個人情報管理とZoomの活用

Zoomの導入を提案したときのことです。現場の職員からは、個人情報は大丈夫か、安全はどうなのか、そんな声がありました。しかし、今までの経験から言えることは、個人情報に関する事故は、システムのせいではなく人によるミスがほとんどです。今は、Zoomでの会議が標準になったおかげで、必要以上に資料を印刷することがなくなりました。おかげで、個人情報管理の安全性が向上しました。

福祉施設における個人情報管理

私は、障がいのある人が利用する事業所を経営しています。2003年に個人情報の保護に関する法律（通称：個人情報保護法）が制定されてから、個人情報の管理が徹底されるようになりました。

私は、個人情報保護法が制定されるまで、個人情報に対する意識がほとんどありませんでした。また、私にかぎらず、業界全体としても個人情報に対して十分な配慮ができていませんでした。

ずさんだった個人情報管理

たとえば、電子データの管理です。なかでもUSBの紛失や、データの誤送信の事例があり、行政から徹底するように指導がありました。

USBは小さくて簡単にデータを持ち出せるため、大変便利です。しかし、その分、業界では、紛失事例が何例もありました。また、私の法人では、従業員がデータを持ち出し、自宅で仕事をしたことから労務管理の問題が生じました。その後、私の法人では、USBの使用をやめました。

また、業界では、データの誤送信も複数報告されています。中には、支援者間のみで共有する情報をご家族に送ってしまったという事例もありました。私もだいじには至らない、誤送信をしたことがあります。気を付けなければいけません。

今、私の法人では、社内ネットワークを整備したことで、USBの使用をやめ、メールも本文には個人情報は書かないこと、データを添付しないようにしています。事故の多くは、システムを使く人の問題です。

会議資料のあつかいにも要注意

また、私が気にしていたのは、会議資料のあつかいです。会議に参加する者は、各自で資料を印刷して会議に集まります。その中には個人情報にかかわる情報も含まれます。その管理がずさんなことがありました。個人情報にかかわる資料は終了後に回収します。しかし、回収を忘れてその資料を持ち帰ってしまうという事例がありました。これも人の問題です。

Zoom／資料の印刷不要に！

新しいシステムを導入しようとすると、必ずアレルギー反応を起こす人がいます。それは、得手不得手があるので仕方がないことです。Zoomの導入もそうでした。アレルギー反応や、個人情報、安全性への不安など、いろいろな意見がありました。中には、顔を合わさないと伝わるものも伝わらない、という意見まで出た始末です。しかし、今では、普通にZoomです。おかげで私は、まったく動かなくなりました。

Zoomになって、よかったことはいくつもあります。使い始めてわかったことは、資料を印刷しなくて良いということです。印刷不可設定をしたPDFを所定のフォルダに入れるか画面共有をするだけです。各自が資料を印刷して所有することはありません。紙の節約にもなります。

Zoom／ただし注意も必要

最後に、パソコンで資料を見るときの注意があります。先日、同僚が教えてくれました。

「髙橋さん、画面で資料を見ているとき、気を付けた方がいいですよ。髙橋さん、急に、画面に顔近づけて資料を見るから、いきなりアップになりますよ。」

気をつけます。