メールは即レスポンス

昨今、日常業務の連絡はメールが主流となりました。メールは大変便利です。しかし気をつけたいこともあります。

私は、メールのやりとりについて自分なりのルールを作っています。それは、
　即レスポンス
　必ず返信
遅くてもその日の内に返信をします。しかし、ときどきこのルールに適応できないメールがきます。

まず、ひとつはレポートのようなメールです。メール本文に小さい文字でびっしりと情報が書き込まれています。即レスポンスを実行するためには、スマホでメールを読むことがあります。しかし小さい文字、長文はスマホで読むのは困難厳です。情報管理の視点からも、重要な情報はPDFにして添付する方が良いはずです。もちろん、添付はすぐには読めません。そのときは、受け取ったことだけでも通知することを原則にしています。

またもうひとつは、情報共有の意味をまちがえてとりあえず全部を知らせてくるメールです。情報共有は必要な情報だけを共有します。なんでもかんでも情報を広めれば良いわけではありません。無駄な情報は害になります。情報に溺れることがあります。送り手も受け手も情報を取捨選択する力が必要です。

先日、時期はずれの返信が来ました。８月末〆切で行政に書類を提出しました。９月半ばに返信が来ました。そこには修正箇所の指摘があり、９月末までに再提出とありました。期限どおりに提出をしました。その書類に対して12月03日に再度、修正依頼が来ました。その間、一切、音信不通です。会議が昨日だったため連絡が遅くなりましたと添えてありました。

自分が、即レスポンスと決めているため、余計気になるのかもしれません。しかし、福祉サービスはひとつの事業所だけ支援をするのではなく、地域の支援機関がチームを組んで支援をします。そのチームの連絡媒体がメールです。チームの連携を強化するためには、即レスポンスは重要なことのように思います。