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リモートでワークショップを行う方法

ちゅんたいらん

ちゅんたいらんです

ワークショップを行う際は、だいたいオフラインでみんな集まって開催しますよね。

何故ならホワイトボードに書きこんだり、付箋とか使ってグループワークしたり、とにかく様々と物理的な作業が伴うからです。

私はあるクライアントにワークショップを取り入れた勉強会を実施していたのですが、日程的に海外からワークショップを行う必要性に迫られた時がありました。
「どうにかしてリモートでワークショップを実施する事が出来ないか？」
という思いから、色々なツールを試してみる事にしました。
そんなわけで、今回、実際に海外からワークショップを行う事が出来ましたので、どのように実践したのかを公開させて頂きます。

まず、私が必要としていたワークショップの条件です。

条件
・会話ができる
・お互いの顔が見える
・プレゼンを見せる事ができる
・ホワイトボードに書き込む事ができる
・付箋を使ってグループワークができる
・ツールは安価であること

こんなとこですね。

この条件に合ったツールを早速紹介しますね。

ZOOM
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

まずは、もうすっかり有名になりました、ZOOMです。
高品質なVideo Conferenceが無料で利用可能です。
ただし、３名以上参加する場合は連続利用４０分まで。
ライセンスを購入すればもちろん４０分以上利用可能です。
ZOOMの良いところは、とにかく高品質な音声で安定しているところです。
セミナーでもそうですが、「音」は映像よりも重要です。
ZOOMはスマホからも接続出来ますし、会議のアクセスコードの固定化もできますので、毎回同じIDに接続してもらう事ができます。
もちろん、PCの画面を共有して参加者にプレゼンする事もできます。

あと、ZOOMにはブレイクアウトセッション機能があります。
この機能は、例えば９人参加者が居たとして、３名のグループを３つ作ってグループメンバーでディスカッションしてもらいたい場合、ZOOMのチャットグループを分ける事ができます。
こうすればグループメンバーだけで会話をすることができます。
ただ、このケースは誰がどこから参加しているのが分かっていないといけないので、分けるときに注意が必要です。

SpeakerPhone

次にミーティングで一番重要なのは「音」です。
音が聞こえないと会話が出来ません。
会議室に複数人集まってワークショップを行う場合は、スピーカーフォンが必要です。
私が使ってみたのはEMEETのOfficeCore M0です。

ただし、このスピーカーフォンは、部屋の大きさにもよりますが、６名くらいが限界です。
参加人数が多い場合はもっと上位機種を選ぶと良いでしょう。
ワークショップの参加者が一人づつ遠隔からアクセスする場合は、スピーカーフォンは必要ありませんが、参加者の音の環境が整っていないとワークショップに参加する事が困難になるので注意が必要です。

CACOO
https://cacoo.com/ja/features

ホワイトボードや付箋を使ったグループワークはこちらのCACOOを利用しました。
CACOOは図面を複数人で同時に編集する事ができます。
ですので、付箋に文字を入力したり、付箋を動かしたりする事ができます。
すごく面白いのが、参加者が付箋を動かしたりするとその動きが全員に見えるんですね。
これはワークショップのファシリテーターからしても遠隔で動きが見えるのでとても面白いし、参加者も他の参加者の動きが見える。
普通ワークショップやっているとグループに分かれるので、他のグループがどんな話をしているのか、どんな事をやっているのか見えないと思いますが、CACOOの場合は他のグループの動きも見える。
（見えない方がグループとして話に集中できるので良い、という事もあるかもしれませんが）
CACOOの図面はCACOOアカウントを持っていない人もGuestとして参加が可能です。
しかもGuestでもちゃんと編集したりできます。
私はライセンスは自分で購入して、ワークショップの参加者はGuestで参加してもらいました。

あと、CACOOの良い機能としては、コピペができるってことですね。
あるシートで作成した図を別のシートにコピペできます。
これはめちゃくちゃ便利です。

CACOOの操作性もよくて、実際にワークショップに参加した方は私が説明をしなくても感覚的に操作できていました。

あと、CACOOのようなツールの良いところとして、
よくワークショップの現場で付箋に色々書き込むじゃないですか。
CACOOであれば、例えば自宅でCACOOの付箋に書き込めるんですね。
もちろん、ブレインライティングのようなアイディアをたくさん出すような場合は物理的に付箋に書き込むとか、マインドマップツールの方が効率は良いと思います。
ただ、CACOOのようなアウトプットする場を設けると、例えば宿題はCACOOに記入しておいてくださいねー、と言えるのです。
ファシリテーターもCACOOを見るだけで良くて、予め宿題の内容が見れると次回のワークショップをデザインするヒントにもなります。

MIRO
https://miro.com/

もうひとつ良いなと思ったツールとして、MIROを紹介します。
これは非常に高機能なコラボレーションツールです。
すごく使いやすかったです。
が、その分高価です。
コストが問題無い場合はMIROも選択肢に入ると思います。

リモートワークショップのデメリット

当然デメリットもあります。

・現場の空気が伝わってこない
・グループワークで話し合っている声を聞き取る事が難しい（現場にいると何を話しているのかなんとなく聞こえてくるので、それをネタにワークショップをデザインし直す事もできる）
・参加者がリモートワークショップに慣れていないと開始するまでに準備などで時間を要する

感覚としては現場が100%の満足度だとするとリモートだと60%くらいに落ち込むかもです。
結局人間は表情とか現場の空気とかの情報をかなりインプットしているので、そのような情報が無いと満足感を得られないのかもしれません。

まとめ

サクッと紹介しましたが、
簡単にまとめると、ZOOM＋CACOOを使えば遠隔でも割とワークショップできちゃいました、ということです。

実はワークショップに限らず、通常のミーティングでもCACOOのようなコラボレーションツールは非常に便利です。
単なる報告のような会議には必要ないですが、活発なディスカッションをする場合、オフラインならホワイトボード使いますよね？
でも、遠隔で参加している人はそのホワイトボードが見えないので、会議にほったらかしにされがちです。
そこで、CACOOのようなコラボレーションツールがあると遠隔で参加している人も同じレベルで会議に参加する事ができるようになるんじゃないかと思うのです。
近い将来VRが発達して、どこに居てもオフラインと同じレベルの体験ができるようになると思いますが、それまではコラボレーションツールで乗り切っていきましょう！

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