士業レボリューション①

司法書士事務所に勤め10年になる。

開業間のない事務所に勤めた。

最初は一日１件の仕事もなかった。でもそのおかげで、受託簿やチェックリストの作成等、さらに私には必要な法律の勉強をする時間も与えてもらえた。

【次も選んでいただける事務所】を目指して、電話の応対や挨拶から、完了後の報告引渡しにも気を配ってきた。

所長の温かい人柄と、また前述した甲斐もあってか、仕事は年々増えていき、今は、スタッフも４名に増え、日々忙しく業務に勤しめるようになった。

すると、受託から完了まですすめるのだが、そのスタッフの能力による差が現れてきた。そしてこの仕事はAさんしか出来なくて、ではBさんにはこれをしてもらって、、。

当然、抱える仕事の量が増えれば残業も増え休日出勤も増える。『私は忙しいのに、あの人は電話も出ない。』。。不満満載
これは、スタッフ間もギクシャクする。解消したい悩みだ。

また今回のシステム化の何よりの目的は、業務の拡大、集客の拡大だ。
今までの体制では受託できる量に限界がある。一人ができる量が決まっているからだ。
しかし体制を変えれば、まだまだ余地がある。

来年、相続登記が義務化される。
私見だが、相続は【争族】と揶揄されてきたが、事前に対策してあれば争う事態にならなかったのではとおもえる事例も多々あった。

今回のシステム化で、事務所全体の余力が伸ばせれば、これから相続をむかえる方々に、トラブル回避の方法や節税の提案も出来るようになる。

それで
DXをすることにした。
分業化である。
分業化するために、その道のプロの方々を招いて進めることにした。

具体的には、
現状では、
例えば贈与による土地の名義変更（所有権移転登記）の依頼を受けたとする。
先ずは資格者が面談し詳細を聴取する。また贈与することにより発生する固定資産税に不動産取得税、１１０万円超の贈与であれば贈与税もかかること。そのときの対応等も説明、確認して進める。書類作成後の実際の調印時の面談も専門家の領域である資格者が行う。

そして、それ以外の日程調整、書類作成、申請、完了後の引渡し等等をスタッフが行う。
今まではその登記そして申告対象のものならAさん、申告不要ならば担当を割り振ってきた。（ちなみに当事務所は税理士業も登録している。）

その縦割り体制をやめ、一件の依頼を分業化し、段階ごとに担当を決めたチームで進めていくことを目標にする。

飲食店でもホールと厨房と分けて仕事している。いわんや製造業においてもだ。

組織化といえば分業化、
あたり前といえるのだろうが、最初話を聞いたときは、士業においては、専門分野での対応、書類作成は分業できないだろうとの思い込みもあった。戸籍一通取得するのにも、目的別で書き分ける書類もあり、誰にでも出来るわけではないと反発する気持ちもあった。増えたとはいえ、個人事業主を中心とした小企業。システム化すべき余地はないのではと思い込み。

しかし、
サイボウズなどのグループウェアを導入し、分業化するプロジェクト体制作りを聞いていたら、私も構想が膨らんできた。
分業化することで仕事の全体像がみえなくなる不安も、システムにより可視化できることもわかった。

やれそう！そしてもっと自分も伸ばせそう！勿論、事務所も！

                                                            
具体的なグループウェアを使った、縦割り体制作りについては、次回述べたいと思います。

読んでくださり、ありがとうございました。今後とも宜しくお願いいたします
了