代表電話番はかけにくい電話に「ありがとう」と言いたいのです

今日もまた代表電話番をしています。

電話対応について第３回。今回は小話。

一般事務、苦手だな、と思いつつもなんとかやっていますが、たまに「今、気持ちの良いやりとりができたな」と感じることがあります。

それは、「申し訳なさそうに電話をかけてきた相手」に「ご連絡くださり、ありがとうございました」と言えた時です。

かけにくい電話は色々あります。

・定期購読の中止
・返品
・注文のキャンセル
・注文の部数変更(減少)
・請求書類等の再発行依頼
・クレーム

などなど。

電話口に出た時、明らかに相手が緊張しているな、とわかったりします。

中にはとても申し訳なさそうに話してくださったり、ぽそりぽそりと伝えてくださる方も。

私も電話が好きじゃないので、つい感情移入してしまいます。

極力電話は避けたい。まずネットやメールで手続きできないか調べ尽くして、手がなかったら仕方なく、イヤイヤ電話をする。

そんな感じです。

しかも弊社は電話で連絡するしかないことが多いんです。ごめんなさいね。

だから私は「ありがとう」と伝えたいのです。会社として、ちゃん連絡くださってありがたい、というのと、気持ち的に伝えにくかっただろうに、電話をかけてきてくれてありがとうございますという気持ちから。

実際に電話の最後に「ご連絡くださり、ありがとうございました」とお伝えすると、電話の向こうで「ほっ」とした音が聞こえたような気がする時や、明らかに気が緩んで声がやわらかくなる時があります。

そういう時は、私もちょっと良い電話対応ができたかな、なんて気持ちになります。

私の務めている会社はがっちりした電話マニュアルがないので、「お電話ありがとうございます！」みたいなノリは皆無です。

だからこそ、適切なときに、いい感じでそう言えると、私自身も救われたような気持ちになります。

忙しい時はそのたった一言がするっと出てこなかったりするんですけどね。

それはおそらく、過去に電話に緊張した自分のための「ありがとう」でもあるのです。

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