タスク管理、しっかりできてますか？

仕事を細分化して定義するのは非常に重要です。

「分ける、そして、順番に並べる」
というのがすべての業務の出発点になります。

我々の業務だと、相手に作業や工程を依頼する場合もあります。
依頼する際に、複数業務を並列的に依頼すると、相手を混乱させてしまいます。

• 何をどの順番で行うか

• その際の注意点は何か

わかりやすく、しっかり伝えられれば、問題なく実行していただけると感じています。

社内での業務依頼も同じです。
定期的にルーティンで実施する業務も、何をどの順番でやるかが決まっていれば、
業務分担もしやすくなります。

業務が実施されているかを管理する際も、各ステップが予定通りに実施されているかを確認すれば問題なく管理できるはずです。

タスク管理に必要なステップを下記にまとめました。

タスクを一か所にまとめる

タスクは必ず一か所にまとめます。
「手帳が複数ある」「紙とWEBが両方ある」「手帳とカレンダーを並行している」などはNGです。集約する場所を必ず作りましょう。
集約する場所は、紙よりPCなどで順番を変えられるものが便利です。
タスクって、優先度でどんどん順番が変わりますもんね。

タスクはすぐに入れる

タスクは、入った瞬間に記録するべし。じゃないと絶対に忘れます。
入れるときには、あとから見て思い出せるように入れましょう。メールやノートのURLをつけておくと便利です。

タスクの目的を確認

何のためにやるのか、何を求めているのか、目指すゴールは何なのかを確認しましょう。もっと簡単で良い方法があるかもしれないし、逆にやるべきタスクを見落としているかもしれません。
目的を聞いて手段を検討するとともに、重要度を決定しましょう。

タスクの期日を確認する

いつまでにやるのか緊急性を判断しましょう。人は、期日のないタスクを先延ばしにしてしまいます。逆に、早めに伝えてくる人もいるので、要注意です。
「なるべく早く」と言われたときは、本当の期日を確認しましょう。自分のタスクの主導権は自分で握るのです。

タスクの所要時間とやる日を決める

タスクを立てたら、やる日・やる時間を決めましょう。カレンダーに入れるのがベスト！
目標時間とともに所要時間をカレンダーに入れて、自分のキャパを判断しましょう。働ける時間は１日８時間しかないし、雑務を除くと実際６時間ぐらいしかないはずです。

でも、予定が立たないときもありますよね。それでも仮置きで入れましょう。
日が経てば状況が変わるので、そのときに変更すれば良いのです。

タスクをすぐ始められるように準備する

やる日が決まったら、次は事前準備です。必要な情報・書類・メモなどを揃えておきましょう。
また、ノートにURLを貼っておけば、すぐに始められます。

タスクに集中する

一度始めたら集中！動き始めが一番、よっこいしょ的な負荷がかかります。
途中で止めるとまた動き出すのが大変なので、なるべく集中。
ただ、どうしても電話が入ることもあるので、何とも言えないけど、、、
集中しているときは折り返しもありです。

タスクを先延ばしする

一度スケジュールに入れたタスクでも柔軟に先延ばししましょう。もちろん相手の合意は必要です。
人間は、一度に一つのことしかできません。全部やるのは無理です。最初に決めたスケジュールに固執すると、仕事がまったく終わらなくなります。

無理なら「ちょっと無理そうなので、もうちょっと先で…」と伝えましょう。
でも、当日に「無理！」とか言うと相手も想定が崩れちゃうので、早めに相談しましょうね。