ネクストアクションのない会議はやめるべし #1225
お元気ですかー？
今日は「ネクストアクションのない会議はやめるべし」というテーマでお話しします。みなさんも、会議中に「これ、本当に必要な時間だったのか？」と疑問に思ったことがあるかもしれません。僕は思い出せないくらいありました。
無駄な会議の見極め方
まず、無駄な会議の見極め方から。僕は無駄な会議が嫌すぎて、着任したらすぐに会議をやめて嫌われるという得意技があるので、無駄な会議を見極めるスキルが少し高いはずですw
そんな僕は一つの真理に気が付きました。
無駄な会議かどうかを見極めるポイントは・・・
目的が明確であるかどうか
です。（当たり前）
たとえば「毎週行っているから」とか「みんなで一応集まろう」という理由では、確実に時間の浪費です。会議は具体的な課題解決や意思決定のために行うべきであり、集まること自体が目的になってしまうと、それは無駄な会議と言わざるを得ません。（当たり前）
ネクストアクションがないのは確実に無駄
特に、ネクストアクションが出てこない会議は無駄な可能性が高いです。僕自身、何度もそういった会議に参加させてもらいましたが、毎回「で、結局何をするんだっけ？」となってしまうことが多いんです。数年前に、この会議、定例開催が目的になっていそうだな・・・と思ったので、「決まったっことを確認させてください」と言ったところ、誰が何をいつまでにやるのかは不明確で、認識もバラバラでした。これって、会議の意味を成していませんよね。
特に参加人数の多い会議ほど、ネクストアクションが不明確になることがあります。「何をするか」「誰がいつまでにするか」が明確でない会議は、その時点で無駄だと僕は判断しています。いや、もちろん全く無駄なことはないでしょうが、少なくとも僕が所属してきたような営業チームや会社の売上を作っていくセクションであれば、会議をして、次の動きが変わらない場合は無駄です。
手段の目的化に向かってきたら試しにやめましょ
次に、よく見かけるのが会議が手段の目的化してしまうこと。これは、まさに「会議をするために会議を開く」という状態です。僕が新たにある地域の責任者として着任したとき、毎週の定例会議がただの時間埋めになっていました。話し合い自体はスムーズに進むものの、ネクストアクションが出ないまま、「また次週」となり、進展がないまま時間だけが過ぎていきました。
そこで僕は思い切って「会議を一旦やめてみましょう」と提案しました独断で推し進めました。すると、翌週は必要なときにだけメンバー同士がコンタクトを取り、会議に費やしていた時間を本来の業務に回すことができ、みんなの生産性が上がったんです・・と言いたいですが、その証明はできませんでしたw
が、なくても全く問題なく仕事が回っていました。やめてよかったということです。
手段が目的化していると感じたら、一度その会議を試しにやめてみるのは大いにアリです。やめた結果、何が改善されるのかを見極めることができるんです。やめてみることで、問題点が出てきたり、会議とは別の効果・効能があったことが発見できたりもします。（会議としては無駄でもコミュニケーションの場になっていたことがわかった時は時間を短くして毎日開催に変更するなんてことも）
最後に
今日は「ネクストアクションのない会議はやめるべし」という話をしましたが、やはり会議は目的とアクションが明確でなければ時間の無駄になってしまうと思います。開催が目的の会議に振り回されることなく、具体的な行動に繋がる会議にシフトしてみてください。（これは会議オーナーやマネージャーの大きな責任！）試しにいくつかの会議をやめてみるだけで、驚くほど業務効率が上がる組織もあります。
では、また！
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