オンボーディングプロセス①ー組織との繋がりをつくるには、〇〇の浸透が重要！
こんにちは。
株式会社アイムインのたなかるつこです。
前回の記事では、オンボーディングについて必要な３つのつながりについてご紹介しました。今回は、まず一つ目のつながり「組織とのつながり」について、その目的や施策案などをご紹介します。
＜過去記事＞
▶#4 オンボーディングとは、実は〇〇の期間！人材の早期定着のコツは？
▶＃5_オンボーディングで必要な３つの「つながり」とは？
オンボーディングで構築したい３つのつながり
オンボーディングの狙いは、新入社員のモチベーション維持を助け、組織の一員として溶け込ませ、早期定着・即戦力化を図ることです。
オンボーディングの施策は各社によって様々ですが、主に以下のような３つの「つながり」を同時並行で形成していくことが必要です。
今回は、「Forming（組織とのつながり）」のプロセスについて、深堀していきます！
※上記のプロセスは、「Onboarding: Getting New Hires Off to a Flying Start(By Christian Harpelund)」を参考としつつ著者の見解をいれて作成しています。
1.Forming（組織とのつながり）：組織の目的、所属する部署や担当業務を理解し、組織における自分の役割やミッションを理解するプロセス
2.Connecting (人とのつながり）：社内のオフィシャル・インフォーマルな人間関係を構築していくプロセス
3.Unfolding (成果とのつながり）：組織からの課題やチャレンジに応え、自分の能力を発揮し、ミニ成功体験を通じて自信を高めるプロセス
組織の大目的を伝え、腹落ちさせていくための「プロセス」
この「Forming」のプロセスの目的は、新入社員が組織のミッション・ビジョン・バリューなどの「大目的」を理解したうえで、組織における自分の「役割」を発見し腹落ちさせることです。
重要なのは、組織や部署の目的を「伝える（オリエンテーション）」だけでなく、自分事としてするまで浸透させるための「プロセス」として捉えることです。
では、どのような施策が考えられるでしょうか？
組織とのつながりを強めるためにできること
ある調査では、８５％の従業員が、「役員や経営者が、定期的に企業の最新情報やアップデートを伝えてくれるとやる気が向上する」と回答したという結果が報告されています。
▶詳細は、こちらの記事にて
同じように、オンボーディングの期間に、企業のトップや役員が、わざわざ自分のために時間をとり、意見交換をする時間をとってくれたということが、ポジティブな原体験となり、組織への貢献意欲や所属意識を高めることでしょう。
なので、このプロセスにおいては、特に組織のトップや役員などが協力することが理想です。
例えば、このFormingのプロセスでは、このような施策ができるのではないでしょうか？
▶トップとのブリーフィングタイム
創業ストーリー、現状のミッションやビジョン、事業戦略を共有し対話する。トップが伝えつつ、質問などを受けながら、社員が自分の視点で企業を理解できているかを確認する。
▶トップとのウェルカムランチ
上記のようなブリーフィング後に設定し、ランチはビジネス以外の話題などでお互いの人柄を知る機会を設定。感情的なつながりやビジネスを超えた共通項を意識。チームリーダーを含め、3名で設定することも。
▶組織のバリュー（行動規範）に関するディスカッション
バリューに込めた意味や、組織のメンバーとしてどのような行動が推奨され、またNGなのかをディスカッションし、組織内の暗黙知を形式知として伝える（本投稿後半に詳細）
▶チームや部署単位でのオリエンテーション
組織のミッションにもとづき、部署やチームはどのような役割期待があるのかを共有する。タスクをアサインする前に、部署＞チーム＞自分の役割＞タスクレベルで、目的を理解できるようにする。タスクの目的がわかると、貢献意欲が増します。
・・・その他、社内の情報インフラへのアクセスや、PC・名刺・メール・携帯などの提供、社内コミュニケーションツールの使い方の説明など、ハード面でのオリエンテーションもこのプロセスに含まれます。
一番重要なのは、〇〇の浸透？
上記の中で最も大切なものは何か・・・個人的にはカルチャー（行動規範）の浸透ではないかと思います。
なぜなら、社員1人1人の行動のインパクトの総計が、事業インパクトを形作るものだから。リーダーができることは、事業の方向性を示しベクトルを合せること。しかし、それを実際に実現できるかどうかは、従業員の「行動」にかかっているからです。
なので、企業としてどのような行動やマインドセットが推奨され、何がＮＧなのかを形式知として、習慣的に共有していくことが必要です。
NetflixやLINEなどでは、「カルチャーデック」という企業のミッション、ビジョン、価値観を説明したスライド集またはハンドブックを作成しており、このカルチャーの浸透に投資をしています。
ここまでできなくても、例えば第一歩として、パワーポイント1枚にまずはカルチャー（行動規範）を、キーワード・キーフレーズレベルで言語化することから始めてみてはいかがでしょうか
例えば、こんな感じで！
この言語化されたカルチャーを、週・月・四半期レベルで定期的に浸透させるための取り組みも行うと良いでしょう。
例えば、こんな取り組みで！
＜Weekly＞
・週次の全体MTGなどで、各自が取り組むカルチャー行動を決め、ペアでシェアする。
・次週にペアで振り返り、互いにフィードバックする。
＜Monthly＞
・1-1ミーティングなどで、注力するカルチャー行動を決める（具体的にどのような行動か、どのように成果を測るのかを決める）
・次回の1-1ミーティングで振り返る
＜Quarterly or Yearly＞
・評価制度に、カルチャー評価を導入し、360度フィードバックなどで測定する
＜Ad-hoc/Campaign＞
・1カ月間限定の「カルチャーチャレンジ週間」を実施。Slackなどで「カルチャー」チャネルを整備。
・各自がカルチャー行動目標を決め、Slack上で表明。
・表明したカルチャー行動ができている人がいたら、チャネルで@メンションし、ほめる。
・1か月後に一番褒められた人・チームが優勝。トップ３には賞品！
上記は、あくまでもアイデアです。
まずは、自社でできる「Forming（組織とのつながり）」プロセスは何なのかを考え、できるところからまず取り入れてみてはいかがでしょうか？
ーー
次回は、プロセス②（人とのつながりをつくる）をご紹介します。興味のある方は、ぜひフォローしてみてください！
▽▽法人向け：オンボーディング導入プログラム▽▽
株式会社アイムインでは、新入社員や育休後の社員など、特定のキャリアニーズを抱える社員に対し、グループ型コーチングと個別メンタリングを３か月間提供する独自のオンボーディングプランを提供しています。
ぜひ、ウェブサイトで詳細をご覧ください。