Zoom会議、始まるまでが気まずくないですか…？

Zoom会議は、本当に便利です。もう対面の会議ができないくらい便利です。しかし、Zoom会議が始まるまえの少しの時間、どうしてよいかわからない空気感が漂うことはありませんか。そこを解消する工夫です。

Zoomで理事会を開くと…

私は、障がいのある人が利用する社会福祉法人を経営しています。社会福祉法人を経営する者にとって６月は過酷な月です。監査、理事会、評議員会があります。また、さらに今年は役員等改選があり、これ以外に理事会、評議員選任解任委員会を開かなければいけません。これだけではありません、登記、行政への報告があります。本当に忙しい６月です。

昨日、最初の理事会が終了しました。私の法人では、昨年から理事会もZoomです。Zoom会議は、人が集合しない分、少しだけ気が楽です。人が集まる会議では、30分以上前から来てくれる人がいます。また、会議が終わってもなかなか散会しません。会議だけでなく会議前後の対応が必要です。その点、Zoomは始まりと終わりがはっきりしています。ただし、Zoom会議は、始まる前の時間に気まずい空気が流れます。参加者が画面を見つめてどうしていいかわからない顔をします。そこで私は、その始まる前の時間を活用し、音楽と一緒にスライド写真を流します。

始まる前の時間に力を注ぎます

３月の理事会では、利用者の若いころ、はじけていたころの写真を流しました。今回は、法人になる前、まだ無認可で自主運営をしていたころの写真を流しました。民家の一室を借りていたり、プレハブで活動していたころの写真です。その中には、20代の私も写っていました。

周りの支援者に言わせると、そういう余計な作業をしているから忙しくんなるんだ、と言われます。しかし、私の中ではだいじな仕事です。また、この会議前の動画は、会議に良い効果を出します。

気まずい時間を笑顔にします

Zoomで会議を開催する場合は、ホスト（主催者）は、始まる15分とか30分前から参加者が入れるように準備します。参加者は、バラバラにZoomに入って来ます。このときに何をしゃべっていいかわからない、気まずい雰囲気が漂います。みなさん、画面を見つめて硬直しています。

理事会は、地域の代表者がたくさん来きます。なかなかあいさつのタイミングがつかめません。また、参加者が準備中に自分の顔が突然アップになったり、生活音が漏れることがあります。ちょっと恥ずかしいです。

そこで、画面共有でスライド写真と音楽を流します。そうすると中途半端なあいさつをしなくて済むし、参加者が画面でアップになることがありません。開始５分前に動画を停止して軽いあいさつから入ればOKです。

５分前になったら「あのころはねぇ…」とか「30年前の自分は恥ずかしいですねぇ」とか話を始めます。そうすると理事会の堅苦しい雰囲気がやわらぎ、アイスブレイクにもなります。

写真がないときは…

また、年に数回、専門職が集まる会議では、それぞれが社交辞令を始めるのでカオスになります。そこで、その場合は１～２回前からの議事録を分割して画像にします。それをスライドショー形式で流します。

年数回の専門職会議では、私を筆頭にしてほとんどの人が前回までの話を忘れています。こうすることで、少しだけ始まりがスムーズになります。

Zoom会議が始まる少し前、どうしていいかわからない空気が漂っていたらお試しください。注意事項だけの画面より効果的だと思います。