謎のパスワード付きzipファイル
私は障がいのある人が利用する事業所を経営する社会福祉法人の理事長をしています。仕事がら、所轄庁からはたくさんのメールが届きます。そのメールに添付されている資料は、すべてパスワード付きのzipファイルです。
私が経営する法人は、規模が最小単位の社会福祉法人です。しかし、実施している事業の種類がたくさんあります。そのため、それぞれの事業ごとに同じメールが届きます。どうせ同じだろうと思っているとときどき、違う内容があるので油断できません。
所轄庁から届くメールはガードが堅い
所轄庁から送られてくる資料は、すべてパスワード付きのzipファイルです。最初は、容量を抑えるために圧縮しているか、情報漏洩のためにそのような処置が講じられているかと思っていました。しかし、送られてくるメールの添付資料を見ると、その目的は不可思議です。
送られてくる資料の中には、Ａ４用紙に半分ほどのテキストデータがあります。ただの通知文です。それもパスワード付きです。アンケート調査の回答用紙も申請書の書き方見本もすべてパスワード付きです。一つひとつにパスワードをかける目的がわかりません。
この方法は安全か？必要か？
資料が添付されているメールとパスワードが書かれたメールは、２回に分かれて届きます。まず、zipファイルの資料が送られ、続いてパスワードが送られてきます。これで情報の漏洩は防げるのでしょうか。以前、区の担当者になぜパスワードをかけるのかと聞いたことがあります。区の担当者は、わかりません、と言っていました。
さらに、その資料はダウンロード回数の制限と閲覧期限が設定されています。また、その閲覧期限は、パスワードを入力して専用のサイトを開かないとわかりません。なぜメールの本文に閲覧期限を書かないのでしょうか。毎日、たくさんのメールが届きます。その中では、誰が見てもわかりやすい親切なメールが必要です。
誰がこのルールを決めたのか？
以前、アンケート調査があり、提出日の午前中に指定のサイトにログインをしたら「閲覧期限を過ぎました」とエラーメッセージが出ました。そのときは、調査依頼のメールを送って来た担当者に、なぜメール本文に閲覧期限を書かないのか聞きました。すると担当者は、「閲覧期限を決めているのは私ではないのでわかりません。」と言いました。このルールは誰が決めたのでしょうか。
今日、ネットニュースに下のような記事がありました。
霞が関にとどまらず、全国に普及してもらいたい提案です。