイン
必要事項を自動入力・データの取得
VBAでエクセル内データの成型・転記
取得データにピボットをかけ数値の集計 転記元を作る
ベースのシートにVLOOKUPで転記
＊VBAコードは生成AIに書いてもらいました＊
PowerAutomateDesktopでVBAも操作
苦労した点
今回やりたいことは大きく2つ
・フォーマットの統一
・どうやって自動化するか
さらに自動化の内容も多岐にわたり、何から手を付けよう・・状態。考えていたら訳が分からなくなり・・からのスタートでした。やりたいこと・必要なことをいったん書き出し、整理しました。一度にすべてをレベルアップも自分の力量的に無理があるので、ベースはエクセルのままでスタート。自動化の部分に力点を当てて進めました。
PowerAutomateDesktopが今回やりたいことを解決するのに一番いい！と思いましたが、それだけで完結しようとしたらなかなかうまくいかない。エクセル内の作業はVBAのほうが得意ということを知り、併せて使うことに。でもどちらも私には難しかった・・・
ひたすら検索をして解説サイトや動画を見ながら修正。ただ基礎知識がほぼゼロなので何を説明されているかさえも理解できず・・・何度も何度もみて、周囲に聞いてなんとか形にしました。その後、チームのみんなにフィードバックをもらって修正しながら今の形ができました。
成果
取り組みの成果
・チームで活用できれば1週間約500分の時間短縮。
・フォーマットが統一されるのでチーム内での共有・代行も可能。
現時点での取り組みの成果としてはまだ道半ばです。改善が形にはなりましたが実用化はこれからです。再度フィードバックをもらって更なる改善・マニュアルの作成を加え、みんなに使ってもらえるようにしていきます。
実用化に向けて
一人ではできなかったけれど
今回、挑戦にあたって周囲の助けなしには実現できませんでした。導いてくださった方、相談できる仲間、応援してくれる上司・同僚、そして、家族の理解があってなんとかここまでやることができました。本当に感謝です。
未だ、デジタル初心者🔰は外せる自信はありませんが、こんな私でも自分でデジタルで課題解決できるんだ！という自信になりました。
