スプレッドシート × 〆切で超簡単タスク管理！
１．きっかけ
今年の僕は、ICT推進として働いています。とある事業で、巡回をしながら２週間に一回、勤務校へ出向いています。ポータルサイトの開設や、Google Chat を用いたコミュニケーションを始めていく中で、一定の成果を得られた実感がありました。
そして、４月下旬にとある相談が寄せられました。
〆切を管理する、リストみたいなものがあるとすごく嬉しいんだよね。
この言葉を聞いて、すぐにとりかかりました。
・・・が、結果は惨敗です。使用したのは スプレッドシート でした。ですが、「日付順に手動で並べられない…」という悩みがずっと解決できなかったのです。
こんな感じです↓
・12/13 教務部 職員会議に向けての意見集約
・12/24 指導部 代表児童を１名、担当に報告
ここに、12/16の予定を入れたいですが、困りますよね。一度切り取って、空いた部分に入力して、下の行に貼り付けて…。
めんどくさいですよね。
つまり、達成したいのは
・日付順で並び替えてくれる
ことです。
そこで、やっとこの思考にたどり着きました。
「自動化」
ここから、GASとの戦いが始まったのでした。
２. さいしょからスマートにできたら苦労しない
しかし、これが難しいのです。何度検索しても、一向にいい方法が見つからないのです。そこで、思いついたのが、Gemini の活用です。
４月からちょこちょこ活用していたのですが、まあ便利な秘書くらいな立ち位置で使わせていただいたのですが、質問攻めしました。
すると面白いことに、コードを書いてくれるじゃないですか。当時の僕からしたら、目から鱗です。でも、何が書いてあるのかまったくわかりません笑。
function sortByDate() {
// アクティブなスプレッドシートを取得
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
// 並び替えたい範囲を指定 (例: A2からD10まで)
var range = sheet.getRange("B3:F30");
// 日付が含まれている列 (例: B列) を基準に昇順で並び替え
range.sort({column: 2, ascending: true});
}スタバで３時間ほど格闘して、出てきたのがこのコードです。とにかく、よくわかりませんが、これをスプレッドシートで実行できればいいことだけはわかりました。手順は次の通りです。
というわけで、完成したのがこちらの スプレッドシート です。
まずは、先ほど説明したように、拡張機能→Apps Script でGASを実行できるようにする必要があります。初回起動の際はこちらをヒントにしてください。
これにより、誰でもタスクを記入することができます。ですが、このままだと、コードの実行方法が手動です。そこで、「トリガー」というものを使用して、自動化します。
編集時の変更でもよかったのですが、職場の先生方に時間できっちり自動で変化する様子に驚いて欲しかったという理由で、分ベース（10分おき）にしました。
という感じです。当然、玄人の方からしたら、とんでもなく遠回りで、しかもまだ改善の余地があると感じたでしょう。ただ、素人からスタートした割には、上出来といえる自負しています。
３．反響
職場の先生方に、〆切リストについてのアンケートをとりました。その結果が、こちらです。
やはり、ポータルサイトでいつでも〆切を確認できるようになったこと、色分けの表示や自動化で並び替えてくれる機能がヒットしたみたいです。中には、学級サイトに導入した先生もいらっしゃるようです。苦労して生み出した甲斐がありました！
４．おわりに
僕は日付順に並べることが、昇順でできることも知らない教師でした。そんな自分でも、エラーを重ねまくったからこそ、身についた知識なのだと思います。先生方のお役に立ちたいという一心で頑張り続けることで、いつか花は咲くものなのだと感じました。
勤務校の校務DXが、飛躍したきっかけともいえる〆切リスト。そのほかにもたくさんのツールを生み出してきました。今後も折を見て紹介していきます。もし、興味持っていただけたら、今後も投稿を見ていただけるとうれしいです！