Web会議は何分前集合？Web会議で心がけている７つのこと

０、ちょっと嬉しいはなし

こんばんは〜🌙✨

今日もnoteのお時間がやってきました。

まだまだ始めたばかりのこのnoteですが、

私が在宅勤務中にやっているタイムマネジメント方法を

「やってみたよ〜〜！」とか

「やってみる！」と

声をかけてくれる方がいて・・・

嬉しい限りです😭💜

しかもわざわざ連絡くれるなんて！！！！

とてもカンタンなので

よかったら試してみてください✌️✌️

ちなみに、noteを書く時間は

23:00からなんですが、

それもしっかりメッセージ付きのアラーム🔔

がなります。笑

１、20新卒の研修の実態

さて、私は2020年3月に大学を卒業し

4月から社会人という

いわゆる20新卒と言われる代です。

私の父を含め、すでに会社で

長く勤められている方は

在宅勤務100%！とはいかない人も多いようですが、

"新卒"に限った話でいうと

どこの会社も積極的に在宅勤務、在宅研修を

取り入れている印象です。

５日間フル出社という友人は

まだ見かけていないですね。

むしろ５日間フル在宅研修の友人ばかりです。

ただ、その在宅研修のやり方は企業によってかなり違うようで。

たとえば、

●某大手IT企業に入社した友人は、勤務時間はほとんどテレカン。ずっと誰かの話を聞いたり、話たり。

「テレカン」とは、テレカンファレンス（teleconference）やテレフォンカンファレンス(telephone conference)の略で、遠隔会議や電話会議のこと
（　https://premiere-marketing.jp/column/2016-11-02.html　）

●某広告代理店に入社した友人は、課題図書と販促会議の企画づくりが主で、人事や同期とのコミュニケーションの機会は少なめ。

●某広告代理店に入社した友人part2は、ウェビナー講義が多め。

ウェビナーは "ウェブ（Web）" と "セミナー（Seminar）" を合わせた言葉で、その名のとおり動画を使ったセミナーをインターネット上で実施すること　（　https://ferret-plus.com/8115　）

●某人材業界に入社した友人は、家から実際に架電をかけるなど、実務的な研修内容。

●教師になった友人は、４月中旬までは毎日出社、以降Web授業の作成を在宅で。

といった感じで、会社によって様々なことがわかります。

※あくまでもその会社の研修の一部です※

私の会社はいまのところ、

・朝会議
・資格試験の勉強（自習）
・課題テキストの勉強（自習）
・昼食を同期をオンラインを繋げならが食べる企画
・企画に向けたグループ会議
・ウェビナー
・研修動画の受講

など、自習：会議はWeb講義=５：５の感覚です。

来週以降、自習が減り講義が増えていく気配がありますが。

ただ、どこの企業も必ず週に数回以上は

オンラインでのコミュニケーションを取り入れています。

そこで、今回はWeb会議で私が心がけていることを紹介したいと思います。

２、Web会議で心がけている７つのこと

①【５人程度の会議の場合】会議時間の30-60秒前からオンライン会議に入って全員集まるのを待つ

社会人は時間を守ることは当たり前！！！

これはいろんなところで聞く話ではありますが、

特にWeb会議の場合は大切だと感じています。

定刻になった瞬間にメンバー確認をします。

そのため、定刻になった瞬間いなかった人は

「あれ、●●さん、いないね。」となり、

〜３０秒後〜

「あれ、大丈夫かな、こないね。覚えているかな・・」と心配され

〜定刻から30秒後、Web会議全員集合〜

「あ！●●さん来ましたので、全員集まりましたね！では、始めて行きましょう！」

となるためです。

私は５分前には今している作業を一旦やめ、Web会議の準備（ZoomやMeetを開く）をしたり、トイレに行ったり、身の回りのものを片付け始めます。そして、会議が始まる少し前に「入室ボタン」を押します。

こうすることで、

定刻にしっかり集まってくれる安心感を

相手に与えることができますし、

何より円滑に会議が始まります。

対面と違って電波やPCの状態が悪いと、

思うように会議に参加できないこともあるので

事前準備が対面以上に大切です。

②【100人規模の会議の場合】会議時間の５分前からオンライン会議に入って全員集まるのを待つ

人数が多いと集まりにばらつきが出やすいです。

ギリギリになってから準備していては、

多くの人の時間を奪ってしまいます。

少人数規模の時よりもより早く

入室することを心がけ、

定刻までの時間は自分の仕事をして

待っているようにしましょう。

１０分前から意識し始め、５分前入室。会議までの５分は自分の仕事。

③笑顔の頻度高めで！！！！

オンラインだとどうしても声が途切れ途切れになることがあるので

一生懸命相手の話を聞こうとするとみんな真剣な顔つきになりますが、

オンライン上だとその顔、怖いです！

無表情で固まっている人は、画面が固まってるの？？

っていうぐらい反応がないです。

オンラインだと、

対面の時以上に表情が固く見えてしまうんですよね。

なので、笑顔、口角をあげる頻度を高めで！😁✨

そのほうが相手も話しやすくなります。

聞いている側はわかっているつもりでも

話している側は相手の反応が見えにくいと

伝わっているのか、聞いてくれているのかどうかわからず不安になります。

相手に「伝わっているよ！」と

表情で伝えることは

対面以上に意識したほうが、

楽しいコミュニケーションになると思います。

ちなみに、以前紹介したyoutuberのTakewakiさんはエクササイズ中

終始笑顔なので、こっちも笑顔になります。

オンラインでしっかり表情を見せると、

相手は落ち着きますし、

やる気が上がるのは私で実証済みです。笑

③会議の前に議題や共有事項を簡単に共有する、役割分担は事前に決めておく

これは対面でも同様かもしれません。

会議の前に事前に会議の流れや議題を共有しておくことで

会議が円滑に短時間で終えられます。

また、本当にテレカンする必要があるかも考えることが大事です。

文面でのやりとりで十分な場合もあります。

④質問に対して答えるときは挙手をしてから話し始める

これも対面でも同様かもしれませんが。

オンラインだと、空気を読むことが難しいんですよね。

あ、この人話したそうにしてるな・・・

とかが分かりにくい。

そのためにありがちなのは

「話すタイミングがかぶってしまう」です。

お互い遠慮してしまうので、

「はい！」と挙手をした後、

質問をした人が回答者を指名したほうが、

円滑に進みます。

⑤目線に注意！！！

ついつい画面に向かって話してしまいがちですが、

それでは下に向かって話しているようなもので、あまり好印象ではないです。

慣れている人はずっとカメラに向かって話しかけています。

そうすると話を聞く側も対面の時と変わらぬような感覚で話を聞くことができます。

⑥自身の発言の機会が少ないときはマイクOFF

テレカン中に外で救急車が通ったりすると

それも全部会議に音声として拾われます。

そうすると、話し手や他の聞き手が

話し手の話に集中しにくくなってしまうので

マイクOFFにしておくと周りの音をシャットダウンすることができます。

⑦対面以上の気配りを

相手が話についてきているのかどうか

話したそうにしていないか

声が聞こえているか

会議が円滑に進むかどうか

相手に伝わりやすく話すことができているかどうか

などなど、対面以上に気配りをして

対面に負けない会議の質を保ちましょう！！

以上が私がいまのところWeb会議で心がけている７つのことになります。

まだまだ、プチ会議しかしたことがないので、

もっと大きな会議に参加したら、気をつけることは他にもあるかもしれません。

そのときは随時更新していきますね！

３、おまけ

Twitterで話題のWeb合コン。笑

ZOOM合コン、事故ってるwwpic.twitter.com/1iYpmEIovd

— 広屋佑規 / Out Of Theater (@hiroyayuki) April 28, 2020

ちょっとオーバーですが、

この上の段の真ん中の男性並みの反応があれば

相手と楽しくオンラインコミュニケーションができると思います。

ちょっとやりすぎやけど。笑

では、また明日会いましょ〜〜〜〜👋👋

2020.05.09 Miho