なぜイベント運営に失敗してしまうのか

イベント主催において、当日あたふたしてしまったり、趣旨や目的が途中で分からなくなり何のためのイベントだったんだっけ？となってしまうという声が最近とても多いです。

そういった問題を解決できるのが、運営マニュアルです。

運営マニュアルは実際にイベントの準備・運営を勧めていく上での指針となる重要なドキュメントです。また、事前に運営マニュアルを作成することで、準備段階での抜け漏れを防ぐことができます。

運営マニュアルに入れる重要項目は下記９点が中心となります。

①運営組織図
イベント当日の運営を担当する組織・チームの体制を示すもの。外部のパートナーに一部のタスクをアウトソーシングする場合は、それも含めて記載します。

②全体タイムスケジュール
イベント当日の流れ、各セクション担当者の動きを時系列で記載します。

③当日プログラム
当日のプログラム内容を具体的に記載します。

④施設利用計画
イベントで使用する会場や控え室、クロークなどの場所と利用時間を図示します。

⑤レイアウト図面
会場のレイアウトに関する情報を記載します。セミナーのようなイベントであれば座席順、展示会のようなイベントであればブースの配置なども明確にしておきます。

⑥オペレーション計画
受付や誘導をはじめとする、各セクションにおける運用計画を記載します。誰がどのような作業を担当し、どんな手順で進めるのかを明確にします。

⑦サイン計画
会場に設置する案内板（会場への誘導、お手洗いの場所など）に関する情報を記載します。

⑧緊急時／トラブル対応
急病人対応や避難計画など想定されるトラブル対処フローを記載します。

⑨備品リスト
イベントで使用する機材や備品のリストを作成します。

この中でも特に重要なのが、「備品リスト」です。というのも、スケジュールやオペレーション上の問題は当日の機転で切り抜けることができても、「必要なものが用意されていない」という失敗をカバーするのは難しいためです。

例えば、来場者受付のオペレーション計画に不備があり多少受付開始時間が遅れたとしても、その後の時間調整などでカバーすることは可能です。しかし、受付で利用する来場者リストがなければ受付作業をすること自体が困難です。

僕が主催している「やりたいことを表現するイベントの作り方セミナー」では参加者特典として、どんなイベントにも対応できる「備品チェックリスト」をお渡ししています。

2月に久々にセミナーを開催予定ですので、ぜひご参加ください。
詳細は別途ご案内致します。

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