電子取引データの訂正削除防止の事務処理規定をセイフティネットに
はじまってからだいぶ経っていますが電子帳簿保存法について実はあんまりわかっていない…という方向けです。
2024/1から義務化されている「電子取引データの保存」に絞っています。
全体像
「電子取引データ」の保存要件
改ざん防止措置を施す
検索性を確保する
可視性を確保する
の3つがありますが難解なのは①です。本コラムでは①にフォーカスして解説してゆきます。
改ざん防止措置の施す方法
『電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】令和5年6月』の問27にて、以下のいずれかの方法が掲げられています。
「タイムスタンプ付与済データ」を受領する
受領者側で「速やかに」タイムスタンプを付す
データの訂正削除をおこなった場合に、その記録が残るシステム（又はそもそも訂正削除自体ができないシステム）を介してデータの授受及び保存をおこなう
訂正削除の防止に関する事務処理規定を策定・運用・備え付けする
どの方法にするかは事業者が自由に選択でき、また、複数の改ざん防止措置を使い分けることも認められています（一問一答の問28）。
事務処理規定も作成しておく
1~3の方法を選択するとしても、セイフティネット代わりに４の方法（事務処理規定の策定・運用・備付）も並走してやっておくことをおすすめします。
一般的な会計ソフトを使用している場合、システム上にPDF（電子取引データ）をアップロードすれば2が実行される場合が多いでしょう。
ただ、改ざん防止措置の要件については、「タイムスタンプが付与されているのかどうか」とか「記録が残るシステムなのかどうか」「タイムスタンプの付与はどうやるのか」「送信者側でタイムスタンプが付与されているのかどこから確認するのか」など、素人が日々の業務の中で即座に判断できるわけがないです。
経理担当者は経理のプロですがシステムのプロではないですし、税理士も税務会計のプロですがシステム的なことは分かりませんし、税務当局職員も税務行政実務のプロですがシステム的なことは分かりません。何とも不気味な状態です。
そのためセイフティネットとして4もやっておきましょう。